Wie man als Executive Assistant proaktiv handelt
Executive Assistants sind für Führungskräfte, Manager und Direktoren sehr wichtig. Ihre Unterstützung ist sehr wertvoll, auch wenn sie nicht immer sichtbar ist.
Wie man als Assistenz proaktiv ist, wenn man freie Zeit hat
Als Executive Assistant geht es nicht immer nur darum, auf Aufgaben zu reagieren. Die besten Gelegenheiten, zu glänzen, sind oft dann, wenn es ruhig ist und Sie Ihre freie Zeit nutzen, um vorauszuplanen.
Als ich zeitweise virtuelle Assistenten nutzte, habe ich es geschätzt, wenn sie eigene Initiative zeigten, statt auf Aufgaben zu warten. Besonders wenn sie nach Stunden bezahlt wurden.
Hier sind ein paar einfache Möglichkeiten, proaktiv zu sein:
- Prüfen Sie Kalender und Posteingang – Schauen Sie nach bevorstehenden Meetings, Fristen oder Reisen. Erkennen Sie Konflikte oder fehlende Details, bevor sie zu Problemen werden.
- Räumen Sie Dateien und Notizen auf – Organisieren Sie Dokumente, aktualisieren Sie Kontaktlisten oder bereiten Sie Zusammenfassungen vor. Ein aufgeräumtes System spart später Zeit.
- Verfolgen Sie offene Punkte nach – Hat jemand noch nicht geantwortet? Senden Sie eine freundliche Erinnerung. So bleiben Projekte in Bewegung.
- Bereiten Sie Informationen im Voraus vor – Entwerfen Sie Gesprächspunkte, erstellen Sie eine Checkliste oder sammeln Sie Materialien, die Ihr Vorgesetzter bald benötigen wird.
- Lernen und verbessern – Nutzen Sie Ausfallzeiten, um ein Tool oder einen Prozess zu meistern, der Sie effizienter macht.
- Hilfe anbieten – Ein einfaches „Kann ich Ihnen etwas abnehmen?“ zeigt Initiative und schafft Vertrauen.
Freie Zeit ist keine verschwendete Zeit – sie ist Ihre Chance, vorauszudenken, Probleme zu verhindern und das Leben Ihrer Führungskraft zu erleichtern.
Nutzen Sie, worauf Sie bereits Zugriff haben
Sie haben doch bereits Zugriff auf ihren Kalender, ihre Aufgaben und E-Mails, oder? Dann sitzen Sie nicht einfach drauf – gehen Sie sie durch.
Schauen Sie sich den Kalenderan: Sind alle Meetings klar? Haben sie die richtigen Links, Orte oder Notizen? Vielleicht können Sie ein kurzes Briefing vorbereiten, damit Ihre Chefin oder Ihr Chef vorbereitet erscheint.
Überprüfen Sie die Aufgabenliste: Ist sie unordentlich? Können Sie das Dringende sortieren, fehlende Informationen ergänzen oder Erinnerungen setzen? Ein bisschen Aufräumen kann ihnen später Zeit sparen.
Und dann die Posteingang: Markieren Sie das Wichtige, entwerfen Sie eine oder zwei Antworten und prüfen Sie, ob E-Mails ein Follow-up benötigen. Manchmal macht allein das Gruppieren ähnlicher E-Mails einen großen Unterschied.
Und wenn Sie nach alldem immer noch nichts Dringendes sehen? Machen Sie einen kurzen Zeiterfassungsbericht.
Zum Beispiel: „Letzte Woche haben Sie 12 Stunden in Meetings und nur 3 Stunden mit konzentrierter Arbeit verbracht.“ Solche Erkenntnisse können ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten.
Proaktiv sein bedeutet nicht, aus Prinzip beschäftigt zu bleiben. Es bedeutet, kleine Dinge zu erkennen, die Sie jetzt tun können und die das Leben später erleichtern.