会議ブリーフィング：電話や会議の前に準備しておく方法（時間を無駄にしないために）
会議は始まる前からうまくいかなくなることがあります。参加者の能力が低いからではありません。準備ができていないからです。
会議ブリーフィングがあれば、それを防げます。
会議ブリーフィングとは？
会議ブリーフィングとは、目を通す短い要約です。 前に 電話や会議の前に。
背景を把握でき、会議を開く目的がわかり、重要な点を確認できます。優れたブリーフィングは画面1枚に収まり、確認にかかる時間は数分です。
また重要なのは、会議ブリーフィングは会議のアジェンダとは異なるという点です。
会議ブリーフィングと会議の議題の違い
これはよくある混同の原因です。ブリーフィングとアジェンダは目的が異なり、両方が必要になることもよくあります。
会議のアジェンダ
- 何が行われるかを説明する
- 議題と所要時間を一覧にする
- すべての参加者に共有する
会議ブリーフィング
- 知っておくべきことを説明する
- 背景や意思決定に焦点を当てる
- 会議に参加する前に使う
会議ブリーフィングが重要な理由
会議ブリーフィングは、次のようなことに役立ちます。
- 準備を整えて会議に参加する
- 説明の繰り返しを避ける
- より良い質問をする
- より迅速に意思決定する
- 会議時間を短縮する
忙しいビジネスパーソンにとって、準備は大きな力になります。
会議ブリーフィングはいつ活用すべき？
あなたは 必要としません。 会議のたびに1つ用意することを
あなたは 確かに 必要とする 必要なときに1つ：
- 意思決定が求められる
- これまでの経緯や背景がある
- 社外の人が関わる
- 会議の結果が重要な影響を及ぼす
よくある例：
- 営業商談
- 顧客との会議
- 経営幹部との情報共有
- 投資家との電話会議
- 面接
会議ブリーフィングの構成
1. 会議の目的
この会議を行う目的は何ですか？どのような問題を解決するためのものですか？
2. 参加者と役割
参加者は誰ですか？
- 決裁者
- 影響力のある人
- オブザーバー
これを把握しておくと、会話をうまく進められます。面識のない人と会議をする場合は、参加者について事前に調べておくとよいでしょう。LinkedInのプロフィールやブログ、ウェブサイトを簡単に確認するだけでも十分です。
3. 背景と状況
これまでに何がありましたか？
- 過去の会議
- 未解決の質問
- 既知の制約
4. 重要な議題や質問
何が必要ですか 話し合う?
何が必要ですか 回答する?
要点に絞りましょう。
5. 関連資料やリンク
会議に必要で関連性のある情報だけを含めてください。古い情報や、すでに話し合った内容（特にチーム会議の場合）を含めないようにしましょう。
- 過去のメール
- 文書、スライド
リンクが多すぎると、内容がわかりにくくなります。重要な点を要約することに集中しましょう。
6. 望ましい成果
会議の後、どのような状態になっているべきですか？
- 決定済み
- 承認済み
- 次のステップを定義済み
会議のブリーフィングはどのくらいの長さにすべきですか？
短くまとめつつ、関連する情報はすべて含めましょう。目安としては、
- 作成に5-10分
- 読むのに2分
時間がかかりすぎるなら、それは長すぎます。
会議ブリーフィングの準備方法：ステップごとの手順
バーチャルアシスタントが上司のために行うシンプルな手順：
- カレンダーの予定を開く
- 最近のメールやメッセージを検索する
- 目的を書く
- 要点を列挙する
- 成果を明確にする（通常はカレンダーの予定に含めます）
ここまでにしましょう。ブリーフィングに議題を加える必要はありません。
会議の準備でよくある間違い
次のような間違いは避けましょう：
- 長い文書を書く
- 議題をすべてコピーする
- 不要な背景情報を加える
- 事前に確認しない
ブリーフィングは記録文書ではありません。文書やメールの情報をコピーして貼り付ける必要もありません。
さっと準備するためのものです。
会議のブリーフィングを自動化する方法
ブリーフィングに必要な情報の多くは、すでに次の場所にあります：
- カレンダー
- 受信トレイ
- 共有ドキュメント
- ToDoリスト
手作業で情報を集めるのが最善ですが、こうしたAIツールを活用して作業を補うこともできます。
だからこそ、会議前のブリーフィングは自動化に適しています。
〜のようなツールは アクタードゥー 会議のたびに、既存のコンテキストを活用して簡潔なブリーフィングを自動生成する方向に進んでいます。