Viva InsightsがOutlookの優れたアドインである理由とは？

受信トレイやカレンダー、チャットのスレッドに気を取られ、集中して取り組むことや、明確な境界線を保つこと、健全な連携を実現することが難しくなりがちです。

そんなときに役立つのが、Outlook向けのViva Insightsです。

メールクライアント内で、すぐに実践できるパーソナルなインサイトを提供し、時間を取り戻し、価値ある仕事を優先し、心身の健康を守るのに役立ちます。
以下では、 主な機能 Viva Insightsについて、仕組みや活用するメリット、実践的な使い方のヒントをご紹介します。

1. 集中時間を自動で予定に入れる

OutlookでViva Insightsのペインを開き、「集中する時間を確保」カードを探してください。カレンダーの空き時間を提案し、ワンクリックで予定をブロックできます。

ブロックした予定の名前を変更することもできます。一般的な「集中時間」ではなく、「営業提案の準備」など、実際に取り組む内容に合わせて名前を付けましょう。

Actorのデイリーアジェンダで、やるべきことを把握しましょう

なぜ必要なのでしょうか？ メールや通知は生産性を損ないます。中断されない時間を確保すれば、本当に重要な仕事に取り組めます。

プロのヒント： この時間帯は、Teamsで「応答不可」をオンにしましょう。実際に予定が入っている時間として扱ってください。

2. ドキュメントを確認する

/ Microsoftが2023年に削除

「ドキュメントを確認」カードには、過去14日間にメールで共有され、まだ開いていないファイルが表示されます。

Actor AIアシスタントが提供する「毎日の予定」を確認する

各ドキュメントの共有元を確認し、この画面から確認する時間を予約できます。

重要な理由： 重要なドキュメントはメールのスレッドに埋もれがちです。この機能を使えば、確認が必要なものを把握できます。

プロのヒント： リストを見るだけで終わらせず、すぐに確認する時間を予約しましょう。後回しにすると、どんどんたまってしまいます。

3. 重要な人を登録する

Vivaは、頻繁にやり取りする連絡先を提案し、重要な相手としてマークできるようにします。マークすると、その相手へのメール返信やタスクのフォローアップを促してくれます。

重要な理由： 大切な人とのつながりを保つことは重要です。顧客、チームメイト、上司など、定期的に連絡を取ることで違いが生まれます。

プロのヒント： まずは、特に重要な2-3人を選びましょう。選びすぎないようにしてください。

4. 昼休みを確保する

Viva Insightsでは、希望する昼休みの時間帯を設定できます。その時間帯には、集中時間や会議が提案されません。

重要な理由： きちんと休憩を取ることで、燃え尽きを防げます。簡単なことですが、つい休みを忘れがちです。

プロのヒント： カレンダーに「昼休み」の予定を定期的に追加して、ほかの人にもわかるようにしましょう。

5. 休暇の計画を立てる

休暇や休みを取る予定ですか？「休暇の計画」カードを使うと、次のことができます。

• 不在通知を設定する
• 一緒に仕事をする人に知らせる
• 休暇中の会議をキャンセルまたは辞退する
• 復帰後のキャッチアップ時間を確保する

重要な理由： 未完了のタスクや担当者のいない会議があると、休暇の前後にストレスが生じます。このチェックリストを使えば、休暇に入るときも戻るときもスムーズです。

プロのヒント： 半休のときにも活用しましょう。仕事との境界を整え直すのに役立ちます。

6. メールのエンゲージメントを追跡する

/ Microsoftが2023年に削除

Vivaでは、相手が実際にメールやドキュメントを開いたかどうかを確認できます。開封率や閲覧時間、添付ファイルが開かれたかどうかもわかります。

Actor AI AssistantのOutlook向けメール管理機能を確認する

重要な理由： これにより、何がうまくいっているかを把握できます。メールは読まれていますか？添付ファイルは開かれていますか？

プロのヒント： 開封率が低い場合は、件名を短くしたり、メールをもう一通送る代わりに短いメッセージでフォローアップしたりしてみましょう。

7. データのプライバシーを守る

Viva Insightsに表示される情報はすべて個人用です。上司には見えません。データはメールボックスから取得され、外部には保存されません。

Actor AI Assistantでは、データセキュリティも非常に重要です。

重要な理由： 誰も監視されていると感じたくはありません。このツールは、自分の習慣を改善するためのものであり、行動を追跡するためのものではありません。

始め方

OutlookでViva Insightsアドインをピン留めして、常に表示されるようにしましょう（ホームリボン → その他のコマンド → Viva Insights）。

設定で勤務時間と昼休みの希望を設定しましょう。

今週は、まず集中時間を1つ設定してみましょう。様子を見てみてください。

目指すのは完璧さではありません。より良い仕事の習慣を身につけ、定着させることです。