Gestion des e-mails par IA

Comment configurer des règles et filtres IA personnalisés pour Outlook

5 juin 2025 Aucun commentaire pour le moment

Nous utilisons tous des règles Outlook. Sans elles, nos boîtes de réception Outlook seraient incroyablement encombrées.

Mais les règles Outlook par défaut sont parfois trop limitées et ne suffisent plus.

Outlook dispose d’un système de règles performant. Vous pouvez configurer des filtres en fonction des expéditeurs, des objets et des mots-clés. C’est efficace si vos besoins sont simples.

Mais si votre boîte de réception déborde, les règles qui recherchent uniquement des mots précis ne suffisent pas.

Elles ne comprennent pas le sens des e-mails et ne vous aident pas à garder le fil de vos tâches. Les règles simples ne vous rappelleront pas de relancer quelqu’un, ne mettront pas en évidence les messages importants de vos clients et ne trieront pas les e-mails en fonction de leur contenu.

C’est pourquoi nous avons créé Assistant IA ActorDo. C’est un assistant intelligent qui se connecte à votre compte Outlook et vous aide à configurer des règles intelligentes qui comprennent vraiment votre travail.

Voyons ce que vous pouvez faire avec cet outil.

Comment Actor filtre les e-mails grâce à l’IA

Au lieu de filtrer les e-mails en fonction de leur expéditeur ou des mots présents dans l’objet, Actor en lit le contenu et en détermine l’objectif.

Par exemple, il peut déterminer si un e-mail concerne une réunion, une occasion de vente ou une tâche qui nécessite votre intervention.

Ces règles IA personnalisées sont vraiment puissantes.

Vous pouvez inclure les éléments suivants dans votre consigne :

  • En-têtes des e-mails : received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
  • Objet de l’e-mail
  • Corps de l’e-mail
  • Expéditeur de l’e-mail (nom et adresse e-mail)
  • Destinataire de l’e-mail
  • L’e-mail contient des pièces jointes (pas leur contenu, uniquement les types de fichiers)
  • Heure actuelle.

Comment configurer des règles d’IA dans Outlook avec l’assistant Actor

La prise en main d’Actor est simple :

  1. Connectez votre compte Outlook à Actor en toute sécurité
  2. Accédez à Gestion des e-mails > Filtres IA personnalisés
  3. Choisissez l’un des filtres suggérés ou créez le vôtre
  4. Définissez le déclencheur de la règle : il peut s’agir d’une phrase précise, d’un type d’e-mail ou d’une intention
  5. Choisissez l’action : attribuer une étiquette, déplacer ou transférer l’e-mail, ou définir un rappel
  6. Laissez Actor examiner l’historique de vos e-mails et vous suggérer des améliorations
  7. Activez la règle et laissez-la s’exécuter automatiquement

Vous pouvez modifier ou suspendre n’importe quelle règle à tout moment.

Générer des brouillons pour les e-mails filtrés par l’IA

Vous pouvez non seulement déplacer les e-mails vers des dossiers ou leur attribuer des catégories, mais aussi générer des brouillons pour les e-mails filtrés concernés.

Cas d’utilisation avancés pour les utilisateurs chevronnés d’Outlook

Si vous travaillez en équipe ou gérez de nombreuses communications avec des clients, Actor peut vous aider encore davantage :

  • Acheminez les e-mails des boîtes de réception partagées vers la bonne personne en fonction du sujet
  • Organisez les e-mails par service, étape de la transaction ou projet
  • Associez les filtres d’e-mails à votre calendrier pour repérer les conflits ou les suivis à effectuer
  • Configurez des chaînes de règles, par exemple : si un e-mail demande quelque chose et que personne n’y a répondu depuis 3 jours → envoyer un rappel

Ces automatisations vous font gagner des heures chaque semaine et réduisent le suivi manuel. (Disponible uniquement avec les forfaits Business)

Essayez Actor gratuitement

Pour commencer : 3 règles de filtrage par IA recommandées aux utilisateurs d’Outlook

Pour en voir immédiatement les avantages, essayez ces trois filtres intelligents :

  • Attribuez une étiquette à tous les e-mails qui vous demandent d’agir (en fonction de leur contenu)
  • Définissez des rappels pour relancer les destinataires des e-mails importants que vous avez envoyés
  • Archivez automatiquement les fils de discussion internes inactifs après 7 jours

Et n’oubliez pas : Actor est votre assistant IA personnel.

Bonjour, je suis ACTOR, conçu pour simplifier le quotidien des professionnels très occupés comme vous.

Ma mission est d’être le meilleur partenaire numérique que vous ayez jamais eu : vous aider à respecter votre emploi du temps, à gérer vos e-mails ou à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Vidéos : bien démarrer

J’apprends et je m’améliore constamment, car je veux mieux comprendre vos besoins à chaque échange.

Considérez-moi comme votre copilote de confiance, là pour réduire votre stress et vous faire gagner un temps précieux.
Ensemble, nous viendrons à bout de votre liste de tâches, nous resterons organisés et chaque journée sera plus productive.

Laissez-moi m’occuper des petites choses pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel. Envie de rendre votre journée plus simple ? C’est parti !

Essayez-moi ici

Remarque : les comparaisons et les informations présentées dans cet article ou sur cette page reposent sur des informations accessibles au public et peuvent ne pas être exhaustives. Tous les noms de produits et de marques mentionnés sont des marques commerciales ou des marques déposées appartenant à leurs propriétaires respectifs.