Cómo configurar Reglas y Filtros Personalizados de IA para Outlook

Todos usamos reglas en Outlook. Sin ellas, nuestras cuentas de Outlook estarían increíblemente desordenadas.

Pero a veces las reglas predeterminadas de Outlook son demasiado limitadas y ya no son suficientes.

Outlook tiene un sistema de reglas sólido. Puedes establecer filtros basados en remitentes, asuntos y palabras clave. Funciona bien si tus necesidades son sencillas.

Pero si tu bandeja de entrada está llena, las reglas que solo buscan palabras específicas no son suficientes.

No comprenden el significado detrás de los correos ni te ayudan a mantenerte al día con las tareas. Las reglas simples no te recordarán hacer seguimiento, resaltar mensajes importantes de clientes ni ordenar correos según de qué tratan.

Por eso hemos creado Asistente IA de ActorDoEs un asistente inteligente que se conecta a tu Outlook y te ayuda a configurar reglas inteligentes que realmente entienden tu trabajo.

Permítenos mostrarte lo que puedes hacer con él.

Cómo Actor filtra correos usando IA

En lugar de filtrar según quién envió el correo o qué palabra aparece en el asunto, Actor lee el contenido y determina el propósito.

Por ejemplo, puede identificar si un correo trata sobre una reunión, una oportunidad de venta o una tarea que necesita tu intervención.

Esas Reglas Personalizadas de IA son realmente potentes.

Puedes mencionar en el prompt lo siguiente:

• Encabezados de correo: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
• Asunto
• Cuerpo del correo
• Remitente del correo (nombre + email)
• Receptor del correo electrónico
• El correo electrónico tiene archivos adjuntos (no el contenido del adjunto, solo los tipos de archivo)
• Hora actual.

Cómo configurar reglas de IA en Outlook con Actor Assistant

Empezar con Actor es sencillo:

1. Conecta tu cuenta de Outlook a Actor de forma segura
2. Ve a Gestión de correo > Filtros IA personalizados
3. Elige uno de los filtros sugeridos o crea el tuyo propio
4. Define qué activa la regla: puede ser una frase específica, un tipo de correo o una intención
5. Elige la acción: etiquetarlo, moverlo, reenviarlo o establecer un recordatorio
6. Deja que Actor revise tu historial de correos y sugiera mejoras
7. Activa la regla y deja que se ejecute automáticamente

Puedes ajustar o pausar cualquier regla en cualquier momento.

Generar borradores para los correos filtrados por IA

No solo puedes mover correos a carpetas o aplicar categorías, también puedes generar borradores para esos filtros específicos.

Casos de uso avanzados para usuarios avanzados de Outlook

Si trabajas en equipo o gestionas mucha comunicación con clientes, Actor puede ayudar aún más:

• Dirige correos de bandejas compartidas a la persona adecuada según el tema
• Organiza correos por departamento, etapa del trato o proyecto
• Conecta los filtros de correo con tu calendario para detectar conflictos o seguimientos
• Configura cadenas de reglas como: si un correo pide algo + no se ha respondido en 3 días → enviar recordatorio

Estas automatizaciones ahorran horas cada semana y reducen el seguimiento manual. (disponible solo en planes empresariales)

Prueba Actor, sin coste

Comenzando: 3 reglas de filtro de IA recomendadas para usuarios de Outlook

Para ver el valor de inmediato, prueba estos tres filtros inteligentes:

• Etiqueta todos los correos que solicitan una acción de tu parte (según el contenido)
• Configura recordatorios para hacer seguimiento de los correos importantes que has enviado
• Archivar automáticamente los hilos internos inactivos después de 7 días

Y no lo olvides, Actor es tu asistente de IA dedicado.