メールの下書きを作成するための文体ガイド
AIにはさまざまな活用方法があります。
その一つが、メールの作成を手助けすることです。たとえば、 受信したメールへの返信です。
メールが自分で書いたように見えるよう、自分らしい文体で書くことが大切です。
ここでは、次のようなAIツールに指示を追加する方法をご紹介します。 チャットGPT, ジェミニ, クロード または、ほかにお使いのツールでも同様です。
トーン・オブ・ボイスが重要な理由
メールに返信する際、特に仕事上のやり取りや慎重さが求められる場面では、何を伝えるかと同じくらい、どのような言葉で伝えるかが重要です。
自分らしい文体を使えば、個人やブランド、会社のイメージに合った、自然で一貫性のあるコミュニケーションを保てます。
親しみやすくくだけた表現、簡潔で要点を押さえた表現、あるいは配慮が行き届いた詳細な表現など、AIはそのスタイルに合わせて対応できます。 適切に指示すればそして実際、これはAIツールを使ううえで最も重要なポイントです。
AIに自分のトーンを教える方法
カスタムモデルをトレーニングしたり、複雑なコードを書いたりする必要はありません。これを実現するのに、GoogleやMicrosoftのような企業である必要もありません。
ChatGPT、Gemini、Claudeのような汎用AIツールの多くは、明確な指示によく応えてくれます。指示を出すための簡単な方法をいくつかご紹介します。
1. サンプルを用意する
自分が書いたメールの例をいくつかAIに見せましょう。たとえば、次のように伝えられます。
「私が普段どのようにメールを書いているか、こちらを参考にしてください。私の口調や構成に合わせてください。」
ジョンさん、最新情報をありがとうございます。金曜日までに書類を確認して、改めてご連絡します。そちらで何か変更があればお知らせください。よろしくお願いします。アレックス
具体的な参考例を示すことで、AIがあなたの口調に合わせやすくなり、今後の返信にも反映されます。
2. トーンの指示を明確に加える
プロンプトを入力するときは、どのような雰囲気の返答にしてほしいかも伝えましょう。たとえば、次のように指示できます。
「このメールに、私が普段書くような、プロフェッショナルで親しみやすい口調で返信してください。簡潔にまとめ、お礼の言葉を入れてください。」
さらに具体的に指示するなら、次のようにできます。
「自信があり、わかりやすい表現にしてください。余計な言葉は避け、100語以内にまとめてください。」
3. ペルソナに基づくプロンプトを使う
ツールによっては、「ペルソナ」やカスタム指示を設定できます。たとえば、次のように書けます。
「あなたは私の文章作成アシスタントです。親切で、少しくだけていながらも、常に敬意を持ち、わかりやすさを重視する私らしい口調で、メールの返信を手伝ってください。」
ツールで設定できる場合は、これをカスタム指示として保存しましょう（たとえばChatGPTでは、設定の「カスタム指示」から設定できます）。
よくある落とし穴とその回避方法
- プロンプトが抽象的すぎる： 指示なしに「このメールに返信して」と頼むだけでは、無難で機械的な返答になりがちです。
- AIの下書きを何度も編集しすぎる： AIの出力をいつも書き直しているなら、プロンプトを更新するか、より適切なトーンの例を示すことを検討しましょう。
- 文脈の不足： メールのスレッド全体を共有するか、背景を要約すると、AIの精度が上がります。
上級者向けのヒント：時間をかけて入力プロンプトを微調整しましょう。
メールの返信にAIを継続的に使うなら、再利用できるプロンプトのテンプレートをいくつか作っておきましょう。たとえば、次のようなものです。
- 会議後のフォローアップ返信
- お礼と次のステップを簡潔に伝える
- 依頼を丁寧に断る
こうしたテンプレートを使えば、時間を節約し、コミュニケーションのスタイルを一貫させることができます。
ヒント：ActorDOでこれらの指示を使って、メールの下書き作成やラベル付けを自動化できることをご存じでしたか？
