OutlookでカスタムAIルールとフィルターを設定する方法

誰もがOutlookのルールを使っています。これがないと、Outlookのアカウントはひどく散らかってしまいます。

しかし、Outlookの標準ルールでは制限が多く、物足りなくなることもあります。

Outlookには、充実したルール機能があります。差出人、件名、キーワードに基づいてフィルターを設定できます。ニーズがシンプルであれば、十分に役立ちます。

しかし、受信トレイがいっぱいのときは、特定の単語だけを探すルールでは不十分です。

メールの内容や意味を理解したり、タスクの進捗管理を助けたりすることはできません。単純なルールでは、フォローアップを促したり、重要な顧客からのメールを目立たせたり、内容に応じてメールを整理したりすることはできません。

だからこそ、私たちは ActorDo AIアシスタント。Outlookに接続して、あなたの仕事を理解するインテリジェントなルールの設定を支援するスマートアシスタントです。

どんなことができるのか、見てみましょう。

ActorがAIを使ってメールをフィルタリングする方法

差出人や件名に含まれる単語で振り分けるのではなく、アクターはメールの内容を読み取り、その目的を判断します。

たとえば、会議についてのメールなのか、営業の商談についてなのか、あなたの対応が必要なタスクなのかを判断できます。

カスタムAIルールは、とても強力です。

プロンプトには、次のような内容を指定できます。

• メールヘッダー：received、authentication-results、received-spf、reply-to、return-path
• 件名
• メール本文
• メールの送信者（名前＋メールアドレス）
• メール受信者
• メールに添付ファイルがある（添付ファイルの内容ではなく、ファイルの種類のみ）
• 現在時刻。

Actorアシスタントを使ってOutlookでAIルールを設定する方法

アクターの利用開始は簡単です。

1. OutlookアカウントをActorに安全に接続する
2. 「メール管理」>「カスタムAIフィルター」に移動する
3. おすすめのフィルターから選ぶか、自分で作成する
4. ルールが適用される条件を設定する。特定のフレーズ、メールの種類、意図などを指定できます
5. アクションを選択する。ラベル付け、移動、転送、リマインダーの設定ができます
6. Actorにメール履歴を確認させ、改善案を提案してもらう
7. ルールを有効にして、自動で実行する

ルールはいつでも変更したり、一時停止したりできます。

AIでフィルタリングしたメールの下書きを作成する

メールをフォルダに移動したり、カテゴリを適用したりできるだけでなく、フィルタリングしたメールの下書きを作成することもできます。

Outlookの上級ユーザー向け応用例

チームで仕事をしている方や、多くの顧客とのやり取りを担当している方には、Actorがさらに役立ちます。

• 共有受信トレイに届いたメールを、トピックに応じて適切な担当者に振り分ける
• 部署、商談の段階、プロジェクトごとにメールを整理する
• メールフィルターをカレンダーと連携し、予定の重複やフォローアップを見逃さないようにする
• 「メールで依頼があり、3日間返信されていない場合はリマインダーを送信する」のようなルールの連鎖を設定する

こうした自動化により、毎週何時間もの作業を削減し、手作業での管理を減らせます。（ビジネスプラン限定）

Actorを無料で試す

はじめに：OutlookユーザーにおすすめのAIフィルタールール3選

すぐに効果を実感するには、次の3つのスマートフィルターをお試しください。

• 対応が必要なメールにすべてタグを付ける（内容に基づいて判定）
• 送信した重要なメールへのフォローアップをリマインダーに設定
• 7日間動きのない社内スレッドを自動でアーカイブ

Actorは、あなた専用のAIアシスタントでもあることをお忘れなく。