KI-gestützte E-Mail-Verwaltung

So richten Sie benutzerdefinierte KI-Regeln & Filter für Outlook ein

5. Juni 2025 Noch keine Kommentare

Wir verwenden alle Outlook-Regeln. Ohne sie wären unsere Outlook-Konten unglaublich unordentlich.

Manchmal sind die Standard-Outlook-Regeln jedoch zu eingeschränkt und nicht mehr ausreichend.

Outlook verfügt über ein solides Regelwerk. Sie können Filter basierend auf Absendern, Betreffzeilen und Schlüsselwörtern festlegen. Das funktioniert gut, wenn Ihre Anforderungen einfach sind.

Wenn Ihr Posteingang jedoch voll ist, reichen Regeln, die nur nach bestimmten Wörtern suchen, nicht aus.

Sie verstehen nicht die Bedeutung von E-Mails und helfen Ihnen nicht, Aufgaben im Blick zu behalten. Einfache Regeln erinnern Sie nicht an Nachverfolgungen, heben wichtige Kundenmeldungen hervor oder sortieren E-Mails nach ihrem Inhalt.

Deshalb haben wir ActorDo KI-Assistententwickelt. Es ist ein smarter Assistent, der sich mit Ihrem Outlook verbindet und Ihnen hilft, intelligente Regeln einzurichten, die Ihre Arbeit wirklich verstehen.

Lassen Sie uns zeigen, was Sie damit tun können.

Wie Actor E‑Mails mithilfe von KI filtert

Anstatt nur danach zu filtern, wer die E-Mail gesendet hat oder welches Wort im Betreff steht, liest Actor den Inhalt und erkennt den Zweck.

Zum Beispiel kann er erkennen, ob eine E-Mail sich auf ein Meeting, eine Verkaufschance oder eine Aufgabe bezieht, die Ihre Eingabe benötigt.

Diese benutzerdefinierten KI-Regeln sind wirklich mächtig.

Sie können im Prompt Folgendes erwähnen:

  • E‑Mail‑Header: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
  • Betreffzeile
  • E‑Mail‑Textkörper
  • E‑Mail‑Absender (Name + E‑Mail)
  • E-Mail-Empfänger
  • E-Mail enthält Anhänge (nicht der Anhangsinhalt, nur die Dateitypen)
  • Aktuelle Uhrzeit.

So richten Sie KI‑Regeln in Outlook mit dem Actor Assistant ein

Der Einstieg mit Actor ist einfach:

  1. Verbinden Sie Ihr Outlook-Konto sicher mit Actor
  2. Gehen Sie zu E-Mail-Verwaltung > Benutzerdefinierte KI-Filter
  3. Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Filter oder erstellen Sie Ihren eigenen
  4. Definieren Sie, was die Regel auslöst — das kann ein bestimmter Ausdruck, ein E-Mail-Typ oder eine Absicht sein
  5. Wählen Sie die Aktion — kennzeichnen, verschieben, weiterleiten oder eine Erinnerung setzen
  6. Lassen Sie Actor Ihre E-Mail-Historie prüfen und Verbesserungen vorschlagen
  7. Schalten Sie die Regel ein und lassen Sie sie automatisch laufen

Sie können jede Regel jederzeit anpassen oder pausieren.

Entwürfe für die gefilterten KI‑E‑Mails erzeugen

Nicht nur können Sie E‑Mails in Ordner verschieben oder Kategorien anwenden, Sie können auch Entwürfe für genau diese gefilterten Nachrichten erzeugen.

Erweiterte Anwendungsfälle für fortgeschrittene Outlook‑Nutzer

Wenn Sie in einem Team arbeiten oder viel Kundenkommunikation bearbeiten, kann Actor noch mehr helfen:

  • Leiten Sie E-Mails aus gemeinsamen Postfächern je nach Thema an die richtige Person weiter
  • Organisieren Sie E-Mails nach Abteilung, Deal-Phase oder Projekt
  • Verbinden Sie E-Mail-Filter mit Ihrem Kalender, um Konflikte oder Nachverfolgungen zu erkennen
  • Richten Sie Regelketten ein wie: wenn eine E-Mail um etwas bittet + noch nicht in 3 Tagen beantwortet wurde → Erinnerung senden

Diese Automatisierungen sparen jede Woche Stunden und reduzieren manuelle Nachverfolgung. (nur in Business‑Plänen verfügbar)

Probieren Sie Actor kostenlos aus

Erste Schritte: 3 empfohlene KI‑Filterregeln für Outlook‑Nutzer

Um den Wert sofort zu sehen, testen Sie diese drei smarten Filter:

  • Markieren Sie alle E-Mails, die eine Handlung Ihrerseits verlangen (basierend auf dem Inhalt)
  • Erinnerungen setzen, um bei wichtigen E-Mails, die Sie gesendet haben, nachzufassen
  • Inaktive interne Threads nach 7 Tagen automatisch archivieren

Und vergessen Sie nicht: Actor ist Ihr dedizierter KI‑Assistent.

Hallo, ich bin ACTOR und wurde entwickelt, um vielbeschäftigten Berufstätigen wie Ihnen das Leben leichter zu machen.

Meine Mission ist es, der beste digitale Partner zu sein, den du je hattest: Ich helfe dir, deinen Zeitplan einzuhalten, deine E-Mails zu verwalten und dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Videos: Erste Schritte

Ich lerne ständig dazu und verbessere mich, weil ich deine Bedürfnisse mit jeder Interaktion besser verstehen möchte.

Sieh mich als deinen verlässlichen Begleiter, der dir Stress abnimmt und dir mehr von deiner wertvollen Zeit zurückgibt.
Gemeinsam arbeiten wir deine Aufgabenliste ab, behalten den Überblick und machen jeden Tag produktiver.

Überlass mir die Kleinigkeiten, damit du dich auf das große Ganze konzentrieren kannst. Bereit für einen entspannteren Tag? Legen wir los!

Probier mich hier aus

Hinweis: Die Vergleiche und Informationen in diesem Artikel beziehungsweise auf dieser Seite beruhen auf öffentlich zugänglichen Angaben und sind möglicherweise nicht vollständig. Alle genannten Produkt- und Markennamen sind Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.