Was macht Viva Insights zu einem guten Outlook-Add-in?

Unsere Postfächer, Kalender und Chatverläufe können leicht unsere besten Absichten für konzentrierte Arbeit, klare Grenzen und gesunde Zusammenarbeit untergraben.

Hier kommen Viva Insights für Outlook ins Spiel.

Handlungsorientierte, persönliche Einblicke direkt in Ihrem E-Mail-Client einzubetten, hilft Ihnen, Zeit zurückzugewinnen, sinnvolle Arbeiten zu priorisieren und Ihr Wohlbefinden zu schützen.
Im Folgenden finden Sie Hauptfunktionen Informationen zu Viva Insights: wie sie funktionieren, welchen Nutzen sie bringen und praktische Tipps für die Nutzung.

1. Fokuszeit automatisch buchen

Öffnen Sie den Viva Insights-Bereich in Outlook und suchen Sie die Karte „Zeit zum Fokussieren buchen“. Sie schlägt verfügbare Zeitfenster in Ihrem Kalender vor und ermöglicht es Ihnen, diese mit einem Klick zu blockieren.

Sie können diese Zeitblöcke auch umbenennen. Statt des generischen „Fokuszeit“ nennen Sie ihn beispielsweise „Vorbereitung Verkaufsgespräch“ oder wie auch immer Sie tatsächlich arbeiten.

Actor Daily Agenda hilft Ihnen, den Überblick zu behalten

Warum überhaupt? E-Mails und Benachrichtigungen zerstören Ihre Produktivität. Ununterbrochene Zeitblöcke helfen Ihnen, echte Arbeit zu erledigen.

Profi-Tipp: Schalten Sie während dieser Zeiträume in Teams die Einstellung „Nicht stören“ ein. Behandeln Sie sie tatsächlich als nicht verfügbare Zeit.

2. Dokumente nachholen

/ 2023 von Microsoft entfernt

Die Karte „Aufholen bei Dokumenten“ zeigt Ihnen Dateien, die in E‑Mails der letzten 14 Tage geteilt wurden und die Sie noch nicht geöffnet haben.

Prüfen Sie die Tagesagenda, die vom Actor‑KI‑Assistenten bereitgestellt wird.

Sie sehen, woher jedes Dokument stammt, und können direkt im Bereich Zeit zur Durchsicht einplanen.

Warum das wichtig ist: Wichtige Dokumente gehen in E‑Mail‑Verläufen unter. Das hilft Ihnen, den Überblick über das zu behalten, was Sie prüfen müssen.

Profi-Tipp: Bestätigen Sie die Liste nicht nur. Planen Sie die Prüfzeit sofort ein, sonst häuft es sich weiter an.

3. Wichtige Personen markieren

Viva schlägt Kontakte vor, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten, und ermöglicht es Ihnen, sie als wichtig zu markieren. Sobald Sie das tun, erinnert es Sie daran, deren E‑Mails und Aufgaben nachzuverfolgen.

Warum das wichtig ist: Der Kontakt zu wichtigen Personen ist entscheidend. Ob Kunden, Teamkollegen oder Ihre Führungskraft – regelmäßige Austauschpunkte machen einen Unterschied.

Profi-Tipp: Wählen Sie zunächst 2–3 besonders wirkungsvolle Personen. Übertreiben Sie es nicht.

4. Ihre Mittagspause schützen

Sie können Ihre bevorzugten Mittagspausenzeiten in Viva Insights festlegen. Während dieser Zeiten werden weder Fokuszeiten noch Meetings vorgeschlagen.

Warum das wichtig ist: Eine echte Pause verhindert Burnout. Das ist einfach, aber leicht zu vernachlässigen.

Profi-Tipp: Fügen Sie Ihrem Kalender ein wiederkehrendes Ereignis „Mittagspause“ hinzu, damit auch andere es sehen.

5. Ihre Abwesenheit planen

Gehen Sie in Urlaub oder nehmen Sie sich einen freien Tag? Die Karte „Ihre Abwesenheit planen“ hilft Ihnen:

• Richten Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein
• Benachrichtigen Sie Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten
• Meetings während Ihrer Abwesenheit absagen oder ablehnen
• Planen Sie Zeit zum Aufarbeiten nach Ihrer Rückkehr

Warum das wichtig ist: Unfertige Aufgaben und verwaiste Meetings verursachen vor und nach der Abwesenheit Stress. Diese Checkliste macht das Weggehen und Zurückkehren reibungsloser.

Profi-Tipp: Nutzen Sie diese Checkliste auch für halbe freie Tage. Sie hilft, Grenzen neu zu setzen.

6. E-Mail-Engagement verfolgen

/ 2023 von Microsoft entfernt

Viva zeigt Ihnen, ob Personen Ihre E-Mails und Dokumente tatsächlich geöffnet haben. Sie sehen Öffnungsraten, Lesezeit und ob Anhänge angesehen wurden.

E-Mail-Verwaltung für Outlook mit Actor AI Assistant prüfen

Warum das wichtig ist: Das hilft Ihnen zu verstehen, was funktioniert. Lesen die Leute Ihre E-Mails? Öffnen sie Anhänge?

Profi-Tipp: Niedrige Öffnungsraten? Versuchen Sie kürzere Betreffzeilen oder folgen Sie mit einer kurzen Nachricht anstelle einer weiteren E-Mail.

7. Ihre Daten bleiben privat

Alles, was Viva Insights Ihnen zeigt, ist persönlich. Ihr Manager kann es nicht sehen. Die Daten stammen aus Ihrem Postfach und werden nicht extern gespeichert.

Datensicherheit ist beim Actor AI Assistant ebenfalls sehr wichtig.

Warum das wichtig ist: Niemand möchte sich überwacht fühlen. Dieses Tool dient dazu, Ihre eigenen Gewohnheiten zu verbessern, nicht zur Überwachung.

Erste Schritte

Heften Sie das Viva Insights-Add-In in Outlook an, damit es immer sichtbar ist (Start-Menüband → Weitere Befehle → Viva Insights).

Legen Sie Ihre Arbeitszeiten und Mittagspräferenzen in den Einstellungen fest.

Beginnen Sie diese Woche mit einem Fokusblock. Sehen Sie, wie es läuft.

Das Ziel ist nicht Perfektion. Es geht darum, bessere Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln, die Bestand haben.