Cumplimiento con HIPAA

ActorDO, como el sistema backend que potencia el Asistente de IA inteligente, cumple con HIPAA.

Esto es todo lo que necesita saber sobre el Cumplimiento HIPAA de Actor.

Nuestro enfoque de cumplimiento de HIPAA

Políticas y Procedimientos: Resumen de sus políticas internas diseñadas para cumplir con los estándares HIPAA.
Medidas de Protección de Datos: Resumen de las salvaguardas técnicas (cifrado, controles de acceso, registros de auditoría).
Salvaguardias administrativas: Capacitación de empleados, evaluaciones de riesgos, funciones de oficial de cumplimiento.
Salvaguardias físicas: Seguridad del centro de datos, protecciones de hardware.

Si está usando el correo electrónico o el calendario como alguna de las siguientes entidades, puede usar Actor con seguridad como su asistente de IA, solución de correo electrónico y calendario compatible.

Proveedores de atención médica
- Médicos
- Clínicas
- Psicólogos
- Dentistas
- Quiroprácticos
- Residencias de ancianos
- Farmacias
- Plan de salud  
Compañías de seguros de salud
- HMOs
- Planes de salud de la empresa
- Planes de salud provistos por el gobierno

Políticas de Actor para el cumplimiento de HIPAA

Políticas y procedimientos	Ver abajo
Medidas de protección de datos	Todo lo relacionado con la seguridad de los datos
Salvaguardas Administrativas
Salvaguardas físicas	Cualquier soporte físico para los datos que gestionamos está cubierto por nuestro Política de seguridad de datos

Actor protege cualquiera de los siguientes datos que podrían ser información de salud identificable individualmente:

Nombres y fechas de nacimiento
Fechas relacionadas con el nacimiento, fallecimiento, calendario de tratamiento o relativas a la enfermedad y atención médica de un paciente
Información de contacto como números de teléfono, direcciones físicas y correo electrónico.
Números de Seguro Social
Números de historial médico
Fotografías e imágenes digitales
Huellas dactilares y grabaciones de voz
Cualquier otra forma de identificación única o número de cuenta

Si alguna de esta información es accesible dentro del contenido del correo electrónico que Actor lee, los siguientes procesos están en vigor.

ACTOR no almacena ningún dato en nuestros servidores o bases de datos. Extraemos los datos, los procesamos en memoria y los eliminamos de inmediato. No guardar los datos es el método más seguro para cumplir con la normativa.
ACTOR no utiliza datos para entrenar modelos de IA/ML. Los datos no se usan para entrenar ningún modelo ML/IA, ni interno ni de terceros.
ACTOR no otorga a ninguna persona humana acceso al contenido de su correo electrónico. No existe ninguna forma de que nuestro equipo de desarrollo/negocios tenga acceso al contenido de su correo electrónico.

Acuerdo de Asociado Comercial (BAA)

Como proveedor SaaS compatible con HIPAA, entendemos el papel crítico del Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) para mantener el cumplimiento de las normativas HIPAA

Si es un requisito para su empresa, podemos firmar un acuerdo que describa nuestras responsabilidades en la protección de su Información de Salud Protegida (PHI) y que garantice que ambas partes cumplan con los requisitos de HIPAA.

Nuestro Compromiso

Nosotros firmar un BAA con todas las entidades cubiertas y asociados comerciales que utilizan nuestra solución SaaS y manejan PHI.
Nuestro BAA incluye todas las cláusulas HIPAA requeridas y se alinea con los últimos estándares regulatorios.
Aplicamos estrictamente las políticas y controles descritos en el BAA para proteger sus datos.
Nos aseguramos de que todos los subcontratistas y terceros que puedan tener acceso a PHI también cumplan con HIPAA mediante acuerdos similares.

Cómo Solicitar un BAA

Simplemente contacte a nuestro equipo de soporte o de cumplimiento en alex@actordo.com
Le proporcionaremos una plantilla de BAA para su revisión y firma.
Las BAA están disponibles para los planes de negocio con Actor
Una vez ejecutada, la BAA se incorporará a su contrato de cliente, garantizando protección legal para ambas partes.

Resumen de cumplimiento de HIPAA

Las auditorías de cumplimiento de HIPAA pueden ser difíciles y alterar una jornada laboral normal. Aquí hay algunas preguntas que puede responder por adelantado y que le ayudarán a comprender a qué podría enfrentarse durante una auditoría de cumplimiento de HIPAA:

¿Quién tiene acceso a PHI/ePHI?
- Nadie. No se almacena ningún dato de su correo electrónico o calendario en nuestros sistemas
¿Auditan regularmente los permisos para que estén actualizados?
- Sí
¿Está 100% seguro de que no hay ePHI guardada que usted desconozca?
- Sí. No almacenar ningún dato es el primer y mejor método para cumplir.
¿Pueden identificar fácilmente toda la actividad de archivos que ocurre sobre ePHI?
- Registramos todas las acciones de los usuarios que podrían implicar acceso a ePHI.
¿Siguen las prácticas de seguridad estándar?
- Absolutamente. Los controles técnicos y de seguridad de datos se presentan aquí

Políticas y Procedimientos Internos

Mantenemos políticas y procedimientos integrales que garantizan el cumplimiento continuo de las normativas de HIPAA, que incluyen:

Evaluaciones de Riesgo: Evaluaciones periódicas para identificar y mitigar posibles vulnerabilidades que afecten la Información de Salud Protegida (PHI).
Controles de acceso: Protocolos estrictos que definen quién puede acceder a PHI según puestos y responsabilidades laborales.
Gestión de Incidentes: Procesos definidos para detectar, informar y responder a incidentes o violaciones de seguridad.
Formación del Personal: Formación obligatoria en cumplimiento de HIPAA para todo el personal para reforzar la privacidad y la seguridad de los datos.
Estándares de Manejo de Datos: Directrices claras para recopilar, almacenar, transmitir y eliminar PHI de forma segura a lo largo de su ciclo de vida.

Nuestras políticas se revisan y actualizan periódicamente para reflejar cambios regulatorios y las mejores prácticas del sector.

Salvaguardas Administrativas

Nuestras salvaguardas administrativas garantizan que el cumplimiento de HIPAA esté integrado en las operaciones diarias mediante:

Responsable de Cumplimiento dedicado: Responsable de supervisar la adhesión a HIPAA y coordinar las actividades de cumplimiento. Consulte la información de contacto.
Formación y Concienciación del Personal: Programas de formación regulares para educar a todo el personal sobre los requisitos de HIPAA y las mejores prácticas de protección de datos.
Gestión de acceso: Procedimientos para asignar, revisar y revocar el acceso de usuarios según roles y funciones laborales.
Gestión de riesgos: Evaluaciones continuas de riesgos y planes de mitigación para abordar vulnerabilidades relacionadas con PHI.
Plan de respuesta a incidentes: Existen protocolos establecidos para gestionar y reportar de forma rápida incidentes o violaciones de seguridad.
Gestión de asociados comerciales: Procesos para evaluar y supervisar a proveedores externos en cuanto al cumplimiento de HIPAA, incluyendo acuerdos formales como BAAs.

Estos controles administrativos constituyen la columna vertebral de nuestro compromiso de proteger sus datos de salud sensibles.

Derechos del usuario y manejo de datos

Nos tomamos muy en serio sus derechos según HIPAA y hemos implementado políticas y procedimientos estrictos para garantizar que su Información de Salud Protegida (PHI) se gestione con el más alto nivel de cuidado y cumplimiento.

Acceso, Modificación y Portabilidad

Derecho de acceso: Los usuarios autorizados tienen derecho a acceder a su PHI almacenada en nuestro sistema en cualquier momento, garantizando transparencia y control sobre sus datos de salud personales.
Derecho a enmendar: Los usuarios pueden solicitar correcciones o actualizaciones de su PHI si creen que la información es inexacta o incompleta, ayudando a mantener la integridad de los datos.
Portabilidad de datos: A solicitud, proporcionamos a los usuarios una copia segura y legible por máquina de su PHI, facilitando la transferencia a otros sistemas o proveedores que cumplan con HIPAA.

Retención y Eliminación de Datos

Los datos PHI que almacenamos solo pueden guardarse con el propósito en:
- prompts personalizados de Actor
- conocimiento y contexto de datos personalizados que usted proporcione
Retenemos la PHI únicamente por la duración requerida por HIPAA y las leyes aplicables o según lo especificado en nuestros acuerdos de servicio.
- Proporcionamos notificaciones y mensajes para asegurar que los datos que usted inserta no sean datos PHI.
Cuando la PHI ya no es necesaria, eliminamos o anonimizamos los datos de forma segura para evitar el acceso o divulgación no autorizados.
Nuestros procesos de eliminación de datos cumplen con los estándares HIPAA y las mejores prácticas del sector para garantizar la destrucción completa de la información sensible.

Notificación de Violaciones y Respuesta a Incidentes

En el improbable caso de una violación de datos que involucre PHI, contamos con un plan integral de respuesta a incidentes para investigar y contener la violación rápidamente.
Notificaremos a los clientes afectados y a las autoridades pertinentes de conformidad con los requisitos de notificación de violaciones de HIPAA dentro de los plazos exigidos.
Nuestro equipo de seguridad realiza análisis de causas raíz e implementa medidas correctivas para prevenir incidentes futuros.

Formación en Confidencialidad y Seguridad

Todos los empleados y contratistas con acceso a PHI reciben capacitación obligatoria sobre HIPAA centrada en la confidencialidad, las prácticas de seguridad y la prevención de violaciones.
La educación continua garantiza que nuestro equipo se mantenga actualizado sobre cambios regulatorios y amenazas emergentes.

Para recordarle, Actor no almacena ningún Contenido de Correo Electrónico en sus servidores

Su Privacidad, Nuestra Prioridad

Al elegir la plataforma ActorDO, nos confía información de salud sensible y estamos totalmente comprometidos a salvaguardar sus derechos de privacidad y a cumplir con todas las disposiciones de HIPAA.

Contacto y soporte

Nuestra información de contacto para consultas relacionadas con HIPAA (correo electrónico, teléfono)

alex@actordo.com
(+41) 764 65 67 65