Office-Produktivität

Wie Sie als Executive Assistant proaktiv handeln

17. September 2025 Noch keine Kommentare

Assistenzkräfte der Geschäftsführung sind für Führungskräfte, Manager und Direktoren sehr wichtig. Ihre Unterstützung ist sehr wertvoll, auch wenn sie nicht immer sichtbar ist.

Wie Sie als EA proaktiv sind, wenn Sie freie Zeit haben

Als Assistenz der Geschäftsführung geht es nicht immer nur darum, auf Aufgaben zu reagieren. Die besten Gelegenheiten, sich zu zeigen, sind oft, wenn es ruhig ist und Sie Ihre freie Zeit nutzen, um vorzuarbeiten.

Bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten habe ich es geschätzt, wenn sie eigene Initiative zeigten, statt auf Aufgaben zu warten. Besonders wenn sie stundenweise bezahlt wurden.

Hier sind ein paar einfache Möglichkeiten, proaktiv zu sein:

  • Kalender und Posteingang prüfen – Werfen Sie einen Blick auf bevorstehende Meetings, Fristen oder Reisen. Erkennen Sie Konflikte oder fehlende Details, bevor sie zu Problemen werden.
  • Dateien und Notizen aufräumen – Organisieren Sie Dokumente, aktualisieren Sie Kontaktlisten oder erstellen Sie Zusammenfassungen. Ein aufgeräumtes System spart später Zeit.
  • Offene Punkte nachverfolgen – Hat noch niemand geantwortet? Schicken Sie eine freundliche Erinnerung. So bleiben Projekte in Bewegung.
  • Informationen im Voraus vorbereiten – Entwerfen Sie Gesprächspunkte, erstellen Sie eine Checkliste oder sammeln Sie Materialien, die Ihr Chef bald benötigen wird.
  • Lernen und Weiterentwicklung – Nutzen Sie Leerlaufzeiten, um ein Tool oder einen Prozess zu beherrschen, der Sie effizienter macht.
  • Unterstützung anbieten – Ein einfaches "Gibt es etwas, das ich Ihnen abnehmen kann?" zeigt Initiative und schafft Vertrauen.

Freie Zeit ist keine verschwendete Zeit — sie ist Ihre Chance, vorauszudenken, Probleme zu verhindern und das Leben Ihrer Führungskraft zu erleichtern.

Nutzen Sie, worauf Sie bereits Zugriff haben

Sie haben doch bereits Zugriff auf ihren Kalender, ihre Aufgaben und E-Mails, oder? Dann setzen Sie sich nicht einfach hin — gehen Sie sie durch.

Schauen Sie sich den Kalenderan: Sind alle Meetings klar? Haben sie die richtigen Links, Orte oder Notizen? Vielleicht können Sie ein kurzes Briefing vorbereiten, damit Ihre Führungskraft gut vorbereitet in die Termine geht.

Überprüfen Sie das Aufgabenliste: Ist es unübersichtlich? Können Sie Dringendes priorisieren, fehlende Informationen ergänzen oder Erinnerungen setzen? Ein bisschen Aufräumen kann ihnen später Zeit sparen.

Dann die Posteingang: markieren Sie Wichtiges, verfassen Sie eine oder zwei Antwortentwürfe und prüfen Sie, ob E-Mails eine Nachverfolgung benötigen. Manchmal macht das Gruppieren ähnlicher E-Mails schon einen großen Unterschied.

Und wenn Sie danach immer noch nichts Dringendes sehen? Machen Sie einen kurzen Zeitbericht.

Zum Beispiel: „Letzte Woche haben Sie 12 Stunden in Meetings und nur 3 Stunden mit konzentrierter Arbeit verbracht.“ Solche Erkenntnisse können ihnen helfen, klüger zu arbeiten.

Proaktiv sein bedeutet nicht, aus Gründen der Geschäftigkeit beschäftigt zu bleiben. Es geht darum, kleine Dinge zu erkennen, die Sie jetzt tun können und die später das Leben erleichtern.

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