Wie kombiniere ich Google- und Outlook-Kalender?

Einen Kalender zu verwalten ist schon schwierig genug.

Die Verwaltung eines Google-Kalenders, eines Outlook-Arbeitskalenders, eines privaten Kalenders, eines Familienkalenders und vielleicht einiger geteilter Kalender kann schnell unübersichtlich werden.

Sie prüfen einen Kalender und denken, Sie seien frei.
Dann erinnern Sie sich, dass Ihr anderes Konto zur gleichen Zeit ein Meeting hat.

So entstehen Doppelbuchungen.

Das eigentliche Problem ist nicht, dass die Leute eine weitere Kalender-App benötigen. Die meisten nutzen bereits Google Calendar oder Outlook Calendar. Das eigentliche Problem ist dieses:

Ihre Verfügbarkeit ist auf zu viele Kalender verteilt.

Das ist das Problem, das wir mit ActorDo zu lösen beginnen. Teil davon Tagesagenda.

Warum die Kombination von Google- und Outlook-Kalendern nützlich ist

Viele Menschen nutzen nicht mehr nur einen Kalender.

Möglicherweise haben Sie:

• ein geschäftlicher Outlook-Kalender
• ein privater Google-Kalender
• ein Familienkalender
• ein gemeinsamer Teamkalender
• ein Projektkalender
• ein zusätzliches Konto einer anderen Firma oder eines Kunden

Jeder Kalender zeigt nur einen Teil Ihrer Zeit.

Aber wenn jemand fragt, "Sind Sie morgen um 14:00 Uhr frei?", brauchen Sie das vollständige Bild.

Du musst nicht alles in einen Kalender zusammenführen.
Du brauchst einen Ort, an dem du deine tatsächliche Verfügbarkeit über alle Kalender hinweg sehen kannst.

Das allgemeine Problem bei mehreren Kalendern

Die meisten Kalender-Tools erlauben es, andere Kalender zu verbinden oder zu abonnieren, aber es kann trotzdem schwer sein, einfache Fragen zu beantworten wie:

• Bin ich nächsten Dienstag wirklich frei?
• Habe ich sich überschneidende Meetings?
• Welcher Kalender blockiert diese Zeit?
• Kann ich zwei Stunden für konzentriertes Arbeiten finden?
• Gibt es Konflikte zwischen beruflichen und privaten Terminen?
• Wie sieht meine tatsächliche Woche über alle Konten hinweg aus?

Das wird noch schwieriger, wenn du sowohl Google als auch Outlook nutzt.

Zum Beispiel zeigt dein Outlook-Arbeitskalender dich vielleicht als frei an, aber dein persönlicher Google-Kalender enthält einen Zahnarzttermin. Oder dein Google-Kalender scheint frei, aber dein Outlook-Kalender hat einen Kundentermin.

Das bedeutet, dass deine Verfügbarkeit technisch irgendwo sichtbar ist, aber nicht leicht zu verstehen.

Kalender zusammenzuführen sollte nicht bedeuten, Ihre Kalender-App zu ersetzen

Wir glauben nicht, dass ActorDo ersetzen sollte Google Kalender oder Outlook-KalenderIch persönlich benutze diese für verschiedene geschäftliche Zwecke, Kunden oder Projekte, und sie funktionieren einfach gut.

Diese Tools sind bereits gut darin, Ereignisse zu erstellen, Personen einzuladen, Meetings zu verwalten und mit deinen Geräten zu synchronisieren.

ActorDo ist anders.

Die Idee ist, eine Assistenten-Schicht über deinen Kalendern zu legen.

Anstatt zu versuchen, eine weitere Kalender-App zu werden, hilft ActorDo dir dabei, Folgendes zu beantworten:

"Wie ist meine tatsächliche Verfügbarkeit über all meine Kalender hinweg?"

Das ist der Hauptunterschied.

Was der Kalenderbereich von ActorDo macht

Der neue Kalenderbereich in ActorDo ist um drei einfache Ideen herum aufgebaut.

1. Mehrere Kalender aus verschiedenen Konten anzeigen

Sie können Google- und Outlook-Konten verbinden, und jedes Konto kann einen oder mehrere Kalender haben.

Zum Beispiel:

• Persönlicher Google-Kalender
• Google-Familienkalender
• Outlook-Arbeitskalender
• Outlook-Projektkalender
• gemeinsamer Firmenkalender

ActorDo kann ausgewählte Kalender gemeinsam anzeigen, sodass Sie Ihre Zeit über mehrere Konten hinweg nachvollziehen können.

Das ist besonders nützlich, wenn Ihre privaten und beruflichen Kalender getrennt sind.

[Screenshot: verbundene Kalenderauswahl]

2. Terminkonflikte anzeigen

Einer der nützlichsten Teile ist die Konflikterkennung.

ActorDo kann die ausgewählten Kalender prüfen und Termine finden, die sich überschneiden.

Zum Beispiel:

Ihr beruflicher Anruf überschneidet sich um 30 Minuten mit einem privaten Termin.

Anstatt nur zwei übereinanderliegende Blöcke anzuzeigen, sollte ActorDo erklären, was gerade passiert:

• welche Termine sich überschneiden
• wann die Überschneidung stattfindet
• welche Konten/Kalender beteiligt sind
• ob der Konflikt wichtig erscheint

Das hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie stressig werden.

[Screenshot: Ansicht von Kalenderkonflikten]

3. Fokuszeit über alle Kalender finden

Ein weiterer nützlicher Aspekt ist das Finden freier Zeitfenster.

Es reicht nicht, nur einen Kalender anzusehen und eine freie Lücke zu sehen – diese Zeit kann in einem anderen Konto trotzdem blockiert sein.

ActorDo kann über ausgewählte Kalender hinweg schauen und realistische Fokusblöcke vorschlagen.

Zum Beispiel:

Freitag, 09:00 bis 11:00 scheint diese Woche Ihr bestes freies Zeitfenster zu sein.

Das ist nützlich für fokussierte Arbeit, Verwaltungsaufgaben, Planung, Schreiben oder alles, was ungestörte Zeit erfordert.

[Screenshot: Vorschläge für Fokuszeit]

Beispiel: Google privat + Outlook Arbeitskalender

Stellen Sie sich diese Konfiguration vor:

• Ihre Arbeitsbesprechungen sind in Outlook
• Ihre privaten Termine sind im Google Kalender
• Ihre Familienereignisse sind in einem anderen gemeinsamen Google-Kalender

In einem normalen Arbeitsablauf müssen Sie möglicherweise alle manuell überprüfen.

In ActorDo sollten Sie diese Kalender auswählen und eine kombinierte Ansicht sehen können.

Dann kann Actor dabei helfen, folgende Fragen zu beantworten:

• „Habe ich nächste Woche Konflikte?“
• „Wann bin ich morgen frei?“
• „Finde für mich 90 Minuten für konzentriertes Arbeiten.“
• Welcher Tag ist weniger ausgelastet?
• Zeigen Sie mir nur arbeitsbezogene Termine.
• Kann ich diesen Termin verschieben?

Das macht die Kalenderseite nützlicher als nur einen visuellen Zeitplan.

Sie wird zu einem kleinen Planungsassistenten.

Warum das wichtig ist

Je mehr Konten Sie haben, desto leichter verlieren Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan.

Sie könnten Konflikte übersehen.
Sie könnten Termine zusagen, obwohl Sie eigentlich nicht frei sind.
Möglicherweise schützen Sie nie Zeit für konzentriertes Arbeiten.
Sie verbringen möglicherweise zu viel Zeit damit, Kalender manuell zu überprüfen.

Das Zusammenführen von Google- und Outlook-Kalendern dient nicht nur der Bequemlichkeit.

Es hilft Ihnen, bessere Entscheidungen für Ihre Zeit zu treffen.

Woran wir jetzt arbeiten

Die erste Version des Kalenderbereichs von ActorDo konzentriert sich auf:

• Ausgewählte Google- und Outlook-Kalender zusammen anzeigen
• Verfügbarkeit über mehrere Konten anzeigen
• Überschneidende Termine erkennen
• Terminüberschneidungen auflisten
• Vorschläge für Fokus- und Arbeitsblöcke
• Ermöglicht Ihnen, Actor Fragen zu Ihrem Zeitplan zu stellen

Es ist absichtlich einfach.

Wir versuchen nicht, einen vollständigen Kalenderersatz zu bauen.
Wir entwickeln eine bessere Möglichkeit, Ihre tatsächliche Verfügbarkeit zu verstehen.

Abschließender Gedanke

Wenn Sie nur einen Kalender verwenden, erscheint das möglicherweise nicht als großes Problem.

Wenn Ihre Zeit jedoch auf Google-, Outlook-, Arbeits-, persönliche-, Familien- und geteilte Kalender verteilt ist, ist Ihr Kalender nicht mehr wirklich ein einziger Kalender.

Es ist eine fragmentierte Darstellung Ihres Lebens.

Das Ziel von ActorDo ist, dies zusammenzuführen und Ihnen zu helfen, die wichtigste Frage zu beantworten:

„Wann bin ich tatsächlich verfügbar?“