同じ送信者からのOutlookメールを自動で振り分ける方法
簡単に言うと、Outlookの標準機能では自動ではできません。
メールのスレッドに手動でタグを付けたり、移動したりしても、 返信不要 または プロジェクトXOutlookがその操作から学習して、同じ送信者から届く今後のメールに同じカテゴリを適用することはありません。
標準的な回避策はOutlookのルールを設定することです。特定の送信者から届いたメールを、次のフォルダーに移動するよう設定します。 返信不要／プロジェクトX.
問題は単純です。新しい送信者が現れるたびに、ルールを編集し直す必要があります。
Outlookでの設定方法
- 送信者が少数で固定されている場合は、ルールを使用します
- 既存のスレッドにカテゴリを付けます
- 新しい連絡先が増えるたびに、手動での更新が必要になります
より簡単な方法：ActorDoに任せる
Outlookのルールを何度も編集せずにこれを実現したい場合、ActorDoならすでに対応できます。
この機能を有効にすれば、過去の分類に基づいてActorDoがメールを移動し、分類できます。また、カスタムの AIトレーニングを使って、より高度なトレーニングルールを作成することもできます。
静的な送信者リストに制限されないため、Outlookの標準ルールよりも便利です。過去の実例に基づいて条件を組み立て、柔軟なプロセスを維持できます。
ActorDoでの設定方法
- Outlookアカウントを接続します
- ActorDoで「メール管理」を開く
- 「AIトレーニング」を使う
- 有効にする 「過去の分類」を使う
- 今後届くメールが自動的にフォルダーへ移動されるようにします
まとめ
Outlookでこれを行うには、送信者ごとに手動でルールを設定する必要があります。そのため、送信者を100人管理している場合は、100個のルールを作成しなければなりません。
すでに行っているメールの分類方法から学習するツールをお探しなら、ActorDoのほうが手早く使えます。また、メール、カレンダー、タスクに対応し、最高の業務アシスタントを目指す、実務に役立つアシスタントとしても機能します。