雑務を減らして。
もっと 進捗。
Actorは、メールの整理や返信の下書き、約束事項の管理、1日の計画をサポートします。さらに、繰り返し行う作業を自動化します。
次のサービス内で直接利用できます スラック, マイクロソフト Teams とWhatsApp。
GmailまたはOutlookを接続して、仕事に関する情報を会話に取り込みましょう。
仕事をもっと楽にするには？
何があればいいでしょうか？
サポートしてほしい作業を選びましょう。Actorでできること、結果のイメージ、始め方をご紹介します。
対応が必要なものを確認。
整理にかける時間を減らす。
返信や対応が必要なメールを、ニュースレターや定期通知と分けて整理します。Actorは、有効にしたラベルを使って受信メールを分類します。
- 重要な会話を見つけ、長いスレッドを要約します。
- 自分の働き方に合わせて、カスタムラベルやルールを設定できます。
- 読むだけの情報と、対応が必要な業務を分けて管理できます。
ラベルの例。各アカウントでActorに使わせるラベルを選びましょう。
受信トレイをすっきりさせるために、必要な情報をすべて確認
メールを探して内容を把握
- 連携したメールを検索し、会話を要約します。
- 重要なメールスレッド、未返信のメッセージ、受信トレイの繰り返しパターンを特定します。
- Outlookアドインで、スレッドの要約や送信者とのやり取りの背景を確認できます。
自分らしく整理
- 「要対応」「返信が必要」「後で読む」「会議」「返信待ち」「完了」の既定のラベルを有効にします。
- 「経理」「旅行」「プロモーション」「通知」のラベルを追加するか、カスタムラベルを作成できます。
- 送信者、ドメイン、件名、本文、宛先、添付ファイルに基づく処理ルールを設定します。
- ラベルやフラグを付けたり削除したりできます。設定済みのフォルダー操作や整理操作も利用できます。
Gmailではラベル、Outlookではカテゴリーとフォルダーを使用します。利用できる整理操作は、インターフェースや設定によって異なります。
すぐに返信に取りかかる。
やり取りを滞らせない。
メールの優先事項、会議、未完了のタスクを1日の予定にまとめましょう。選択したGoogleカレンダーとOutlookカレンダーを一緒に表示すれば、予定の重複を確認し、集中する時間を見つけられます。Executive Deskでは、用意された下書き、会議の提案、リマインダーをまとめて確認できます。
- 白紙の状態から書き始めずに、返信の下書きを作成できます。
- 返信待ちのメールを見つけて、リマインダーを作成します。
- Studioを使って、送信済みメールへの後日フォローアップ用の下書きを準備します。
フィードバックありがとうございます。金曜日までに更新版の提案書をお送りします。
来週の空き状況を確認して、打ち合わせの時間を決めましょう。
送信前に下書きを確認し、編集してください。Studioでは、該当する操作を明示的に設定した場合に限り、メールを送信することもできます。
返信やフォローアップに必要な情報をすべて確認
文脈を踏まえて文章を作成
- メールスレッドと指示に基づいて、返信の下書きを生成します。
- 送信済みメールの文体を反映して、下書きをパーソナライズします。
- 簡潔、標準、詳細から下書きの長さを選び、書式付きのメールを作成します。
- 作成中にトーンや表現を改善し、プロンプト、テンプレート、定型文を再利用できます。
- Outlookのメール作成時に、日付や添付漏れに関する提案を確認できます。
やり取りを前に進める
- 返信待ちのメールや、フォローアップの機会を見つけます。
- フォローアップのリマインダーとタスクを作成する。
- 送信メールをきっかけにStudioで実行されるフォローアップが遅れている場合に、返信の下書きを準備する。
- エグゼクティブデスクで、下書き、会議の提案、リマインダー、承認依頼を確認する。
- デスクの項目を確認、開く、延期、または却下し、延期した項目や対応済みの項目を後から確認する。
下書きは確認用です。送信や転送の操作を設定すれば、Studioでメールを送信・転送できます。有効にする前にワークフローを確認してください。
一日の予定をひと目で把握。
集中して取り組む時間を確保しましょう。
メールの優先事項、会議、未完了のタスクを1日の予定にまとめましょう。選択したGoogleカレンダーとOutlookカレンダーを一緒に表示すれば、予定の重複を確認し、集中する時間を見つけられます。
- 対応が必要な項目をまとめて把握する。
- 選択したカレンダー間の予定の競合を確認する。
- 集中時間の提案を承認して、カレンダーに追加する。
カレンダーの提案内容は、選択したカレンダーと利用可能な予定情報によって異なります。
計画や会議に関する情報をまとめて確認
時間を把握して守る
- 選択したGoogleカレンダーとOutlookカレンダーを1つのタイムラインで表示する。
- 今日、3日間、週、月ごとの概要ビューを利用する。
- 予定の詳細、参加者、場所、各サービスへのリンクを確認する。
- カレンダーをまたいで重複する予定を見つける。
- 会議後のクールダウン時間や移動を考慮したバッファを含む、集中時間の提案を受け取る。
- 集中時間の提案を承認して、予定ありのカレンダーイベントを作成する。
計画して調整
- 空き状況、予定、仕事の一日について質問する。
- メール、カレンダー、タスクをまとめて、1日の予定を作成する。
- 対応するActorツールとStudioアクションを使って予定を作成できます。
- 公開予約ページを共有して、相手がミーティングを予約できるようにします。
- ミーティングの前、または通話が予約されたときにワークフローを起動します。
- 毎日、平日、または毎週のブリーフィングを設定できます。プレミアムオプションでは音声も利用できます。
カレンダーインテリジェンスでは、予定の重複や集中時間の提案、予定の詳細を確認できます。このカレンダーアシスタントのフローでは、予定の移動、更新、削除はできません。プロバイダーまたはその他の対応ツールをご利用ください。
「やっておきます」を
進捗を追えるタスクに。
メールから対応事項を抽出し、Google Tasks または Microsoft To Do にタスクを作成できます。未読メールにリマインダーを頼るのではなく、タスクリストで作業を管理しましょう。
- メール内の依頼や期限を特定します。
- Actorを使ってタスクを作成・更新できます。
- 今後の作業や期限超過の作業を、毎日の計画に取り込みます。
利用するタスクサービスを接続してください。利用できるフィールドは、プロバイダーとアクションによって異なります。
タスクとリマインダーをまとめて確認
約束を記録
- メール内の対応事項、依頼、期限を検出します。
- Actorを使ってタスクを作成・更新できます。
- Google TasksとMicrosoft To Doを連携します。
- Chrome拡張機能を使って、Gmailで選択したテキストをタスクに取り込みます。
仕事の進捗を見える化
- 計画を立てる際に、今後のタスクや期限超過のタスクを表示します。
- Studioを使って、受信メールからタスクを作成します。
- 後続のワークフローで使えるよう、リスト、検索、ステータスでタスクを探せます。
- 予定されたブリーフィングにタスクの結果を含めます。
- エグゼクティブデスクでリマインダーを確認し、必要に応じて延期できます。
タスクのフィールドは、プロバイダーとアクションによって異なります。Studio のすべてのタスクに、期日、優先度、元メールへのリンクが自動的に含まれるわけではありません。
定型作業を設定。
Actorに繰り返し実行してもらう。
同じ作業が何度も発生する場合は、Studio ワークフローを作成しましょう。開始条件、次に行う処理、条件に応じてフローを切り替えるタイミングを設定できます。
- 選択した受信メールについて、WhatsAppで通知を受け取ります。
- メール、会議、タスクの朝のブリーフィングをスケジュールします。
- プレミアムアクションを使って、PDFまたはDOCXの添付ファイルから項目を抽出します。
- 実行履歴を確認し、必要に応じてワークフローを一時停止します。
メールアカウントの接続、認証済みの WhatsApp 番号、有効なワークフローが必要です。一部の Studio アクションには有料プランが必要です。
Studioのワークフローで利用できるすべての種類のステップを見る
始めて、判断する
- メールの受信・送信、会議の開始、または通話の予約をきっかけに開始します。
- 定期スケジュールを設定するか、ワークフローを手動で実行します。
- 送信者、受信者、件名、本文、ラベル、添付ファイルでメールのトリガーを絞り込みます。
- テンプレートを使うか、ゼロから複数ステップのワークフローを作成します。
- 「条件を確認」ルール、またはプレミアムAIによるはい／いいえの判定で処理を分岐します。
- トリガーのデータや前のステップの結果を、後続のステップに渡します。
メール、カレンダー、タスク
- メールを検索し、下書きを作成するか、すぐに送信するよう設定します。
- 送信済みメールへのフォローアップ用下書きを、時間をおいて作成します。
- メッセージを移動したり、フラグやラベルを変更したり、選択したメールを転送したりします。
- タスクを検索し、選択したリストにタスクを作成します。
- カレンダーの予定を検索し、新しい予定を作成します。
- 設定済みのメールラベル付け、下書き作成、トレーニングルール、日次ダイジェストを再利用できます。
ドキュメント、AI、納品
- プレミアムアクションを使って、スキャンしたPDFのOCRを含むPDFおよびDOCXの添付ファイルを読み取れます。
- 入力済みのフィールドを抽出し、必須項目の不足を通知して、ドキュメントを分類できます。
- プレミアムAI抽出を使って、対応事項、質問、緊急度、人物、日付、カスタムフィールドを抽出できます。
- テキストまたはHTML形式でダイジェストを作成できます。プレミアム音声を追加したり、テキストから音声を生成したりすることもできます。
- 連携済みの電話番号に、WhatsAppのテキスト、音声、画像を送信できます。
- HTTP GETまたはPOSTを使って、外部APIやWebhookを呼び出せます。
テストして、主導権を保つ
- 有効化する前に、シミュレーション結果をプレビューできます。
- ワークフローのステータスを「下書き」「有効」「一時停止」に設定できます。
- 実行履歴、各ステップの出力、記録されたエラーを確認できます。
- 該当するステップで、アカウント、カレンダー、タスクリスト、宛先、タイムゾーンを選択できます。
プレミアムアクションと利用上限はプランによって異なります。手動で実行すると、設定済みのアクションが実行されます。WhatsApp でのメッセージ送信は、返信があるまで保留される場合があります。現在、Studio では WhatsApp の受信トリガーや、汎用の受信 Webhook トリガーは利用できません。
困ったときは質問。
繰り返し発生する作業を自動化。
必要なことを説明してください。
会話を通じて、メールスレッドの検索、その日の予定の要約、返信の下書き作成、タスクの作成ができます。
Ask Actorを見る →ルーティンを一度作成すれば、繰り返し使えます。
テンプレートから始めるか、トリガーとアクションを接続してください。設定内容を確認して有効化し、結果をチェックしましょう。
Studioを見る →Actorを自分のやり方に合わせて使えます。
メールのラベルを選び、処理ルールを設定し、下書きをカスタマイズして、会議用の予約ページを共有できます。
ワークスペースを開く →Actorを使ったほかの作業方法を見る
会話と日常業務のツール
- 自然な言葉で複数ステップの依頼を行い、同じ会話内で追加の依頼を続けられます。
- ウェブ、Slack、Microsoft Teams、WhatsAppでActorを利用できます。
- ChromeでGmailの横に並べて使うか、アドインを使ってOutlook内で利用できます。
- Gmailでは、メールの閲覧、作成、ホーム画面を切り替えられます。選択したテキストをメモ、タスク、保存済みプロンプトとして記録することもできます。
個人設定とアクセス権
- アカウントごとに、ラベル、カスタム処理ルール、下書きの文体を選択できます。
- 対応インターフェースで、保存済みのプロンプト、メールテンプレート、スニペットを再利用できます。
- メールアシスタントと併せて、予約ページやカレンダーツールを利用できます。
- チャンネルの設定や利用可能なコマンドは、接続しているアカウントとワークスペースによって異なります。
アカウント。
もっと有意義な一日を。
ウェブ上、Chrome の Gmail の横、アドインを使った Outlook 内、または WhatsApp から Actor を利用できます。選択した作業に必要なサービスを接続してください。
Googleをお使いですか？
Gmail、Google カレンダー、Google Tasks を接続します。
Gmail版Actor →Microsoftをお使いですか？
Outlook、Outlook カレンダー、Microsoft To Do を接続します。
Outlook版Actor →利用できるチャネルと利用上限は、アカウントとプランによって異なります。 プランを見る →
- 普段お使いのアカウントを接続してください。
GoogleまたはMicrosoftを認証し、必要に応じてメール、カレンダー、タスクを有効にします。
- 役立つ結果をひとつ得ましょう。
メールスレッドの要約を依頼したり、返信文を作成したり、依頼内容をタスクに変換したりできます。
- 次回はもっと簡単に。
ラベルやルールを調整したり、繰り返し行う作業をStudioのワークフローにしたりできます。
アカウント、チーム、プライバシーの設定を見る
アカウントとチーム
- プランの上限に応じて、ワークスペースに複数のGoogleアカウントやMicrosoftアカウントを接続できます。
- アカウントごとに、メール、カレンダー、タスクの各サービスを個別に有効にできます。
- ビジネスプランのユーザー枠と、オーナー、管理者、請求管理者、メンバーの各ロールを管理できます。
- パスワードを共有せずに、対応するアカウントまたはワークスペースの権限を委任できます。
- Microsoftの共有メールボックスにアクセスするには、認証済みのMicrosoftユーザーと対応する設定が必要です。サポートにご確認ください。
セキュリティと管理
- メールのパスワードを共有する代わりに、GoogleまたはMicrosoftの認証を使って接続できます。
- テナント単位でデータへのアクセスを制御し、データの処理と保存を暗号化します。
- 顧客コンテンツが汎用AIモデルの学習に使用されることはありません。
- 機能ごとのデータ保存、保持期間、サブプロセッサー、削除については、トラストセンターをご確認ください。
- 対象となるビジネスプランでは、署名済みのBAAと承認済みの設定のもとで、HIPAA対応を申請できます。
- 「請求」でサブスクリプション、ユーザー数、利用上限、現在の料金を確認します。
明確な管理機能。
何が起こるか把握できる安心感。
安全な認証を通じてGoogleとMicrosoftを接続します。お客様のコンテンツが汎用AIモデルの学習に使用されることはありません。データの取り扱い、保存期間、再委託先については、こちらをご確認ください。 トラストセンター.
HIPAAへの対応は、署名済みのBAAを締結し、承認済みの構成を使用する、対象となるBusinessのお客様にご利用いただけます。 HIPAAの要件を確認 →
さまざまなツールで使える
アウトルック
ジーメール
Google カレンダー
Microsoft カレンダー
Google タスク
マイクロソフト To Do
ワッツアップ
スラック
マイクロソフト Teams
明確な答えをいくつか。
GmailやOutlookを置き換える必要がありますか？
いいえ。Actorは、すでにお使いのアカウントに接続します。接続したサービス上で、仕事を整理したり、作業を進めたりするのに役立ちます。
Actorはメールを自動送信しますか？
返信文の下書きを作成し、ご自身で確認できます。Studioでは、該当するアクションを設定すれば、ワークフローからメールを送信または転送できます。ワークフローを有効にする前に、宛先と設定をご確認ください。
何が自動で実行されますか？
メールのラベル付けと下書き作成は、アカウントの設定によって異なります。Studioのワークフローは、有効になっていて、トリガー条件に一致すると自動で実行されます。Actorへの質問は、会話で依頼した内容に対応します。
GoogleとMicrosoftの両方を接続できますか？
はい。Actorは、接続済みのGoogleアカウントとMicrosoftアカウントに対応しています。各アカウントで必要なメール、カレンダー、タスクの連携機能を有効にしてください。権限とプランの上限が適用されます。
何から始めればよいですか？
まず1つのアカウントを接続し、Actorにメールスレッドの要約や返信の下書きを依頼してみましょう。便利だと感じたら、タスク、カレンダーでの予定調整、または繰り返し使えるStudioのワークフローを追加できます。
次のメールに
明確な次のアクションを。
返信文の作成、タスクの管理、今日の予定の見直しから始めましょう。