Oktober 2025 — Einblicke von Actor

Ich bin ein Datenmensch und spiele gerne mit Zahlen. Hier ist unsere erste Übersicht über Benutzerkonten bei Actor.

Wir haben über 1,75 Millionen E-Mails und Kalendereinträge von Fachleuten, die nutzen Actor, KI-Assistent für Posteingangs- und Kalenderverwaltung.

Einige Erkenntnisse haben uns überrascht:

• 📨 60 % der Posteingänge sind „Rauschen“ (Werbung + Benachrichtigungen)
• ⏱️ Median-Antwortzeit: 11 Std. 7 Min., aber die schnellste war 27 Sekunden
• 📓 Am Freitag ist die niedrigste Antwortrate
• 💬 Längster E-Mail-Verlauf: 88 Antworten
• 📅 Einige haben teilgenommen 92 Besprechungen in einer Woche! (eigentlich nicht sicher, ob sie teilgenommen haben oder einfach nicht erschienen sind)

Wir haben dies aufgebaut, um zu verstehen, wie reale Nutzer mit Kommunikationsüberlastung umgehen.
Wir würden gerne hören: Was raubt Ihnen am meisten Zeit — E-Mails oder Meetings?

Erkenntnisse aus über 1.750.000 E-Mails und Kalendereinträgen

Monatliche Produktivitätstrends am Arbeitsplatz von echten Fachleuten

Jeden Monat analysieren wir bei Actor aggregierte und anonymisierte Aktivitäten aus Tausenden verbundenen Gmail- und Outlook-Konten, um zu verstehen, wie vielbeschäftigte Berufstätige tatsächlich arbeiten.
Heute veröffentlichen wir das Produktivitätsbericht Oktober 2025, das umfasst 1,75M+ E-Mails, Antworten, Nachverfolgungen und Kalendereinträge.

Warum veröffentlichen wir das?
Fachleute, Journalist:innen und Content-Erstellende suchen regelmäßig nach Antworten auf Fragen wie:

• Wie viel E-Mail‑Lärm erhalten Menschen heute?
• Was ist eine normale Antwortzeit bei der Arbeit?
• Haben Menschen wirklich zu viele Meetings – oder ist es nur ein Gefühl?
• An welchem Wochentag gibt es die meisten E‑Mail‑Aktivitäten?
• Wann antworten Menschen am wahrscheinlichsten?
• Wie sieht „E‑Mail‑Überlastung“ tatsächlich in Zahlen aus?

Dieser Bericht liefert datenbasierte Antworten, keine Spekulation.

Nachfolgend die bemerkenswertesten Muster aus dem Oktober-Datensatz.

Das Posteingangsrauschen ist größer denn je: 60,1 % aller E-Mails

Fast zwei Drittel des Posteingangsvolumens stammen von Werbung (45,7%) und Benachrichtigungen (15%).

Das bedeutet, dass der Posteingang des durchschnittlichen Berufstätigen von Nachrichten dominiert wird, die sind nicht handlungsrelevant und erfordern keine Entscheidung.
Für Teams, die von Kommunikation überwältigt sind, macht dies eine einfache Wahrheit deutlich: Das Postfach ist nicht das Problem – das Rauschen ist es.

Mittwochs und donnerstags sind die geschäftigsten E-Mail-Tage

Wie in den Vormonaten erreicht das E-Mail-Aufkommen Mitte der Woche seinen Höhepunkt:

• Mittwoch ist der aktivste Tag
• Montag, Dienstag und Donnerstag folgen knapp dahinter
• Freitag zeigt einen deutlichen Rückgang
• An den Wochenenden ist es vergleichsweise ruhig

Dieses Muster ist wichtig für Journalisten und Creator, die Inhalte über Arbeitskultur und Produktivitätszyklen erstellen.

Follow-up-Verhalten: Dienstags und mittwochs am stärksten ausgeprägt

Falls Sie sich jemals gefragt haben, wann Sie am wahrscheinlichsten eine Antwort erhalten: die Daten sind eindeutig:

• Gesamte Antwortwahrscheinlichkeit: 67,71 %
• Beste Tage für Follow-ups: Dienstag und Mittwoch
• Schlechtester Tag: Freitag (keine Überraschung)

Fachleute, die Vertriebsansprachen, Einstellungs‑E-Mails, PR-Pitches oder Follow-ups im Customer Success planen, können dies als Richtwert nutzen.

Antwortzeit-Benchmarks: Median = 11 Std. 7 Min.

Das ist eine der meistgesuchten Fragen im Internet:

„Was ist eine normale Antwortzeit bei der Arbeit?“

Im Oktober:

• Mittlere Antwortzeit: 11 Stunden, 7 Minuten
• Schnellste Antwort: 27 Sekunden

Dieser Bereich spiegelt die Realität moderner Arbeit wider: Menschen reagieren, aber nicht sofort.
Er legt außerdem nahe, dass die Erwartung „sofortiger Antworten“ unrealistisch ist.

Besprechungen nehmen zu. 5107 Online-Meetings erkannt

Das Volumen an Online-Meetings bleibt hoch:

• Google Meet: 43% bei Meetings
• Microsoft Teams: 38%
• Zoom: 19%

Der am stärksten ausgelastete aufgezeichnete Kalender 92 Termine in einer einzigen Woche, was zeigt, wie extrem manche Arbeitsbelastungen sind.

Auffälligkeiten im Posteingang, die erwähnenswert sind

Diese Erkenntnisse sind für Journalistinnen und Journalisten sowie Kreative gedacht, die nach ungewöhnlichen Datenpunkten zum Verhalten am Arbeitsplatz suchen:

• Größter verarbeiteter Posteingang: 19.226 Beförderungen
• Längster E-Mail-Verlauf: 88 Antworten
• Die meisten E-Mails, die eine Person an einem Tag erhalten hat: 1.211

Solche Extreme bieten oft überzeugende Aufhänger für Berichte über Burnout, Hypervernetzung oder moderne Kommunikationsnormen.

Auswirkung: 739 Tage eingesparte Zeit

Bei allen Actor-Nutzenden im Oktober:

• 1.993.716 E-Mails wurden automatisch kategorisiert
• 353.218 E-Mail-Aufgaben wurden extrahiert und hervorgehoben
• Geschätzte eingesparte Zeit: 739 Personentage
• Entwürfe von Antworten und vorgeschlagene Aktionen verringerten die kognitive Belastung deutlich

Für Teams, die mit dem E-Mail-Aufkommen nicht Schritt halten können, zeigen diese Zahlen die tatsächliche Wirkung von Automatisierung.

Notizen nach der Veröffentlichung

Nach Veröffentlichung dieser Infografik stellten wir einige wichtige Punkte fest, die erwähnenswert sind:

• Junk-/Archiv-/Papierkorb-Ordner in Gmail und Outlook werden vollständig ignoriert
• Einige Nutzer haben Einstellungen, die E-Mails tatsächlich direkt in diese Ordner verschieben; diese sollten dennoch weiterhin als Promotion (höchstwahrscheinlich) betrachtet werden

Dies ist die erste Version unserer aggregierten, anonymisierten Datenauswertung. Wir planen, diese monatlich zu erstellen und wollen sie weiter verbessern.

Wenn Sie Ideen oder Ergänzungen haben, die in diese Statistik aufgenommen werden sollten, lassen Sie es mich hier oder per E‑Mail wissen.