Zgodność z HIPAA

ActorDO, jako system zaplecza, który napędza inteligentnego asystenta AI, jest zgodny z HIPAA.

Oto wszystko, co warto wiedzieć o zgodności Actor z HIPAA.

Nasze podejście do zgodności z HIPAA

• Zasady i procedury: Przegląd wewnętrznych zasad opracowanych w celu spełnienia standardów HIPAA.
• Środki ochrony danych: Podsumowanie zabezpieczeń technicznych (szyfrowanie, kontrola dostępu, dzienniki audytowe).
• Zabezpieczenia administracyjne: Szkolenia pracowników, oceny ryzyka, obowiązki inspektora ds. zgodności.
• Zabezpieczenia fizyczne: Bezpieczeństwo centrów danych, zabezpieczenia sprzętu.

Jeśli korzystasz z poczty e-mail lub kalendarza jako jeden z poniższych podmiotów, możesz bezpiecznie używać Actor jako zgodnego z przepisami asystenta AI oraz rozwiązania do obsługi poczty e-mail i kalendarza.

• Świadczeniodawcy opieki zdrowotnej
  • Lekarze 
  • Kliniki 
  • Psychologowie 
  • Dentyści 
  • Chiropraktycy 
  • Domy opieki 
  • Apteki 
  • Plan opieki zdrowotnej  
• Firmy ubezpieczeniowe oferujące ubezpieczenie zdrowotne
  • organizacje HMO 
  • Firmowe plany opieki zdrowotnej 
  • Rządowe plany opieki zdrowotnej 

Zasady Actor dotyczące zgodności z HIPAA

Zasady i procedury	Zobacz poniżej
Środki ochrony danych	Wszystko w sekcji „Bezpieczeństwo danych”
Zabezpieczenia administracyjne
Zabezpieczenia fizyczne	Wszelkie fizyczne nośniki danych, którymi zarządzamy, są objęte naszą polityką bezpieczeństwa danych

Actor chroni wszelkie dane, które mogą stanowić informacje o stanie zdrowia pozwalające zidentyfikować konkretną osobę:

• Imiona i nazwiska oraz daty urodzenia 
• Daty dotyczące urodzenia, śmierci lub harmonogramu leczenia pacjenta, a także związane z jego chorobą i opieką medyczną 
• Dane kontaktowe, takie jak numery telefonów, adresy pocztowe i adresy e-mail. 
• Numery ubezpieczenia społecznego 
• Numery dokumentacji medycznej 
• Fotografie i obrazy cyfrowe 
• Odciski palców i nagrania głosu 
• Każda inna forma unikalnego identyfikatora lub numeru konta 

Jeśli informacje te są dostępne w treści wiadomości e-mail odczytywanych przez Actor, stosujemy następujące procedury.

ACTOR nie przechowuje żadnych danych na naszych serwerach ani w bazach danych. Pobieramy dane, przetwarzamy je w pamięci i natychmiast usuwamy. Nieprzechowywanie danych to najbezpieczniejszy sposób zapewnienia zgodności z przepisami.
ACTOR nie wykorzystuje danych do trenowania modeli AI ani uczenia maszynowego. Dane nie są wykorzystywane do trenowania żadnych modeli uczenia maszynowego ani AI — ani wewnętrznych, ani należących do podmiotów zewnętrznych.
ACTOR nie udostępnia treści Twoich wiadomości e-mail żadnym osobom. Nasz zespół programistyczny ani biznesowy nie ma dostępu do treści Twoich wiadomości e-mail.

Umowa z partnerem biznesowym (BAA)

Jako dostawca usług SaaS zgodnych z HIPAA rozumiemy kluczową rolę umowy Business Associate Agreement (BAA) w zapewnianiu zgodności z przepisami HIPAA

Jeśli jest to wymóg w Twojej firmie, możemy podpisać umowę określającą nasze obowiązki w zakresie ochrony Twoich chronionych informacji o stanie zdrowia (PHI) i zapewniającą, że obie strony przestrzegają wymogów HIPAA.

Nasze zobowiązanie

• My podpisujemy umowę BAA ze wszystkimi podmiotami objętymi regulacjami i partnerami biznesowymi, którzy korzystają z naszego rozwiązania SaaS i przetwarzają chronione informacje medyczne (PHI).
• Nasza umowa BAA zawiera wszystkie wymagane klauzule HIPAA i jest zgodna z najnowszymi standardami regulacyjnymi.
• Rygorystycznie egzekwujemy zasady i mechanizmy kontrolne opisane w umowie BAA, aby chronić Twoje dane.
• Zapewniamy, że wszyscy podwykonawcy i strony trzecie, które mogą mieć dostęp do PHI, również przestrzegają wymogów HIPAA na podstawie podobnych umów.

Jak wystąpić o umowę BAA

• Wystarczy skontaktować się z naszym zespołem pomocy technicznej lub ds. zgodności pod adresem alex@actordo.com
• Udostępnimy wzór umowy BAA do wglądu i podpisu.
• Umowy BAA są dostępne w ramach planów biznesowych Actor.
• Po podpisaniu umowa BAA zostanie włączona do umowy z klientem, zapewniając ochronę prawną obu stronom.

Informacje o zgodności z HIPAA 

Audyty zgodności z HIPAA mogą być trudne i zakłócać zwykły przebieg dnia pracy. Oto kilka pytań, na które możesz odpowiedzieć z wyprzedzeniem, aby lepiej zrozumieć, czego możesz się spodziewać podczas audytu zgodności z HIPAA: 

• Kto ma dostęp do PHI/ePHI? 
  • Nikt. W naszych systemach nie są przechowywane żadne dane z poczty e-mail ani kalendarza.
    
• Czy regularnie przeprowadzacie audyty uprawnień, aby mieć pewność, że są aktualne? 
  • Tak
    
• Czy macie 100% pewności, że nie przechowujecie ePHI, o którym nie wiecie? 
  • Tak. Nieprzechowywanie żadnych danych to pierwszy i najlepszy sposób na zapewnienie zgodności z przepisami.
    
• Czy możecie z łatwością zidentyfikować wszystkie działania dotyczące plików zawierających ePHI? 
  • Rejestrujemy wszystkie działania użytkowników, które mogą umożliwić dostęp do ePHI.
    
• Czy stosujecie standardowe praktyki bezpieczeństwa?
  • Oczywiście. Przedstawiono tu środki kontroli technicznej i bezpieczeństwa danych

Wewnętrzne zasady i procedury

Utrzymujemy kompleksowe zasady i procedury, które zapewniają stałą zgodność z przepisami HIPAA, w tym:

• Oceny ryzyka: Regularne oceny służące identyfikowaniu potencjalnych podatności dotyczących chronionych informacji o stanie zdrowia (PHI) i ograniczaniu związanego z nimi ryzyka.
• Kontrola dostępu: Ścisłe procedury określające, kto może uzyskiwać dostęp do PHI, w zależności od stanowiska i zakresu obowiązków.
• Zarządzanie incydentami: Określone procedury wykrywania i zgłaszania incydentów lub naruszeń bezpieczeństwa oraz reagowania na nie.
• Szkolenia pracowników: Obowiązkowe szkolenia z zakresu zgodności z HIPAA dla wszystkich pracowników, zwiększające świadomość w zakresie prywatności i bezpieczeństwa danych.
• Standardy postępowania z danymi: Jasne wytyczne dotyczące bezpiecznego gromadzenia, przechowywania, przesyłania i usuwania PHI na każdym etapie jej cyklu życia.

Okresowo weryfikujemy i aktualizujemy nasze zasady, aby uwzględniały zmiany przepisów i najlepsze praktyki branżowe.

Zabezpieczenia administracyjne

Nasze zabezpieczenia administracyjne zapewniają, że zgodność z HIPAA jest częścią codziennej działalności dzięki:

• Dedykowany inspektor ds. zgodności: Odpowiada za nadzorowanie zgodności z HIPAA i koordynowanie działań związanych z przestrzeganiem przepisów. Zobacz dane kontaktowe.
• Szkolenia i budowanie świadomości pracowników: Regularne szkolenia mające na celu zapoznanie wszystkich pracowników z wymogami HIPAA i najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych.
• Zarządzanie dostępem: Procedury przyznawania, weryfikowania i odbierania użytkownikom dostępu na podstawie ich ról i obowiązków służbowych.
• Zarządzanie ryzykiem: Ciągłe oceny ryzyka i plany jego ograniczania, które pomagają eliminować podatności związane z chronionymi informacjami zdrowotnymi (PHI).
• Plan reagowania na incydenty: Obowiązują ustalone procedury szybkiego reagowania na incydenty bezpieczeństwa lub naruszenia oraz ich zgłaszania.
• Zarządzanie partnerami biznesowymi: Procesy oceny i monitorowania zgodności z HIPAA dostawców zewnętrznych, w tym formalne umowy, takie jak BAA.

Te mechanizmy kontroli administracyjnej stanowią podstawę naszego zaangażowania w ochronę Twoich wrażliwych danych dotyczących zdrowia.

Prawa użytkowników i przetwarzanie danych

Bardzo poważnie traktujemy Twoje prawa wynikające z HIPAA i wdrożyliśmy rygorystyczne zasady oraz procedury, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony i zgodności z przepisami przy przetwarzaniu Twoich chronionych informacji o stanie zdrowia (PHI).

Dostęp, modyfikowanie i przenoszenie danych

• Prawo dostępu: Upoważnieni użytkownicy mają w każdej chwili prawo dostępu do swoich chronionych informacji zdrowotnych (PHI) przechowywanych w naszym systemie, co zapewnia przejrzystość i kontrolę nad ich danymi dotyczącymi zdrowia.
• Prawo do wprowadzania zmian: Użytkownicy mogą zażądać poprawienia lub zaktualizowania swoich chronionych informacji zdrowotnych (PHI), jeśli uważają, że są one nieprawidłowe lub niekompletne, co pomaga zachować integralność danych.
• Przenoszenie danych: Na żądanie udostępniamy użytkownikom bezpieczną kopię ich chronionych informacji zdrowotnych (PHI) w formacie czytelnym maszynowo, co ułatwia przeniesienie ich do innych systemów lub usługodawców zgodnych z HIPAA.

Przechowywanie i usuwanie danych

• Przechowywane przez nas dane PHI mogą być zapisywane wyłącznie w następujących celach:
  • niestandardowe prompty Actor
  • niestandardowa baza wiedzy i kontekst, które podajesz
• Wszelkie dane PHI przechowujemy tylko przez okres wymagany przez HIPAA i obowiązujące przepisy lub określony w naszych umowach o świadczenie usług.
  • Przekazujemy powiadomienia i komunikaty, aby upewnić się, że wprowadzane przez Ciebie dane nie zawierają chronionych informacji zdrowotnych (PHI).
• Gdy dane PHI nie są już potrzebne, bezpiecznie je usuwamy lub anonimizujemy, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do nich lub ich ujawnieniu.
• Nasze procedury usuwania danych są zgodne ze standardami HIPAA i najlepszymi praktykami branżowymi, co zapewnia całkowite zniszczenie poufnych informacji.

Powiadamianie o naruszeniach i reagowanie na incydenty

• W mało prawdopodobnym przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych obejmującego PHI mamy kompleksowy plan reagowania na incydenty, który pozwala niezwłocznie zbadać naruszenie i ograniczyć jego skutki.
• Powiadomimy poszkodowanych klientów i właściwe organy zgodnie z wymogami HIPAA dotyczącymi zgłaszania naruszeń, w obowiązujących terminach.
• Nasz zespół ds. bezpieczeństwa analizuje przyczyny źródłowe i wdraża środki naprawcze, aby zapobiec podobnym incydentom w przyszłości.

Szkolenia z zakresu poufności i bezpieczeństwa

• Wszyscy pracownicy i podwykonawcy mający dostęp do PHI przechodzą obowiązkowe szkolenie HIPAA dotyczące poufności, zasad bezpieczeństwa i zapobiegania naruszeniom.
• Regularne szkolenia pomagają naszemu zespołowi być na bieżąco ze zmianami przepisów i nowymi zagrożeniami.

Przypominamy, że Actor nie przechowuje żadnej treści wiadomości e-mail na swoich serwerach

Twoja prywatność jest dla nas najważniejsza

Wybierając platformę ActorDO, powierzasz nam wrażliwe informacje dotyczące zdrowia. Jesteśmy w pełni zaangażowani w ochronę Twojego prawa do prywatności i przestrzeganie wszystkich wymogów HIPAA.

Kontakt i pomoc

Nasze dane kontaktowe w sprawach związanych z HIPAA (e-mail, telefon)

• alex@actordo.com
• (+41) 764 65 67 65