So richten Sie benutzerdefinierte KI-Regeln & Filter für Outlook ein
Wir alle nutzen Outlook-Regeln. Ohne sie wären unsere Outlook-Konten unglaublich unordentlich.
Aber manchmal sind die standardmäßigen Outlook-Regeln zu eingeschränkt und nicht mehr ausreichend.
Outlook verfügt über ein solides Regelwerk. Sie können Filter basierend auf Absendern, Betreffzeilen und Schlüsselwörtern festlegen. Das funktioniert gut, wenn Ihre Bedürfnisse einfach sind.
Wenn Ihr Posteingang jedoch voll ist, reichen Regeln, die nur nach bestimmten Wörtern suchen, nicht aus.
Sie verstehen nicht die Bedeutung von E-Mails und helfen Ihnen nicht, Ihre Aufgaben im Blick zu behalten. Einfache Regeln erinnern Sie nicht an Nachverfolgungen, heben wichtige Kunden-Nachrichten nicht hervor und sortieren E-Mails nicht nach dem Inhalt.
Deshalb haben wir entwickelt ActorDo KI-AssistentEs ist ein intelligenter Assistent, der sich mit Ihrem Outlook verbindet und Ihnen hilft, intelligente Regeln einzurichten, die Ihre Arbeit wirklich verstehen.
Lassen Sie uns zeigen, was Sie damit tun können.
Wie Actor E-Mails mithilfe von KI filtert
Anstatt nach dem Absender oder einem Wort im Betreff zu filtern, liest Actor den Inhalt und ermittelt den Zweck.
Zum Beispiel kann er erkennen, ob eine E-Mail von einem Meeting, einer Verkaufsmöglichkeit oder einer Aufgabe handelt, die Ihre Eingabe benötigt.
Diese benutzerdefinierten KI-Regeln sind wirklich leistungsstark.
Sie können im Prompt Folgendes erwähnen:
- E-Mail-Header: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
- Betreffzeile
- E-Mail-Textkörper
- E-Mail-Absender (Name + E-Mail-Adresse)
- E-Mail-Empfänger
- E-Mail enthält Anhänge (nicht der Anhangsinhalt, nur die Dateitypen)
- Aktuelle Uhrzeit.
So richten Sie KI-Regeln in Outlook mit dem Actor Assistant ein
Der Einstieg mit Actor ist einfach:
- Verbinden Sie Ihr Outlook-Konto sicher mit Actor
- Gehen Sie zu E-Mail-Verwaltung > Eigene KI-Filter
- Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Filter oder erstellen Sie einen eigenen
- Definieren Sie, was die Regel auslöst — das kann ein bestimmter Ausdruck, ein E-Mail-Typ oder eine Absicht sein
- Wählen Sie die Aktion — kennzeichnen, verschieben, weiterleiten oder eine Erinnerung setzen
- Lassen Sie Actor Ihre E-Mail-Historie prüfen und Verbesserungen vorschlagen
- Schalten Sie die Regel ein und lassen Sie sie automatisch laufen
Sie können jede Regel jederzeit anpassen oder pausieren.
Entwürfe für die gefilterten KI-E-Mails generieren
Nicht nur, dass Sie E-Mails in Ordner verschieben oder Kategorien anwenden können, Sie können auch Entwürfe für diese spezifisch gefilterten E-Mails erstellen.
Erweiterte Anwendungsfälle für Power-User von Outlook
Wenn Sie im Team arbeiten oder viel Kundenkommunikation bearbeiten, kann Actor noch mehr unterstützen:
- Leiten Sie E-Mails aus gemeinsamen Postfächern themenbasiert an die richtige Person weiter
- Organisieren Sie E-Mails nach Abteilung, Verhandlungsphase oder Projekt
- Verknüpfen Sie E-Mail-Filter mit Ihrem Kalender, um Konflikte oder Folgemaßnahmen zu erkennen
- Richten Sie Regelketten ein, z. B.: wenn eine E-Mail um etwas bittet und nicht innerhalb von 3 Tagen beantwortet wurde → Erinnerung senden
Diese Automatisierungen sparen jede Woche Stunden und reduzieren die manuelle Nachverfolgung. (nur in Business-Plänen verfügbar)
Probieren Sie Actor kostenlos aus
Erste Schritte: 3 empfohlene KI-Filterregeln für Outlook-Nutzer
Um den Nutzen sofort zu sehen, probieren Sie diese drei intelligenten Filter:
- Markieren Sie alle E-Mails, die eine Handlung Ihrerseits erfordern (inhaltlich)
- Erinnerungen einstellen, um bei wichtigen gesendeten E‑Mails nachzufassen
- Inaktive interne Konversationen nach 7 Tagen automatisch archivieren
Und vergessen Sie nicht: Actor ist Ihr persönlicher KI-Assistent.