Instrucciones sobre el tono de voz para redactar correos electrónicos
La IA tiene una multitud de casos de uso.
Uno de ellos es ayudarte a redactar correos electrónicos, incluyendo responder a correos recibidos.
Un aspecto importante es usar tu propio tono de voz al escribir correos electrónicos, para que parezcan escritos por ti.
Aquí tienes nuestros ejemplos sobre cómo añadir esas instrucciones a cualquier herramienta de IA, como Chatgpt, Gemini, Claude o cualquiera que estés usando.
Por qué tu tono de voz es importante
Al responder correos, especialmente en contextos profesionales o sensibles, la forma en que formulas las cosas puede ser tan importante como lo que dices.
Usar tu propio tono de voz garantiza que tu comunicación se mantenga auténtica, coherente y alineada con tu identidad personal o de marca (o de tu empresa).
Amistoso e informal, conciso y directo, o diplomático y orientado a los detalles, la IA puede adaptarse para reflejar eso si la guías adecuadamente.. Y, en realidad, este es el aspecto más importante al usar cualquier herramienta de IA.
Cómo enseñar tu tono a la IA
No necesitas entrenar un modelo personalizado ni escribir código complejo. No tienes que ser Google o Microsoft para hacer esto.
La mayoría de las herramientas de IA de uso general —como ChatGPT, Gemini o Claude— responden bien a instrucciones claras. Aquí tienes algunas formas sencillas de hacerlo:
1. Comienza con un ejemplo
Proporciona a la IA algunos ejemplos de correos que hayas escrito. Puedes decir algo como:
“Así es como suelo redactar los correos. Por favor, iguala mi tono y estructura.”
Hola John, gracias por la actualización. Revisaré el documento para el viernes y te responderé. Avísame si hay algún cambio de tu parte. Un saludo, Alex
Esto le da a la IA una referencia concreta y le ayuda a igualar mejor tu tono en respuestas futuras.
2. Añade instrucciones de tono de forma explícita
Al dar un prompt, menciona cómo quieres que suene la respuesta. Por ejemplo:
“Responde a este correo en un tono profesional pero amistoso, como suelo escribir yo. Sé breve e incluye un agradecimiento.”
O para algo más específico:
“Suena seguro y claro, evita muletillas y mantenlo por debajo de 100 palabras.”
3. Usa indicaciones basadas en una persona
Algunas herramientas permiten establecer una “persona” o instrucciones personalizadas. Puedes escribir:
“Eres mi asistente de redacción. Me ayudas a responder correos con mi tono natural: servicial, algo informal, siempre respetuoso y centrado en la claridad.”
Guarda esto como una instrucción personalizada si la herramienta lo permite (por ejemplo, ChatGPT lo soporta en «custom instructions» en la configuración).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Indicaciones demasiado genéricas: Decir "responde a este correo" sin guía suele conducir a respuestas insípidas o robóticas.
- Sobreeditar borradores de la IA: Si siempre reescribes lo que la IA te da, considera actualizar tus indicaciones o dar mejores ejemplos de tono.
- Ignorar el contexto: La IA funciona mejor cuando le proporcionas todo el hilo o resume el contexto.
Consejo avanzado: perfecciona tus indicaciones con el tiempo.
Si usas la IA de forma constante para responder correos, empieza a crear algunas plantillas de prompt reutilizables. Por ejemplo:
- Respuesta de seguimiento después de una reunión
- Agradecimiento breve con próximos pasos
- Rechazo cortés de una solicitud
Estas plantillas ahorrarán tiempo y mantendrán tu estilo de comunicación consistente.
Consejo: ¿sabías que puedes usar esas instrucciones en ActorDO para ayudarte a automatizar borradores y el etiquetado de correos?
