Was macht Viva Insights zu einem guten Outlook-Add-in?

Unsere Postfächer, Kalender und Chatverläufe können leicht unsere besten Absichten für konzentrierte Arbeit, klare Grenzen und gesunde Zusammenarbeit untergraben.

Hier kommt Viva Insights für Outlook ins Spiel.

Handlungsorientierte, persönliche Einblicke direkt in Ihren E-Mail-Client einzubetten, um Ihnen zu helfen, Zeit zurückzugewinnen, sinnvolle Arbeit zu priorisieren und Ihr Wohlbefinden zu schützen.
Im Folgenden finden Sie Top-Funktionen Informationen zu Viva Insights: wie sie funktionieren, welchen Nutzen sie bringen und praktische Tipps zur Nutzung.

1. Fokuszeit automatisch buchen

Öffnen Sie das Viva Insights-Fenster in Outlook und suchen Sie die Karte „Zeit zum Fokussieren buchen“. Sie schlägt verfügbare Zeitfenster in Ihrem Kalender vor und ermöglicht es Ihnen, diese mit einem Klick zu blockieren.

Sie können diese Zeitblöcke auch umbenennen. Statt des generischen „Fokuszeit“ nennen Sie ihn z. B. „Vorbereitung auf Verkaufsgespräch“ oder wie auch immer Sie tatsächlich arbeiten.

Actor Daily Agenda hilft Ihnen, den Überblick zu behalten

Warum sich die Mühe machen? E-Mails und Benachrichtigungen töten Ihre Produktivität. Ununterbrochene Zeitblöcke helfen Ihnen, echte Arbeit zu erledigen.

Profi-Tipp: Schalten Sie während dieser Zeitfenster in Teams auf ‚Nicht stören‘. Behandeln Sie sie wirklich als nicht verfügbare Zeit.

2. Dokumente nachholen

/ 2023 von Microsoft entfernt

Die Karte „Auf Dokumente aufholen“ zeigt Ihnen Dateien, die in E-Mails der letzten 14 Tage geteilt wurden und die Sie noch nicht geöffnet haben.

Tägliche Agenda des Actor-KI-Assistenten prüfen

Sie können sehen, woher jedes Dokument stammt und direkt im Bereich Zeit zur Durchsicht einplanen.

Warum das wichtig ist: Wichtige Dokumente gehen in E-Mail-Threads unter. Das hilft Ihnen, den Überblick über das, was Sie überprüfen müssen, zu behalten.

Profi-Tipp: Nehmen Sie die Liste nicht nur zur Kenntnis. Planen Sie die Durchsicht sofort ein, sonst wächst sie weiter an.

3. Wichtige Personen markieren

Viva schlägt Kontakte vor, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten, und ermöglicht es Ihnen, diese als wichtig zu markieren. Sobald Sie das tun, erinnert es Sie daran, zu deren E-Mails und Aufgaben nachzufassen.

Warum das wichtig ist: Mit wichtigen Personen in Kontakt zu bleiben ist entscheidend. Ob Kunden, Teamkollegen oder Ihr Vorgesetzter – regelmäßige Kontaktpflege macht den Unterschied.

Profi-Tipp: Wählen Sie 2–3 besonders wichtige Personen zum Start. Übertreiben Sie es nicht.

4. Schützen Sie Ihre Mittagspause

Sie können Ihre bevorzugten Mittagszeiten in Viva Insights einstellen. Während dieser Zeiten werden keine Fokuszeiten oder Meetings vorgeschlagen.

Warum das wichtig ist: Eine echte Pause verhindert Burnout. Sie ist einfach – und leicht zu überspringen.

Profi-Tipp: Fügen Sie ein wiederkehrendes „Mittagessen“-Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu, damit auch andere es sehen.

5. Planen Sie Ihre Abwesenheit

Gehen Sie in den Urlaub oder nehmen Sie sich frei? Die Karte „Planen Sie Ihre Abwesenheit“ hilft Ihnen dabei:

• Richten Sie Ihre Abwesenheitsmitteilung ein
• Benachrichtigen Sie die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten
• Sagen Sie während Ihrer Abwesenheit Termine ab oder lehnen Sie sie ab
• Planen Sie Nachholzeit für Ihre Rückkehr

Warum das wichtig ist: Unerledigte Aufgaben und verwaiste Termine verursachen vor und nach der Abwesenheit Stress. Diese Checkliste macht das Weggehen und Zurückkehren reibungsloser.

Profi-Tipp: Nutzen Sie das auch bei halben freien Tagen. Es hilft, Grenzen neu zu setzen.

6. Verfolgen Sie das E-Mail-Engagement

/ 2023 von Microsoft entfernt

Viva zeigt Ihnen, ob Personen Ihre E-Mails und Dokumente tatsächlich geöffnet haben. Sie können Öffnungsraten, die Lesezeit und sehen, ob Anhänge angesehen wurden.

E-Mail-Management für Outlook mit Actor AI Assistant überprüfen

Warum das wichtig ist: Das hilft Ihnen zu verstehen, was funktioniert. Lesen die Leute Ihre E-Mails? Öffnen sie Anhänge?

Profi-Tipp: Niedrige Öffnungsraten? Probieren Sie kürzere Betreffzeilen oder schicken Sie eine kurze Nachfassnachricht statt einer weiteren E-Mail.

7. Ihre Daten bleiben privat

Alles, was Viva Insights Ihnen zeigt, ist persönlich. Ihre Führungskraft kann es nicht einsehen. Die Daten stammen aus Ihrem Postfach und werden nicht extern gespeichert.

Datensicherheit ist beim Actor AI Assistant ebenfalls sehr wichtig.

Warum das wichtig ist: Niemand möchte sich überwacht fühlen. Dieses Tool dient dazu, Ihre eigenen Gewohnheiten zu verbessern, nicht zur Überwachung.

So legen Sie los

Heften Sie das Viva Insights-Add‑in in Outlook an, damit es immer sichtbar ist (Registerkarte 'Start' → Weitere Befehle → Viva Insights).

Legen Sie in den Einstellungen Ihre Arbeitszeiten und Ihre Mittagspausenpräferenzen fest.

Starten Sie diese Woche mit einem Fokusblock. Sehen Sie, wie es läuft.

Das Ziel ist nicht Perfektion. Es geht darum, bessere Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln, die dauerhaft halten.