ActorDoでGmailとOutlookから暗号化メールを送信
メールの中には、受信トレイに平文のまま保存すべきでないものがあります。
契約書、財務情報、人事関連のメモ、顧客データ、法務に関する最新情報、支払い指示、社内での決定事項などは、メールが手早く送れて、誰もがすでに使っているため、通常のメールで送られることがよくあります。
ActorDoは、GmailとOutlookにシンプルな暗号化メール機能を追加しますそのため、通常のメールのやり取りを続けながら、メッセージの内容そのものを保護できます。
仕組み
機密性の高いメールを送るときは、GmailやOutlookに本文を直接入力する代わりに、ActorDo内で作成します。
ActorDoから受信者に通常のメール通知が届き、安全なメッセージを受け取ったことが伝えられます。
そのメールに機密情報は含まれません。
Gmailにも、同様に機能する「情報保護モード」があります。ただし、受信者は、メールの宛先と完全に一致するメールアドレスでGoogleアカウントを作成するか、ログインする必要があります。一致しない場合は利用できません。
受信者は安全なリンクをクリックして、ActorDoのページでメッセージを開きます。内容を確認する前にメールアドレスを認証するため、メッセージは指定された受信者だけに表示されます。
メールを閲覧できる期間は最長30日で、期間終了後に削除されます。
手順は簡単です。
- ActorDoで暗号化メッセージを作成する
- 受信者を選択する
- ActorDoが通知メールを送信する
- 受信者が安全なリンクを開く
- 受信者がメールアドレスを確認する
- 受信者がプライベートメッセージを安全に読む
なぜ使うのか
通常のメールは便利ですが、簡単に転送されたり、同期されたり、プレビューに表示されたり、複数の受信トレイにいつまでも保存されたりするおそれがあります。
ActorDoの暗号化メールでは、受信トレイに届くのは通知だけです。機密情報はActorDo内に保管されます。
次のような情報を送るときに便利です。
顧客情報
契約書や見積書
支払いの詳細
財務に関するメモ
人事や従業員に関するメッセージ
法務関連または機密性の高い業務上の最新情報
社内の機密性の高い意思決定
実際の業務のために設計
ActorDoの暗号化メールは、すでにGmailやOutlookを利用している方のために設計されています。
チームで新しいメールクライアントに移行する必要はありません。受信者に何かをインストールしてもらう必要もありません。通常のメール本文に書くには機密性が高すぎるメッセージを送るときに、ActorDoを使うだけです。
チームにとっては、リスクの高い習慣を減らすことにもつながります。メールで個人情報を直接送る代わりに、安全な通知を送り、実際の内容を保護できます。
機密メールをより安全に送信する方法
ActorDoは、より厳重な管理が必要なメールに対して、GmailやOutlookのユーザーにより安全な選択肢を提供します。
受信者には引き続き受信トレイに通知が届きます。ただし、機密性の高いメッセージは通常の受信トレイの外で安全に開かれます。
顧客データ、財務情報、契約書、社内の機密事項を扱う企業にとって、通常のメールと大掛かりなセキュアポータルの中間となる、シンプルな選択肢です。
まだお持ちでない場合は、 ActorDoの無料アカウントを作成する