Instrucciones de tono de voz para redactar borradores de correo electrónico
La IA tiene una multitud de casos de uso.
Uno de ellos es ayudarte a redactar correos electrónicos, incluyendo responder a correos recibidos.
Un aspecto importante es usar tu propio tono de voz para escribir los correos, de modo que parezcan escritos por ti.
Aquí tienes nuestros ejemplos sobre cómo añadir esas instrucciones a cualquier herramienta de IA, como Chatgpt, Gemini, Claude o cualquier otra que estés usando.
Por qué es importante tu tono de voz
Al responder correos, especialmente en contextos profesionales o delicados, la forma en que formulas las cosas puede ser tan importante como lo que dices.
Usar tu propio tono de voz garantiza que tu comunicación sea auténtica, coherente y esté alineada con tu identidad personal o de marca (o la de tu empresa).
Amistosa e informal, concisa y directa, o diplomática y detallista: la IA puede adaptarse para reflejar eso si la guías correctamente. Y, de hecho, este es el aspecto más importante al usar cualquier herramienta de IA.
Cómo enseñarle tu tono de voz a la IA
No necesitas entrenar un modelo personalizado ni escribir código complejo. No tienes que ser Google ni Microsoft para hacerlo.
La mayoría de las herramientas de IA de propósito general —como ChatGPT, Gemini o Claude— responden bien a instrucciones claras. Aquí tienes algunas formas simples de hacerlo:
1. Empieza con un ejemplo de muestra
Proporciona al IA algunos ejemplos de correos electrónicos que hayas escrito. Puedes decir algo como:
“Así es como suelo redactar correos. Por favor, ajusta tu tono y estructura a los míos.”
Hola John, gracias por la actualización. Revisaré el documento para el viernes y te responderé. Avísame si cambia algo por tu parte. Un saludo, Alex
Esto le da al IA una referencia concreta y le ayuda a ajustar mejor tu tono en respuestas futuras.
2. Añade instrucciones de tono explícitamente
Al dar un prompt, menciona cómo quieres que suene la respuesta. Por ejemplo:
“Responde a este correo con un tono profesional pero amable, como suelo hacerlo yo. Sé breve e incluye un agradecimiento.”
O para algo más específico:
“Suena seguro y claro, evita muletillas y mantenlo por debajo de 100 palabras.”
3. Usa prompts basados en una persona
Algunas herramientas permiten establecer una “personalidad” o instrucciones personalizadas. Puedes escribir:
“Eres mi asistente de redacción. Me ayudas a responder correos con mi tono natural: servicial, algo informal, siempre respetuoso y centrado en la claridad.”
Guarda esto como una instrucción personalizada si la herramienta lo permite (ChatGPT, por ejemplo, lo admite en “custom instructions” en la configuración).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Prompts demasiado genéricos: Decir “responder a este correo” sin orientación suele producir respuestas insípidas o robóticas.
- Sobreeditar los borradores de la IA: Si siempre reescribes lo que te da la IA, considera actualizar tus prompts o dar mejores ejemplos de tono.
- Descuidar el contexto: La IA funciona mejor cuando le das todo el hilo o resumes el contexto.
Consejo avanzado: ajusta tus prompts con el tiempo.
Si usas IA de forma habitual para responder correos, empieza a crear algunas plantillas de prompt reutilizables. Por ejemplo:
- Respuesta de seguimiento tras una reunión
- Agradecimiento breve con siguientes pasos
- Rechazo cortés de una solicitud
Estas plantillas ahorrarán tiempo y mantendrán consistente tu estilo de comunicación.
Consejo: ¿sabías que puedes usar esas instrucciones en ActorDo para ayudarte a automatizar borradores y el etiquetado de correos?
