Was macht Viva Insights zu einem guten Outlook-Add-in?
Unsere Postfächer, Kalender und Chatverläufe können leicht unsere besten Absichten für konzentrierte Arbeit, klare Grenzen und gesunde Zusammenarbeit untergraben.
Dabei helfen Viva Insights für Outlook.
Handlungsorientierte, persönliche Erkenntnisse direkt in Ihrem E-Mail-Client einzubetten, um Ihnen zu helfen, Zeit zurückzugewinnen, sinnvolle Arbeit zu priorisieren und Ihr Wohlbefinden zu schützen.
Unten finden Sie die Hauptfunktionen über Viva Insights: wie sie funktionieren, welchen Nutzen sie bringen und praktische Tipps zur Verwendung.
1. Fokuszeit automatisch buchen
Öffnen Sie den Viva Insights-Bereich in Outlook und suchen Sie die Karte „Zeit zum Fokussieren buchen“. Sie schlägt verfügbare Zeitfenster in Ihrem Kalender vor und ermöglicht es Ihnen, sie mit einem Klick zu blockieren.
Sie können diese Blöcke auch umbenennen. Statt des generischen „Fokuszeit“ nennen Sie es „Vorbereitung Verkaufspräsentation“ oder wie auch immer Sie tatsächlich arbeiten.
Actor Daily Agenda hilft Ihnen, den Überblick zu behalten
Warum sich die Mühe machen? E-Mails und Benachrichtigungen töten Ihre Produktivität. Ununterbrochene Zeitblöcke helfen Ihnen, echte Arbeit zu erledigen.
Profi-Tipp: Schalten Sie während dieser Blöcke in Teams „Nicht stören“ ein. Behandeln Sie sie wirklich als nicht verfügbare Zeit.
2. Bei Dokumenten aufholen
/ 2023 von Microsoft entfernt
Die Karte „Dokumente nachholen“ zeigt Ihnen Dateien, die in E-Mails in den letzten 14 Tagen geteilt wurden und die Sie noch nicht geöffnet haben.
Prüfen Sie die tägliche Agenda, bereitgestellt vom Actor AI Assistant
Sie können sehen, wo jedes Dokument herkommt, und direkt im Bereich Zeit einplanen, um es zu prüfen.
Warum das wichtig ist: Wichtige Dokumente gehen in E-Mail-Threads unter. Das hilft Ihnen, den Überblick über das zu behalten, was Sie prüfen müssen.
Profi-Tipp: Bestätigen Sie die Liste nicht nur. Planen Sie die Prüfzeit sofort ein, sonst sammelt es sich weiter an.
3. Wichtige Personen markieren
Viva schlägt Kontakte vor, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten, und erlaubt Ihnen, sie als wichtig zu markieren. Sobald Sie das tun, erinnert es Sie daran, auf ihre E-Mails und Aufgaben nachzufassen.
Warum das wichtig ist: Der Kontakt zu wichtigen Personen ist entscheidend. Ob Kunden, Teamkollegen oder Ihre Führungskraft — regelmäßige Gespräche machen einen Unterschied.
Profi-Tipp: Wählen Sie 2–3 Personen mit hoher Wirkung als Anfangspunkt. Übertreiben Sie es nicht.
4. Ihre Mittagspause schützen
Sie können Ihre bevorzugten Mittagszeiten in Viva Insights einstellen. In diesen Zeiten werden keine Fokuszeiten oder Meetings vorgeschlagen.
Warum das wichtig ist: Eine echte Pause verhindert Burnout. Es ist einfach, aber leicht zu überspringen.
Profi-Tipp: Fügen Sie ein wiederkehrendes „Mittagessen“-Ereignis zu Ihrem Kalender hinzu, damit es auch für andere sichtbar ist.
5. Ihre Abwesenheit planen
Gehen Sie in Urlaub oder nehmen Sie sich einen freien Tag? Die Karte „Planen Sie Ihre Abwesenheit“ hilft Ihnen dabei:
- Richten Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein
- Informieren Sie Ihre Kollegen
- Besprechungen während Ihrer Abwesenheit absagen oder ablehnen
- Planen Sie Zeit zum Nachholen für Ihre Rückkehr
Warum das wichtig ist: Unfertige Aufgaben und verwaiste Meetings verursachen vor und nach der Abwesenheit Stress. Diese Checkliste erleichtert das Verlassen und Zurückkehren.
Profi-Tipp: Verwenden Sie dies sogar für halbe freie Tage. Es hilft, Grenzen neu zu setzen.
6. E-Mail‑Engagement verfolgen
/ 2023 von Microsoft entfernt
Viva zeigt Ihnen, ob Personen Ihre E-Mails und Dokumente tatsächlich geöffnet haben. Sie sehen Öffnungsraten, Lesezeit und ob Anhänge angesehen wurden.
E-Mail-Verwaltung für Outlook mit Actor AI Assistant prüfen
Warum das wichtig ist: Dies hilft Ihnen zu verstehen, was funktioniert. Lesen die Leute Ihre E-Mails? Öffnen sie Anhänge?
Profi-Tipp: Niedrige Öffnungsraten? Versuchen Sie kürzere Betreffzeilen oder folgen Sie mit einer kurzen Nachricht statt einer weiteren E-Mail nach.
7. Ihre Daten bleiben privat
Alles, was Viva Insights Ihnen zeigt, ist persönlich. Ihre Führungskraft kann es nicht sehen. Die Daten stammen aus Ihrem Postfach und werden nicht extern gespeichert.
Datensicherheit ist mit Actor AI Assistant ebenfalls sehr wichtig.
Warum das wichtig ist: Niemand möchte sich überwacht fühlen. Dieses Tool dient dazu, Ihre eigenen Gewohnheiten zu verbessern, nicht zum Tracking.
So legen Sie los
Heften Sie das Viva Insights-Add-in in Outlook an, damit es immer sichtbar ist (Start-Menüband → Weitere Befehle → Viva Insights).
Legen Sie Ihre Arbeitszeiten und Mittagspräferenzen in den Einstellungen fest.
Beginnen Sie diese Woche mit einem Fokusblock. Sehen Sie, wie es läuft.
Das Ziel ist nicht Perfektion. Es geht darum, bessere Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln, die Bestand haben.