Conformità HIPAA

ActorDO, il sistema backend che alimenta l’assistente IA intelligente, è conforme alla normativa HIPAA.

Ecco tutto quello che c’è da sapere sulla conformità HIPAA di Actor.

Il nostro approccio alla conformità HIPAA

• Politiche e procedure: Panoramica delle politiche interne pensate per soddisfare gli standard HIPAA.
• Misure di protezione dei dati: Riepilogo delle misure di protezione tecniche (crittografia, controlli degli accessi, registri di audit).
• Misure di protezione amministrative: Formazione dei dipendenti, valutazioni dei rischi, ruoli dei responsabili della conformità.
• Misure di protezione fisiche: Sicurezza dei data center, protezioni hardware.

Se utilizzi la posta elettronica o il calendario in qualità di una delle seguenti entità, puoi usare Actor in tutta sicurezza come assistente IA conforme e come soluzione conforme per la posta elettronica e il calendario.

• Operatori sanitari
  • Medici 
  • Cliniche 
  • Psicologi 
  • Dentisti 
  • Chiropratici 
  • Case di cura 
  • Farmacie 
  • Piano sanitario  
• Compagnie di assicurazione sanitaria
  • Organizzazioni per la gestione dell’assistenza sanitaria (HMO)  
  • Piani sanitari aziendali 
  • Piani sanitari forniti dal governo 

Le politiche di Actor per la conformità HIPAA

Politiche e procedure	Vedi sotto
Misure di protezione dei dati	Tutto ciò che rientra nella sicurezza dei dati
Misure di protezione amministrative
Misure di sicurezza fisica	Qualsiasi supporto fisico dei dati che gestiamo è coperto dalla nostra politica di sicurezza dei dati

Actor protegge tutti i seguenti dati che potrebbero contenere informazioni sanitarie che consentono l’identificazione individuale:

• Nomi e date di nascita  
• Date relative alla nascita o al decesso di un paziente, al programma di cure oppure alla sua malattia e alle cure mediche  
• Informazioni di contatto, come numeri di telefono, indirizzi fisici e indirizzi e-mail.  
• Numeri di previdenza sociale  
• Numeri di cartella clinica  
• Fotografie e immagini digitali  
• Impronte digitali e registrazioni vocali  
• Qualsiasi altra forma di identificativo univoco o numero di conto  

Se una di queste informazioni è accessibile nei contenuti delle email letti da Actor, sono in atto i seguenti processi.

ACTOR non archivia alcun dato sui propri server o database. Preleviamo i dati, li elaboriamo in memoria e li eliminiamo immediatamente. Non salvare i dati è il metodo più sicuro per garantire la conformità.
ACTOR non utilizza i dati per addestrare modelli di IA o apprendimento automatico. I dati non vengono utilizzati per addestrare modelli di apprendimento automatico o di IA, né interni né di terze parti.
ACTOR non consente a nessuna persona di accedere ai contenuti delle tue email. Il nostro team di sviluppo o commerciale non può in alcun modo accedere ai contenuti delle tue email.

Accordo con un associato in affari (BAA)

In qualità di fornitore SaaS conforme alla normativa HIPAA, comprendiamo il ruolo fondamentale dell’accordo di socio in affari (BAA) nel garantire la conformità alle normative HIPAA.

Se la tua azienda lo richiede, possiamo sottoscrivere un accordo che definisca le nostre responsabilità nella protezione delle tue informazioni sanitarie protette (PHI) e garantisca che entrambe le parti rispettino i requisiti HIPAA.

Il nostro impegno

• Noi firmiamo un accordo di associazione commerciale (BAA) con tutte le entità soggette alla normativa e i partner commerciali che utilizzano la nostra soluzione SaaS e trattano informazioni sanitarie protette (PHI).
• Il nostro BAA include tutte le clausole HIPAA richieste ed è conforme ai più recenti standard normativi.
• Applichiamo rigorosamente le politiche e i controlli descritti nel BAA per proteggere i vostri dati.
• Ci assicuriamo che tutti i subappaltatori e le terze parti che potrebbero avere accesso alle informazioni sanitarie protette (PHI) rispettino a loro volta la normativa HIPAA tramite accordi analoghi.

Come richiedere un BAA

• Ti basta contattare il nostro team di assistenza o di conformità all’indirizzo alex@actordo.com
• Ti forniremo un modello di accordo BAA da esaminare e sottoscrivere.
• Gli accordi BAA sono disponibili per i piani business di Actor.
• Una volta sottoscritto, l’accordo BAA sarà integrato nel contratto con il cliente, garantendo tutela legale a entrambe le parti.

Panoramica sulla conformità HIPAA 

Gli audit di conformità HIPAA possono essere complessi e interferire con una normale giornata lavorativa. Ecco alcune domande a cui puoi rispondere in anticipo per capire cosa potresti dover affrontare durante un audit di conformità HIPAA: 

• Chi ha accesso alle informazioni sanitarie protette (PHI/ePHI)? 
  • Nessuno. Nei nostri sistemi non vengono archiviati dati provenienti dalla tua email o dal tuo calendario.
    
• Verificate regolarmente che le autorizzazioni siano aggiornate? 
  • Sì
    
• Siete sicuri al 100% che non siano state salvate informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI) di cui non siete a conoscenza? 
  • Sì. Non archiviare alcun dato è il primo e il miglior modo per garantire la conformità.
    
• Riuscite a identificare facilmente tutte le attività sui file che riguardano le ePHI? 
  • Registriamo tutte le azioni degli utenti che potrebbero consentire l’accesso alle ePHI.
    
• Seguite le procedure di sicurezza standard?
  • Assolutamente. Qui sono presentati i controlli tecnici e di sicurezza dei dati

Politiche e procedure interne

Manteniamo politiche e procedure complete che garantiscono il rispetto costante delle normative HIPAA, tra cui:

• Valutazioni dei rischi: Valutazioni periodiche per individuare e mitigare potenziali vulnerabilità che riguardano le informazioni sanitarie protette (PHI).
• Controlli degli accessi: Protocolli rigorosi che definiscono chi può accedere alle PHI in base al ruolo e alle responsabilità lavorative.
• Gestione degli incidenti: Procedure definite per rilevare, segnalare e gestire gli incidenti di sicurezza o le violazioni.
• Formazione dei dipendenti: Formazione obbligatoria sulla conformità HIPAA per tutto il personale, per rafforzare la consapevolezza della privacy e della sicurezza dei dati.
• Standard per la gestione dei dati: Linee guida chiare per raccogliere, archiviare, trasmettere ed eliminare le PHI in modo sicuro durante tutto il loro ciclo di vita.

Le nostre politiche vengono esaminate e aggiornate periodicamente per riflettere i cambiamenti normativi e le migliori pratiche del settore.

Misure di protezione amministrative

Le nostre misure di sicurezza amministrative garantiscono che la conformità HIPAA sia integrata nelle attività quotidiane attraverso:

• Responsabile della conformità dedicato: Responsabile della supervisione del rispetto dei requisiti HIPAA e del coordinamento delle attività di conformità. Vedi le informazioni di contatto.
• Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti: Programmi di formazione periodici per informare tutto il personale sui requisiti HIPAA e sulle migliori pratiche per la protezione dei dati.
• Gestione degli accessi: Procedure per assegnare, verificare e revocare gli accessi degli utenti in base ai ruoli e alle mansioni.
• Gestione dei rischi: Valutazioni continue dei rischi e piani di mitigazione per affrontare le vulnerabilità relative ai dati sanitari protetti (PHI).
• Piano di risposta agli incidenti: Sono stati definiti protocolli per gestire e segnalare tempestivamente gli incidenti di sicurezza o le violazioni dei dati.
• Gestione dei partner commerciali: Procedure per valutare e monitorare la conformità dei fornitori terzi alla normativa HIPAA, compresi accordi formali come gli accordi con i partner commerciali (BAA).

Questi controlli amministrativi sono alla base del nostro impegno a proteggere i tuoi dati sanitari sensibili.

Diritti degli utenti e trattamento dei dati

Prendiamo molto sul serio i tuoi diritti ai sensi dell’HIPAA e abbiamo adottato politiche e procedure rigorose per garantire che le tue informazioni sanitarie protette (PHI) siano trattate con la massima cura e nel pieno rispetto delle normative.

Accesso, modifica e portabilità

• Diritto di accesso: Gli utenti autorizzati hanno il diritto di accedere in qualsiasi momento ai propri dati sanitari protetti (PHI) archiviati nel nostro sistema, garantendo trasparenza e controllo sui propri dati sanitari personali.
• Diritto di rettifica: Gli utenti possono richiedere correzioni o aggiornamenti ai propri dati sanitari protetti (PHI) se ritengono che le informazioni siano inesatte o incomplete, contribuendo a mantenerne l'integrità.
• Portabilità dei dati: Su richiesta, forniamo agli utenti una copia sicura dei propri dati sanitari protetti (PHI) in un formato leggibile da dispositivo automatico, che ne consente il facile trasferimento ad altri sistemi o fornitori conformi alla normativa HIPAA.

Conservazione e smaltimento dei dati

• I dati PHI che conserviamo possono essere archiviati, per finalità specifiche, esclusivamente in:
  • prompt personalizzati di Actor
  • conoscenze e informazioni contestuali personalizzate fornite dall'utente
• Conserviamo eventuali dati PHI solo per il periodo richiesto dalla normativa HIPAA e dalle leggi applicabili, oppure secondo quanto specificato nei nostri accordi di servizio.
  • Forniamo notifiche e messaggi per assicurarci che i dati inseriti non siano dati PHI.
• Quando i dati PHI non sono più necessari, li eliminiamo in modo sicuro o li rendiamo anonimi per impedire accessi o divulgazioni non autorizzati.
• Le nostre procedure di smaltimento dei dati rispettano gli standard HIPAA e le migliori pratiche del settore, per garantire la completa distruzione delle informazioni sensibili.

Notifica delle violazioni e risposta agli incidenti

• Nell’improbabile eventualità di una violazione dei dati che coinvolga dati PHI, disponiamo di un piano completo di risposta agli incidenti per indagare tempestivamente e contenere la violazione.
• Informeremo i clienti interessati e le autorità competenti, in conformità con i requisiti HIPAA in materia di notifica delle violazioni e nei tempi previsti.
• Il nostro team di sicurezza analizza le cause alla radice e attua misure correttive per prevenire incidenti futuri.

Formazione su riservatezza e sicurezza

• Tutti i dipendenti e collaboratori esterni che hanno accesso ai dati PHI seguono una formazione HIPAA obbligatoria, incentrata sulla riservatezza, sulle pratiche di sicurezza e sulla prevenzione delle violazioni.
• La formazione continua assicura che il nostro team sia sempre aggiornato sulle modifiche normative e sulle minacce emergenti.

Ti ricordiamo che Actor non archivia contenuti delle email sui propri server.

La tua privacy, la nostra priorità

Scegliendo la piattaforma ActorDO, ci affidi informazioni sanitarie sensibili: ci impegniamo pienamente a tutelare il tuo diritto alla privacy e a rispettare tutti gli obblighi previsti dall’HIPAA.

Contatti e assistenza

I nostri recapiti per richieste relative all’HIPAA (email, telefono)

• alex@actordo.com
• (+41) 764 65 67 65