Wie Sie benutzerdefinierte KI-Regeln und -Filter für Outlook einrichten
Wir alle nutzen Outlook-Regeln. Ohne sie wären unsere Outlook-Konten unglaublich unübersichtlich.
Aber manchmal sind die Standard-Outlook-Regeln zu eingeschränkt und nicht mehr ausreichend.
Outlook hat ein solides Regelwerk. Sie können Filter nach Absendern, Betreff und Schlüsselwörtern einrichten. Das funktioniert gut, wenn Ihre Bedürfnisse einfach sind.
Wenn Ihr Posteingang jedoch voll ist, reichen Regeln, die nur nach bestimmten Wörtern suchen, nicht mehr aus.
Sie verstehen nicht die Bedeutung von E-Mails und helfen Ihnen nicht, Aufgaben im Blick zu behalten. Einfache Regeln erinnern Sie nicht an Nachverfolgungen, heben wichtige Kundennachrichten nicht hervor und sortieren E-Mails nicht nach ihrem Inhalt.
Deshalb haben wir ActorDo KI-AssistentEs ist ein intelligenter Assistent, der sich mit Ihrem Outlook verbindet und Ihnen hilft, intelligente Regeln einzurichten, die Ihre Arbeit wirklich verstehen.
Lassen Sie uns zeigen, was Sie damit tun können.
Wie Actor E-Mails mithilfe von KI herausfiltert
Anstatt nach dem Absender oder einem Wort im Betreff zu filtern, liest Actor den Inhalt und erkennt den Zweck.
Zum Beispiel kann er erkennen, ob eine E-Mail eine Besprechung, eine Verkaufschance oder eine Aufgabe ist, die Ihre Eingabe benötigt.
Diese benutzerdefinierten KI-Regeln sind wirklich leistungsstark.
Sie können im Prompt Folgendes erwähnen:
- E-Mail-Header: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
- Betreffzeile
- E-Mail-Text
- Absender der E-Mail (Name + E-Mail)
- Empfänger der E-Mail
- E-Mail enthält Anhänge (nicht deren Inhalt, nur Dateitypen)
- Aktuelle Uhrzeit.
Wie Sie KI-Regeln in Outlook mit dem Actor Assistant einrichten
Der Einstieg mit Actor ist einfach:
- Verbinden Sie Ihr Outlook-Konto sicher mit Actor
- Gehen Sie zu E-Mail-Verwaltung > Benutzerdefinierte KI-Filter
- Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Filter oder erstellen Sie einen eigenen
- Definieren Sie, was die Regel auslöst — z. B. eine bestimmte Formulierung, Art der E-Mail oder Absicht
- Wählen Sie die Aktion — labeln, verschieben, weiterleiten oder eine Erinnerung setzen
- Lassen Sie Actor Ihre E-Mail-Historie prüfen und Verbesserungen vorschlagen
- Aktivieren Sie die Regel und lassen Sie sie automatisch ausführen
Sie können jede Regel jederzeit anpassen oder pausieren.
Entwürfe für die gefilterten KI-E-Mails erstellen
Nicht nur, dass Sie E-Mails in Ordner verschieben oder Kategorien zuweisen können; Sie können auch Entwürfe für diese spezifisch gefilterten E-Mails erstellen.
Erweiterte Anwendungsfälle für Power-User von Outlook
Wenn Sie im Team arbeiten oder viel Kundenkommunikation bearbeiten, kann Actor noch mehr für Sie tun:
- Leiten Sie E-Mails aus gemeinsamen Postfächern themenbasiert an die richtige Person weiter
- Organisieren Sie E-Mails nach Abteilung, Deal-Phase oder Projekt
- Verbinden Sie E-Mail-Filter mit Ihrem Kalender, um Konflikte oder Nachverfolgungen zu erkennen
- Richten Sie Regelketten ein, z. B.: Wenn eine E-Mail um etwas bittet und nach 3 Tagen noch unbeantwortet ist → Erinnerung senden
Diese Automatisierungen sparen jede Woche Stunden und reduzieren manuelle Nachverfolgung. (nur in Business-Plänen verfügbar)
Probieren Sie Actor kostenlos aus
Erste Schritte: 3 empfohlene KI-Filterregeln für Outlook-Nutzer
Um den Nutzen sofort zu sehen, probieren Sie diese drei intelligenten Filter:
- Markieren Sie alle E-Mails, die eine Handlung von Ihnen verlangen (basierend auf dem Inhalt)
- Legen Sie Erinnerungen fest, um bei wichtigen E-Mails, die Sie gesendet haben, nachzufassen
- Archivieren Sie inaktive interne Konversationen automatisch nach 7 Tagen
Und vergessen Sie nicht: Actor ist Ihr dedizierter KI-Assistent.