GoogleとOutlookのカレンダーを統合するには？

カレンダーを1つ管理するだけでも、すでに大変です。

Google カレンダー、Outlook の仕事用カレンダー、個人用カレンダー、家族のカレンダー、さらに共有カレンダーをいくつか管理していると、すぐに混乱してしまいます。

カレンダーを1つ確認して、予定は空いていると思います。
ところが、別のアカウントには同じ時間に会議が入っていることを思い出します。

こうして予定がダブルブッキングしてしまいます。

本当の問題は、カレンダーアプリがもう1つ必要だということではありません。ほとんどの人はすでに Google カレンダーや Outlook カレンダーを使っています。本当の問題は、次の点です。

空き時間が、あまりにも多くのカレンダーに分散しているのです。

これは、ActorDoで解決に取り組み始めた問題です。その一環として、 「デイリーアジェンダ」セクション.

GoogleカレンダーとOutlookカレンダーをまとめるメリット

今では、1つのカレンダーだけで生活している人は多くありません。

たとえば、次のようなカレンダーを使っているかもしれません。

• 仕事用のOutlookカレンダー
• 個人用のGoogleカレンダー
• 家族のカレンダー
• チーム共有のカレンダー
• プロジェクトのカレンダー
• 別の会社やクライアントの追加アカウント

それぞれのカレンダーに表示されるのは、あなたの時間の一部だけです。

でも、誰かに聞かれたときには、 「明日の午後2時は空いていますか？」、 全体を把握する必要があります。

すべてのカレンダーを1つにまとめる必要はありません。
すべてのカレンダーを横断して、実際の空き状況を確認できる場所が1つあれば十分です。

複数のカレンダーを使うときによくある問題

多くのカレンダーツールでは、ほかのカレンダーを接続したり、登録したりできますが、それでも次のような簡単な質問に答えるのは難しいことがあります。

• 来週の火曜日は本当に空いている？
• 予定が重なっている会議はある？
• この時間をブロックしているカレンダーはどれ？
• 集中して作業するための2時間を確保できますか？
• 仕事の予定と個人的な予定が重なっていますか？
• すべてのアカウントを通して、実際の1週間の予定はどのようになっていますか？

GoogleとOutlookの両方を使っている場合は、さらに難しくなります。

たとえば、Outlookの仕事用カレンダーでは空きになっていても、個人用のGoogleカレンダーには歯医者の予約が入っていることがあります。逆に、Googleカレンダーでは空いているように見えても、Outlookのカレンダーには顧客との打ち合わせが入っていることもあります。

つまり、空き状況はどこかで確認できても、把握しやすいとは限りません。

カレンダーをまとめることは、カレンダーアプリを置き換えることではありません

ActorDoが置き換えるべきものだとは考えていません Google カレンダー または Outlook カレンダー。私は個人的に、さまざまな仕事や顧客、プロジェクトでそれらを使っていますが、とても使いやすいです。

これらのツールは、予定の作成、参加者の招待、会議の管理、デバイスとの同期にすでに優れています。

ActorDoはそれらとは異なります。

カレンダーの上にアシスタント機能を加える、というのがその考え方です。

別のカレンダーアプリを目指すのではなく、ActorDoは次の質問に答えるお手伝いをします。

「すべてのカレンダーを横断した、実際の空き状況は？」

それが主な違いです。

ActorDoのカレンダー機能でできること

ActorDoの新しいカレンダー機能は、3つのシンプルな考え方を軸に作られています。

1. 複数のアカウントのカレンダーをまとめて表示する

GoogleとOutlookのアカウントを連携でき、各アカウントには1つ以上のカレンダーを設定できます。

たとえば、次のようなメッセージです。

• Googleの個人用カレンダー
• Googleの家族用カレンダー
• Outlookの仕事用カレンダー
• Outlookのプロジェクト用カレンダー
• 共有の会社カレンダー

選択したカレンダーをまとめて表示できるため、複数のアカウントにまたがる予定を把握できます。

個人用と仕事用のカレンダーを分けている場合は、特に便利です。

［スクリーンショット：連携済みカレンダーの選択画面］

2. 予定の重複を確認する

特に便利な機能の1つが、予定の重複検出です。

選択したカレンダーを確認して、時間が重なっている予定を見つけられます。

たとえば、次のようなメッセージです。

仕事の通話予定が、個人的な用事と30分重なっています。

予定をただ重ねて表示するのではなく、ActorDoは何が起きているのかを説明します。

• どの予定が重なっているか
• 予定が重なる時間
• 関係するアカウント／カレンダー
• その競合が重要そうかどうか

問題がストレスになる前に気づけるようになります。

［スクリーンショット：カレンダーの予定重複表示］

3. 複数のカレンダーから集中できる時間を見つける

もう1つ便利なのが、空き時間を見つける機能です。

1つのカレンダーだけを見て、空いている時間があると判断するだけでは不十分です。別のアカウントでは、その時間がすでに予定で埋まっているかもしれません。

選択したカレンダーを横断して確認し、実際に確保できる集中作業の時間帯を提案します。

たとえば、次のようなメッセージです。

今週は金曜日の09:00から11:00が、最もまとまった空き時間になりそうです。

集中して取り組む作業や事務作業、計画、執筆など、中断されずに時間を確保したいことに活用できます。

［スクリーンショット：集中できる時間帯の提案］

例：個人用のGoogleカレンダーと仕事用のOutlookカレンダー

次のような使い方を想像してみてください。

• 仕事の会議はOutlookに入っています
• 個人的な予定はGoogleカレンダーに入っています
• 家族の予定は別の共有Googleカレンダーに入っています

通常の方法では、すべてのカレンダーを手作業で確認する必要があるかもしれません。

ActorDoでは、それらのカレンダーを選択して、まとめて表示できるはずです。

そうすれば、Actorが次のような質問に答えるのをサポートできます。

• 「来週、予定が重なっていますか？」
• 「明日はいつ空いていますか？」
• 「集中して作業できる90分を見つけてください。」
• 「どの日が比較的空いていますか？」
• 「仕事関連の予定だけを表示してください。」
• 「この会議の予定を変更できますか？」

これにより、カレンダー画面は単なる予定表以上に役立つものになります。

ちょっとした計画アシスタントになるのです。

なぜこれが重要なのか

アカウントが増えるほど、予定を把握しきれなくなりがちです。

予定の重複を見落とすこともあります。
本当は空いていないのに、会議を引き受けてしまうこともあります。
集中して作業する時間を確保できないままになることもあります。
カレンダーを手作業で確認するのに、時間をかけすぎてしまうこともあります。

GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを統合するメリットは、単なる利便性だけではありません。

時間をより有効に使い、より良い判断を下せるようサポートします。

現在構築しているもの

ActorDoのカレンダー機能の最初のバージョンでは、次の点に重点を置いています。

• 選択したGoogleカレンダーとOutlookカレンダーをまとめて表示する
• 複数のアカウントの空き状況を表示する
• 重複する予定を検出する
• スケジュールの競合を一覧表示する
• 集中作業や作業時間の枠を提案する
• Actorにスケジュールについて質問できる

意図的にシンプルな設計にしています。

カレンダーアプリを完全に置き換えるものを作ろうとしているわけではありません。
実際にいつ空いているのかを、より把握しやすくする方法を提供します。

最後に

カレンダーを1つしか使っていない場合は、大きな問題に感じないかもしれません。

しかし、Google、Outlook、仕事用、個人用、家族用、共有のカレンダーに予定が分散していると、もはやカレンダーは1つとは言えません。

生活の全体像が分断されて見えている状態です。

ActorDoは、そうした予定を1つにまとめ、最も重要な質問に答えられるようにすることを目指しています。

「実際のところ、いつ空いている？」