Actor AI weist Ihren E-Mails Labels zu unter Beachtung der folgenden Regeln.
Es gibt zwei Typen von Microsoft Outlook-Konten: Kostenlos und Bezahlt (mit Lizenz). Da sich deren Funktionsweise unterscheidet, haben wir einen leicht unterschiedlichen Ansatz für die E-Mail-Verwaltung gewählt:
- Kategorien werden auf alle E-Mails angewendet
- Wenn benutzerdefinierte Actor-Ordner verwendet werden, werden E-Mails in diese Ordner verschoben (pro Konto konfigurierbar)
- Für lizenzierte Outlook-Konten erstellen wir außerdem Suchordner die Kategorien verwenden, um E-Mails nach Kategorie zu filtern
Actor-Installation in Outlook (Web & App)
Verbinden Sie Ihr bestehendes E-Mail-Konto mit https://actor.do/webseite
Bei der Installation erstellt Actor Kategorien und entweder Suchordner oder liest Ordner unter dem Posteingang (falls ausgewählt).
Actor kann als Outlook-Add-In installiert werden.
Erfordert Administratorberechtigungen. Weitere Details hier
Wichtig: Suchordner könnten fehlen
Wenn Sie die Outlook-App auf iOS oder Microsoft Windows verwenden, sollten diese automatisch synchronisiert und nach kurzer Zeit sichtbar sein.
Wichtig:
- Actor markiert Ihre E-Mails nicht als gelesen
- Actor unterdrückt keine Benachrichtigungen für die E-Mails, die Sie erhalten
- Actor dverschiebt E-Mails nicht in andere Ordner
Kategorien, die wir hinzufügen (Standard-Actor-Labels), werden auf Postfachebene gespeichert, sodass alle mit diesem Postfach verbundenen Outlook-Clients dieselben Kategorien sehen.
Einschränkungen:
- Kategorien sind pro Postfach, nicht pro Client. Sobald sie erstellt sind, sind sie auf allen Geräten konsistent.
- Einige ältere Outlook-Versionen können Einschränkungen bei der Anzeige von über die API erstellten benutzerdefinierten Kategorien haben (insbesondere wenn diese Clients nicht vollständig aktuell sind).
- Für Ordner gilt die Standard-Synchronisation, sodass alle Änderungen durch die API so angezeigt werden, als wären sie direkt in Outlook vorgenommen worden.
Actor mit Outlook-Ordnern verwenden
- kostenpflichtige Konten die Suchordner erlauben – erstellen Sie keine weiteren Posteingangsordner und verwenden Sie Suchordner, um E-Mails herauszufiltern
- kostenlose Outlook-Konten: verwenden Sie benutzerdefinierte Actor-Ordner unter Ihrem Posteingang
Standard-Labels von Actor AI für E-Mails
Diese Labels werden E-Mails als Kategorien hinzugefügt, und dieselben Namen werden für Ordner verwendet.
Standardlabels aktivieren oder deaktivieren werden verwendet, indem Sie das Kontrollkästchen vor dem Label aktivieren oder deaktivieren.
Arbeiten mit Outlook-Ordnern
Standard ist „nicht verschieben“. Dadurch werden keine Ordner unter Ihrem Haupt-Posteingang erstellt und E-Mails werden nicht verschoben.
Wenn Sie „In Ordner verschieben“ wählen, werden Ordner erstellt und E-Mails entsprechend verschoben.
Wenn dies aktiviert ist, erstellt Actor Standardordner, die unseren Standardlabels entsprechen, unter Ihrem Haupt-Posteingang. Nach der Analyse werden E-Mails in den entsprechenden Ordner verschoben.
Wenn Sie nicht möchten, dass Actor E-Mails verschiebt und sie in Ihrem Posteingang belassen, können Sie auswählen „E-Mails nicht aus dem Posteingang verschieben“ unter E-Mail-Verwaltung.
Sie werden diese Kategorien auch in Ihrem Outlook-Konto sehen, wie unten:
Basierend auf diesen Kategorien erstellen wir die folgenden Suchordner. Wenn diese Suchordner nicht in Ihrem Microsoft-Konto angezeigt werden, erstellen Sie sie bitte manuell.
Wie Actor diese Änderungen auf Ihre E-Mails anwendet
Actor AI analysiert den E-Mail-Inhalt und ordnet jede E-Mail einem unserer Standardlabels zu.
Die Standardlabels von Actor werden hier beschrieben: https://actordo.com/docs/produktivitaet/email-verwaltung/
Diese Labels auf vergangene E-Mails anwenden
Wenn Sie gerade beginnen, können Sie vergangene E-Mails analysieren und sehen, wie Actor mit ihnen arbeiten kann.
Schauen Sie in unseren Hauptbereich Bereich E-Mail-Verwaltung um zu sehen, was Sie mit vergangenen E-Mails tun können.
Actor-Suchordner für Outlook erstellen
Manchmal erstellen die Microsoft Outlook-APIs die Suchordner nicht korrekt oder diese werden in der Microsoft Outlook-Anwendung (Desktop-App) nicht angezeigt.
Suchordner manuell erstellen:
Für jedes Standard-Label (siehe oben) müssen wir jeweils einen separaten Suchordner erstellen.
- Wählen Sie das bevorzugte Konto in der linken Outlook-Seitenleiste (falls Sie mehrere haben)
- Kopieren Sie den ersten Suchbegriff von dieser Seite (siehe unten)
- Gehen Sie zu Suchfeld und fügen Sie ihn ein.
- Klicken Sie auf Mehr und dann Suche speichern (siehe Bild unten)
- Geben Sie denselben Namen für das Gespeicherte Suchen
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle diese Suchkriterien
- Kategorie:(1. Aktion erforderlich)
- Kategorie:(2. Antwort erforderlich)
- Kategorie:(3. Später lesen)
- Kategorie:(4. Besprechung)
- Kategorie:(6. Reisen)
- Kategorie:(7. Werbung)
- Kategorie:(8. Benachrichtigung)
- Kategorie:(9. Warten auf Antwort)
Anleitungsvideo unten