Letzte Aktualisierung: 17 November 2025

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie unser AI-Assistent-Bot („wir“, „unser“ oder „uns“) personenbezogene Daten sammelt, verwendet und weitergibt, um Nutzern bei digitalen Aufgaben zu helfen. Durch die Nutzung unserer Dienste stimmen Sie der Erhebung und Verwendung von Informationen gemäß dieser Richtlinie zu.

Mehr erfahren auf HIPAA-Compliance

Einleitung und Zweck

Unser AI-Assistent-Bot ist darauf ausgelegt, Nutzer bei verschiedenen digitalen Aufgaben zu unterstützen. Diese Richtlinie soll Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und schützen sowie über Ihre Rechte in Bezug auf diese Informationen.

Gesammelte Datenarten

Lesen Sie mehr über unsere  Datensicherheit  Praktiken (einschließlich Videos)

Wir können die folgenden Datentypen erfassen:

  • Personenbezogene Informationen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten. Dies sind die einzigen Daten, die wir speichern, verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung, um die Verbindung zu Ihnen herzustellen.
  • Datenkennungen: Kalender-, Ereignis- und Aufgabenkennungen (nicht Namen, nicht Beschreibungen) werden verwendet und gespeichert, um darauf zu verweisen, wenn die ursprünglichen Daten benötigt werden.
  • Interaktionsdaten: Chat- und Sprachinteraktionen mit dem KI-Assistenten, Nutzungsprofile, aufgabenbezogene Daten und Feedback. Wir speichern keine Kopie der Daten, auf die wir zugreifen, wenn wir Ihre Konten verbinden.
  • Geräteinformationen: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätetyp und Standort (falls aktiviert).
  • Cookies: Cookies und Tracking-Technologien, die verwendet werden, um die Benutzererfahrung zu verbessern und Präferenzen zu speichern.

Zweck der Datenerhebung

Die von uns erhobenen Daten werden verwendet, um:

  • Personalisierte Dienste und Antworten des KI-Assistenten bereitstellen, unter Verwendung eigener Datenanalysemethoden.
  • Die Genauigkeit und Funktionalität des KI-Bots verbessern. Wir speichern sie nicht, führen aber verschiedene A/B-Tests mit den Daten durch.
  • Nutzungsprofile analysieren, um die Benutzererfahrung zu verbessern.
  • Kundensupport bieten und Probleme beheben.
  • Gesetzliche Verpflichtungen erfüllen.

Die von uns erhobenen Daten  werden niemals verwendet  für die folgenden Zwecke:

  • Training, Entwicklung oder Verbesserung von großen Sprachmodellen (LLMs), künstlicher Intelligenz (KI) oder maschinellen Lernsystemen (ML).
  • Teilen, Verkaufen oder das Ziehen finanzieller Vorteile daraus, Ihre Daten Dritten zur Verfügung zu stellen.

Verknüpfung Ihres Google-Kontos:

  • Wir nutzen die Google Workspace API, um Ihre Daten zu analysieren. Diese Daten werden jedoch niemals zum Trainieren, Entwickeln oder Verbessern von Large Language Models (LLMs), künstlicher Intelligenz (KI) oder Machine-Learning-(ML-)Systemen verwendet.
  • Es werden keine Kopien Ihrer Daten gespeichert. Ihre Daten werden ausschließlich zum Zweck der Unterstützung bei bestimmten Aufgaben innerhalb der Funktionalität des Assistenten und nur während aktiver Datenverarbeitungsprozesse verarbeitet.

Feedback und mit ActorDo geteilte Daten

Wenn Sie sich entscheiden, Feedback über Actor zu senden (zum Beispiel durch das Melden eines Problems, das Bewerten einer Funktion oder das Anfordern von Verbesserungen), kann die App eingeschränkte, E-Mail-bezogene Informationen enthalten, um unserem Team zu helfen, das Problem schnell zu verstehen und zu beheben.
Dies kann Folgendes umfassen:

  • nicht-sensible Metadaten wie Nachrichten-ID, Label, Kategorie oder versuchte Aktion
  • E-Mail-Inhalte wie Betreff, Nachrichtentext und Absenderinformationen

Ihnen wird immer genau angezeigt, welche Informationen enthalten sind, bevor Sie Ihr Feedback absenden.
Sie können diese Informationen bearbeiten oder entfernen oder sich entscheiden, kein Feedback zu senden.

Feedback wird nur verwendet für:

  • Fehlerdiagnose
  • Verbesserung der Algorithmen und Funktionen von Actor
  • Verständnis des Nutzerverhaltens auf Systemebene

Feedback wird niemals für Werbung verwendet, an Dritte verkauft oder für Zwecke genutzt, die nichts mit der Verbesserung des Actor-Dienstes zu tun haben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung:  Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
  • Berechtigte Interessen:  Zur Bereitstellung, Verbesserung und Unterstützung unserer Dienste.
  • Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen:  Zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen.

Datenspeicherung und Aufbewahrung

Daten werden sicher auf unseren Servern oder auf Drittanbieterdiensten gespeichert, die den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach diesem Zeitraum werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

Datenweitergabe und Offenlegung

Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Wir können Daten jedoch mit folgenden Parteien teilen:

  • Dienstleister:  Vertrauenswürdige Drittanbieter, die uns beim Hosting, bei Analysen oder bei Verarbeitungsaufgaben unterstützen.
  • Gesetzliche Anforderungen:  Wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist oder zum Schutz unserer rechtlichen Interessen, können wir Ihre Daten an staatliche Stellen oder Aufsichtsbehörden weitergeben.
  • Unternehmensübertragungen:  Im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Vermögensverkaufs können Ihre Daten an das neue Unternehmen übertragen werden.

Lesen Sie mehr über unsere  Datensicherheit Praktiken.

Rechte der Nutzer

Nach den Datenschutzgesetzen haben Sie folgende Rechte an Ihren personenbezogenen Daten:

  • Zugriffsrecht:  Fordern Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten an, die wir über Sie speichern.
  • Recht auf Berichtigung:  Fordern Sie Korrekturen ungenauer oder unvollständiger Daten an.
  • Recht auf Löschung:  Fordern Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten an.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:  Bitten Sie uns, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit:  Fordern Sie Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format an, um sie an einen anderen Dienst zu übertragen.
  • Widerspruchsrecht:  Widersprechen Sie unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich zu Marketingzwecken.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: Entziehen Sie Ihre Einwilligung jederzeit, sofern anwendbar.

Datensicherheit

Diese Datensicherheitsrichtlinie ist eine Ergänzung unserer Datenschutzerklärung, um bewährte Verfahren im Zusammenhang mit den Daten, auf die wir für unsere Nutzer zugreifen und die wir verarbeiten, hervorzuheben.

Überblick

  1. Wir verpflichten uns zum Schutz Ihrer sensiblen Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Daten aus Kalenderereignissen, E-Mail-Informationen und Aufgaben.
  2. Alle sensiblen Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.
  3. Der Zugriff ist auf autorisiertes Personal für die von Ihnen ausdrücklich genehmigten Zwecke beschränkt.
  4. Wir geben Ihre Daten ohne Ihre Erlaubnis nicht an Dritte weiter.
  5. Sie können Ihre Daten jederzeit überprüfen, löschen oder den Zugriff widerrufen.
  6. Im Falle einer Sicherheitsverletzung werden wir betroffene Nutzer umgehend benachrichtigen und sofortige Abhilfemaßnahmen ergreifen.

1. Datenerhebung & -nutzung

  • Arten der erfassten Daten: Wir erfassen öffentliche Nutzerprofilinformationen: E-Mail-Adresse, Name und Telefonnummern und verschlüsseln diese Daten im Ruhezustand.
  • Datenkennungen: Wir speichern Datenkennungen von abgerufenen APIs (E-Mail-IDs, Kalender- & Ereignis-IDs, Aufgaben-IDs), die erforderlich sind, um Erinnerungen bereitzustellen und auf die Daten zu verweisen, wenn sie verwendet werden.
  • Sensible Daten: Personenbezogene Daten, Kalenderdaten, Notizen und vom Nutzer bereitgestellte Informationen, die wir speichern, werden in sicheren Umgebungen aufbewahrt, die branchenübliche Verschlüsselung verwenden.
  • Datenverwendung: Die gesammelten Daten dienen dazu, spezifische Funktionen bereitzustellen, wie Erinnerungen an Termine, E-Mail-Zusammenfassungen oder Aufgabenverwaltung, ähnlich wie ein echter Assistent an Ihrer Seite.

2. Datenschutzpraktiken

  • Verschlüsselung während der Übertragung: Alle zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern übertragenen Daten werden mittels Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt.
  • Verschlüsselung im Ruhezustand: Alle gespeicherten Daten, insbesondere sensible Daten, werden mit der branchenüblichen AES-256-Verschlüsselung gesichert.
  • Zugriffskontrollen: Wir setzen strenge Zugriffsrichtlinien durch, damit nur autorisiertes Personal Zugriff auf sensible Daten hat.
  • Authentifizierung: Wir unterstützen Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um eine zusätzliche Sicherheitsebene für Benutzerkonten zu bieten.
  • Sichere Cloud-Speicherung: Daten werden in sicheren Cloud-Umgebungen gehostet, darunter Google Cloud, Microsoft Azure und DigitalOcean. Diese Plattformen erfüllen internationale Datenschutzstandards wie ISO/IEC 27001 und gewährleisten so höchste Sicherheits- und Betriebsstandards.
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien: Unsere Cloud-Anbieter halten sich an GDPR, CCPA und andere globale Datenschutzbestimmungen, sodass Ihre Informationen in Umgebungen gespeichert und verarbeitet werden, die auf die strengsten Compliance-Anforderungen ausgelegt sind.

3. Datenschutzbestimmungen

  • Keine Datenweitergabe: Ihre Daten werden unter keinen Umständen an Dritte verkauft, weitergegeben oder vermietet.
  • Ausschluss vom LLM-Training: Ihre Daten werden nicht für das Training, die Entwicklung oder die Verbesserung großer Sprachmodelle (LLMs) verwendet. Die Verarbeitung von Text- oder Spracheingaben beschränkt sich ausschließlich auf die Erfüllung Ihrer konkreten Anfragen.
  • Verpflichtung zur Transparenz: Sie behalten das volle Eigentum an Ihren Daten. Wir stellen klare Werkzeuge bereit, mit denen Sie Ihre Daten jederzeit exportieren oder dauerhaft löschen können.

4. Datenspeicherung und -aufbewahrung

  • Sichere Speicherung: Ihre Daten werden auf sicheren Servern gespeichert, die internationalen Datenschutzstandards entsprechen.
  • Personenbezogene Daten aus verbundenen Konten: Wir speichern oder behalten keine Daten, die durch das Verbinden Ihrer Konten gewonnen werden. Gelesene Daten werden nur zur Ausführung erforderlicher Aufgaben verwendet.
  • Zugriff auf E-Mail, Kalender, Kontakte: Während unser System E-Mails, Kalenderereignisse oder Aufgabenlisten liest, speichern wir keine Kopie dieser Daten. Sie werden nur während der Verarbeitung im temporären Speicher unserer Softwaresysteme gelesen.
  • Aufbewahrungsrichtlinie: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Gelöschte Daten werden dauerhaft aus unseren Systemen entfernt.

5. Vorfallmanagement

  • Überwachung: Wir überwachen unsere Systeme kontinuierlich auf unbefugten Zugriff und potenzielle Schwachstellen.
  • Vorfallreaktion: Im Falle einer Sicherheitsverletzung benachrichtigen wir betroffene Nutzer umgehend und ergreifen sofort Maßnahmen, um das Problem zu beheben.

6. Benutzerrechte und Kontrolle

  • Datenkontrolle: Jeder Nutzer kann jederzeit seine eigenen Daten über das Kontodashboard ansehen, bearbeiten oder löschen.
  • Zugriff widerrufen: Nutzer können jederzeit den Zugriff auf Kalender, E‑Mail oder Aufgaben widerrufen. In Kombination mit einer Anfrage zur Datenlöschung stellt dies vollständigen Datenzugriff sicher.
  • Einwilligungsverwaltung: Sie können Ihre Zustimmungspräferenzen für bestimmte Funktionen und die Datennutzung aktualisieren.
  • Datenportabilität: Wir bieten Möglichkeiten, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu exportieren.
  • Eingeschränkter Zugriff: Der Zugriff auf sensible Daten ist auf autorisiertes Personal beschränkt und erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers. Für technische Zwecke sind diese Daten verschlüsselt und nicht im Klartext sichtbar.

7. Compliance

  • GDPR-Konformität: Wir halten die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) für Nutzer innerhalb der Europäischen Union ein.
  • CCPA-Konformität: Wir erfüllen den California Consumer Privacy Act (CCPA) für Nutzer in Kalifornien.

8. Sicherheitsfunktionen

  • Sichere APIs: Alle Integrationen mit Kalender, E-Mail und Aufgabenlisten verwenden sichere APIs mit OAuth 2.0-Authentifizierung.
  • Regelmäßige Prüfungen: Wir führen regelmäßige Sicherheitsprüfungen durch, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.