Oktober 2025 Einblicke von Actor
Ich bin ein Datenmensch und spiele gern mit Zahlen, daher hier unsere erste Übersicht über Nutzerkonten bei Actor.
Wir haben über 1,75 Millionen E‑Mails und Kalendereinträge von Fachleuten, die Actor, KI-Assistent für Posteingangs- und Kalenderverwaltung.
Einige Erkenntnisse haben uns überrascht:
- 📨 60 % der Posteingänge sind „Rauschen“ (Werbung + Benachrichtigungen)
- ⏱️ Median‑Antwortzeit: 11 Std. 7 Min., aber die schnellste war 27 Sekunden
- 📓 Freitag hat die niedrigste Antwortrate
- 💬 Längster E‑Mail‑Verlauf: 88 Antworten
- 📅 Einige Personen sind beigetreten 92 Meetings in einer Woche! (eigentlich nicht sicher, ob sie beigetreten sind oder es nur übersprungen haben)
Wir haben dies entwickelt, um zu verstehen, wie echte Nutzer mit Kommunikationsüberflutung umgehen.
Wir würden gerne von Ihnen hören: Was raubt Ihnen am meisten Zeit — E‑Mails oder Meetings?
Erkenntnisse aus über 1.750.000 E-Mails und Kalendereinträgen
Monatliche Produktivitätstrends am Arbeitsplatz von echten Fachleuten
Jeden Monat analysiert Actor aggregierte und anonymisierte Aktivitäten von Tausenden verbundenen Gmail- und Outlook-Konten, um zu verstehen, wie vielbeschäftigte Fachleute tatsächlich arbeiten.
Heute veröffentlichen wir den Produktivitätsbericht Oktober 2025, 1,75 Mio.+ E‑Mails, Antworten, Nachverfolgungen und Kalendereinträge.
Warum veröffentlichen wir das?
Weil Fachleute, Journalisten und Content-Ersteller ständig nach Antworten auf Fragen wie die folgenden suchen:
- Wie viel E-Mail-Lärm erhalten Menschen heute?
- Wie lange ist die normale Antwortzeit bei der Arbeit?
- Haben Menschen wirklich zu viele Meetings — oder ist das nur ein Gefühl?
- Welcher Wochentag hat den meisten E-Mail-Verkehr?
- Wann antworten Menschen am wahrscheinlichsten?
- Wie sieht „E-Mail-Überlastung" eigentlich zahlenmäßig aus?
Dieser Bericht liefert datenbasierte Antworten, nicht Vermutungen.
Nachfolgend die auffälligsten Muster aus dem Oktober-Datensatz.
Das Postfachrauschen ist höher denn je: 60,1 % aller E-Mails
Fast zwei Drittel des Posteingangsvolumens stammen von Werbung (45,7 %) und Benachrichtigungen (15 %).
Das bedeutet, dass der Posteingang des durchschnittlichen Fachmanns von Nachrichten dominiert wird, die sind nicht handlungsrelevant und erfordern keine Entscheidungen.
Für Teams, die von Kommunikation überflutet sind, zeigt dies eine einfache Wahrheit: Das Postfach ist nicht das Problem — das Rauschen ist es.
Mittwochs und donnerstags sind die geschäftigsten E-Mail-Tage
Wie in den Vormonaten steigt das E-Mail-Volumen in der Wochenmitte an:
- Mittwoch ist der aktivste Tag
- Montag, Dienstag und Donnerstag folgen dicht dahinter
- Am Freitag ist ein deutlicher Rückgang zu verzeichnen
- An den Wochenenden bleibt es vergleichsweise ruhig
Dieses Muster ist wichtig für Journalisten und Content-Ersteller, die Inhalte zu Arbeitskultur und Produktivitätszyklen erstellen.
Nachverfolgungsverhalten: Dienstags und mittwochs am stärksten
Falls Sie sich jemals gefragt haben, wann Sie höchstwahrscheinlich eine Antwort erhalten, sagen die Daten eindeutig:
- Gesamte Antwortwahrscheinlichkeit: 67,71 %
- Beste Tage für Follow-ups: Dienstag und Mittwoch
- Schlechtester Tag: Freitag (keine Überraschung)
Fachleute, die Vertriebsansprachen, Einstellungs‑E‑Mails, PR-Anschreiben oder Follow-ups im Customer Success planen, können dies als Richtwert verwenden.
Median = 11 Std. 7 Min.
Das ist eine der am häufigsten online gesuchten Fragen:
„Was ist eine normale Antwortzeit bei der Arbeit?“
Im Oktober:
- Median-Antwortzeit: 11 Stunden, 7 Minuten
- Schnellste Antwort: 27 Sekunden
Diese Spanne spiegelt die Realität moderner Arbeit wider: Menschen reagieren, aber nicht sofort.
Sie legt außerdem nahe, dass Erwartungen an „sofortige Antworten“ unrealistisch sind.
Meetings nehmen zu. 5107 Online-Meetings erkannt
Die Anzahl der Online-Meetings bleibt hoch:
- Google Meet: 43% der Meetings
- Microsoft Teams: 38%
- Zoom: 19%
Der meistausgelastete Kalender verzeichnete 92 Termine in einer einzigen Woche, was zeigt, wie extrem manche Arbeitsbelastungen sind.
Bemerkenswerte Auffälligkeiten im Posteingang
Diese Erkenntnisse sind für Journalisten und Creator gedacht, die ungewöhnliche Daten zum Verhalten am Arbeitsplatz suchen:
- Größter verarbeiteter Posteingang: 19.226 Beförderungen
- Längster E-Mail-Verlauf: 88 Antworten
- Die meisten E‑Mails, die eine Person an einem Tag erhält: 1211
Solche Extremwerte bieten oft fesselnde Aufhänger für Berichte über Burnout, Hyperkonnektivität oder moderne Kommunikationsnormen.
Auswirkung: 739 Tage eingesparte Zeit
Über alle Actor-Nutzer hinweg im Oktober:
- 1.993.716 E‑Mails wurden automatisch kategorisiert
- 353.218 E‑Mail‑Aufgaben wurden extrahiert und hervorgehoben
- Geschätzte eingesparte Zeit: 739 Personentage
- Entwürfe von Antworten und vorgeschlagene Aktionen haben die kognitive Belastung erheblich reduziert
Für Teams, die mit hohem E-Mail-Aufkommen kämpfen, zeigen diese Zahlen, welche Auswirkungen Automatisierung haben kann.
Anmerkungen nach der Veröffentlichung
Nach der Veröffentlichung dieser Infografik haben wir einige wichtige Punkte festgestellt, die erwähnenswert sind:
- Die Spam-, Archiv- und Papierkorbordner sowohl in Gmail als auch in Outlook werden vollständig ignoriert
- Bei einigen Nutzern verschieben Konfigurationen E‑Mails direkt in diese Ordner; diese sollten höchstwahrscheinlich dennoch als „Promotion“ eingestuft werden
Dies ist die erste Version unserer aggregierten anonymen Datenauswertung. Wir planen, diese monatlich zu erstellen und zu verbessern.
Wenn Sie Ideen oder Dinge haben, die Ihrer Meinung nach in diese Statistik aufgenommen werden sollten, lassen Sie es mich hier oder per E-Mail wissen.