Wie man als Executive Assistant proaktiv ist

Executive Assistants sind für Führungskräfte, Manager und Direktoren sehr wichtig. Ihre Unterstützung ist äußerst wertvoll, auch wenn sie nicht immer sichtbar ist.

Wie man als Assistenz proaktiv ist, wenn man freie Zeit hat

Als Executive Assistant geht es nicht immer nur darum, auf Aufgaben zu reagieren. Die besten Momente, um zu glänzen, sind oft dann, wenn Ruhe herrscht und Sie Ihre freie Zeit nutzen, um vorauszuplanen.

Als ich zeitweise mit virtuellen Assistenten gearbeitet habe, schätzte ich es, wenn sie eigene Initiative zeigten, statt auf Aufgaben zu warten. Besonders, wenn sie nach Stunden bezahlt wurden.

Hier sind einige einfache Wege, proaktiv zu sein:

• Kalender und Posteingang prüfen – Blicken Sie voraus auf bevorstehende Meetings, Fristen oder Reisen. Erkennen Sie Konflikte oder fehlende Details, bevor sie zu Problemen werden.
• Dateien und Notizen aufräumen – Organisieren Sie Dokumente, aktualisieren Sie Kontaktlisten oder bereiten Sie Zusammenfassungen vor. Ein aufgeräumtes System spart später Zeit.
• Offene Punkte nachverfolgen – Hat jemand noch nicht geantwortet? Schicken Sie eine freundliche Erinnerung. Das hält Projekte in Bewegung.
• Informationen im Voraus vorbereiten – Verfassen Sie Gesprächspunkte, erstellen Sie eine Checkliste oder sammeln Sie Materialien, die Ihr Vorgesetzter bald benötigen wird.
• Lernen und verbessern – Nutze Leerlaufzeiten, um ein Werkzeug oder einen Prozess zu beherrschen, der dich effizienter macht.
• Hilfe anbieten – Ein einfaches „Gibt es etwas, das ich dir abnehmen kann?“ zeigt Initiative und stärkt das Vertrauen.

Freie Zeit ist keine verschwendete Zeit – sie ist Ihre Chance, vorauszudenken, Probleme zu verhindern und das Leben Ihrer Führungskraft zu erleichtern.

Nutzen Sie, worauf Sie bereits Zugriff haben

Sie haben doch bereits Zugriff auf ihren Kalender, ihre Aufgaben und E-Mails, oder? Dann sitzen Sie nicht nur drauf – arbeiten Sie sie durch.

Schauen Sie sich den Kalenderan: Sind alle Meetings klar? Haben sie die richtigen Links, Orte oder Notizen? Vielleicht können Sie eine kurze Zusammenfassung vorbereiten, damit Ihr Chef vorbereitet hereinkommt.

Überprüfen Sie die Aufgabenliste: Ist sie unordentlich? Können Sie das Dringende sortieren, fehlende Informationen ergänzen oder Erinnerungen setzen? Allein ein bisschen Aufräumen kann ihnen später Zeit sparen.

Dann die Posteingang: Markieren Sie die wichtigen Dinge, entwerfen Sie eine oder zwei Antworten und prüfen Sie, ob E-Mails eine Nachverfolgung benötigen. Manchmal macht es einen großen Unterschied, ähnliche E-Mails zusammenzufassen.

Und wenn Sie danach immer noch nichts Dringendes sehen? Machen Sie einen kleinen Zeitbericht.

Zum Beispiel: „Letzte Woche haben Sie 12 Stunden in Meetings und nur 3 Stunden mit fokussierter Arbeit verbracht.“ Solche Erkenntnisse können ihnen helfen, klüger zu arbeiten.

Proaktiv sein bedeutet nicht, aus Prinzip beschäftigt zu bleiben. Es geht darum, kleine Dinge zu erkennen, die Sie jetzt tun können und die das Leben später erleichtern.