Wie man als Assistenz der Geschäftsführung proaktiv ist
Assistenzkräfte der Geschäftsführung sind für Geschäftsführer, Manager und Direktoren sehr wichtig. Ihre Unterstützung ist sehr wertvoll, auch wenn sie nicht immer sichtbar ist.
Wie Sie als EA proaktiv sind, wenn Sie freie Zeit haben
Als Assistenz der Geschäftsführung geht es nicht immer nur darum, auf Aufgaben zu reagieren. Die besten Gelegenheiten, sich zu beweisen, sind oft dann, wenn es ruhig ist und Sie Ihre freie Zeit nutzen, um vorauszuplanen.
Als ich für eine Weile mit Virtual Assistants gearbeitet habe, wusste ich es zu schätzen, wenn sie eigene Vorschläge machten, statt auf Aufgaben zu warten. Besonders, wenn sie stundenweise bezahlt wurden.
Hier sind ein paar einfache Möglichkeiten, proaktiv zu sein:
- Kalender und Posteingang prüfen – Schauen Sie vorausschauend nach anstehenden Meetings, Fristen oder Reisen. Erkennen Sie Konflikte oder fehlende Details, bevor sie zu Problemen werden.
- Dateien und Notizen aufräumen – Organisieren Sie Dokumente, aktualisieren Sie Kontaktlisten oder erstellen Sie Zusammenfassungen. Ein aufgeräumtes System spart später Zeit.
- Offene Punkte nachverfolgen – Hat noch jemand nicht geantwortet? Schicken Sie eine freundliche Erinnerung. So bleiben Projekte in Bewegung.
- Informationen im Voraus vorbereiten – Entwerfen Sie Gesprächspunkte, erstellen Sie eine Checkliste oder sammeln Sie Materialien, die Ihre Führungskraft bald brauchen wird.
- Lernen und weiterentwickeln – Nutzen Sie freie Zeit, um ein Tool oder einen Prozess zu meistern, der Sie effizienter macht.
- Hilfe anbieten – Ein einfaches „Gibt es etwas, das ich Ihnen abnehmen kann?“ zeigt Initiative und schafft Vertrauen.
Freie Zeit ist keine verschwendete Zeit – sie ist Ihre Chance, vorauszudenken, Probleme zu verhindern und das Leben Ihres Vorgesetzten zu erleichtern.
Nutzen Sie das, worauf Sie bereits Zugriff haben
Sie haben doch Zugriff auf ihren Kalender, ihre Aufgaben und E-Mails, oder? Dann ruhen Sie sich nicht darauf aus. Gehen Sie sie durch.
Werfen Sie einen Blick auf den Kalender: Sind alle Meetings klar? Haben sie die richtigen Links, Orte oder Notizen? Vielleicht können Sie ein kurzes Briefing vorbereiten, damit Ihr Chef gut vorbereitet in das Meeting geht.
Prüfen Sie die Aufgabenliste: ist es unordentlich? Können Sie Wichtiges sortieren, fehlende Informationen ergänzen oder Erinnerungen einstellen? Allein ein bisschen Aufräumen kann ihnen später Zeit sparen.
Dann die Posteingang: markieren Sie die wichtigen Dinge, entwerfen Sie ein oder zwei Antworten und prüfen Sie, ob E-Mails eine Nachverfolgung benötigen. Manchmal macht schon das Zusammenfassen ähnlicher E-Mails einen großen Unterschied.
Und wenn Sie danach immer noch nichts Dringendes sehen? Erstellen Sie einen kleinen Zeitbericht.
Zum Beispiel: „Letzte Woche haben Sie 12 Stunden in Meetings verbracht und nur 3 Stunden mit konzentrierter Arbeit.“ Solche Erkenntnisse können ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.
Proaktiv sein heißt nicht, aus Prinzip beschäftigt zu bleiben. Es bedeutet, kleine Dinge zu erkennen, die Sie jetzt tun können und die das Leben später erleichtern.