Instrucciones de tono de voz para redactar borradores de correo electrónico
La IA tiene multitud de casos de uso.
Uno de ellos es ayudarte a redactar correos electrónicos, incluyendo responder a correos electrónicos recibidos.
Un aspecto importante es usar tu propio tono de voz para escribir los correos, de modo que parezcan escritos por ti.
Aquí tienes nuestros ejemplos sobre cómo añadir esas instrucciones a cualquier herramienta de IA, como ChatGPT, Gemini, Claude o cualquier otra que estés usando.
Por qué tu tono de voz es importante
Al responder correos electrónicos, especialmente en contextos profesionales o sensibles, la forma en que expresas las ideas puede ser tan importante como lo que dices.
Usar tu propio tono de voz garantiza que tu comunicación sea auténtica, coherente y esté alineada con tu identidad personal o de marca (o la de tu empresa).
Amistoso e informal, conciso y directo, o diplomático y orientado a los detalles: la IA puede adaptarse para reflejar eso si la orientas correctamente. Y, de hecho, este es el aspecto más importante al usar cualquier herramienta de IA.
Cómo enseñar tu tono al IA
No necesitas entrenar un modelo personalizado ni escribir código complejo. No hace falta ser Google o Microsoft para lograrlo.
La mayoría de las herramientas de IA de propósito general, como ChatGPT, Gemini o Claude, responden bien a instrucciones claras. Aquí tienes algunas formas sencillas de hacerlo:
1. Comienza con un ejemplo de muestra
Proporcione a la IA algunos ejemplos de correos electrónicos que haya escrito. Puede decir algo como:
“Así es como suelo redactar los correos. Por favor, iguala mi tono y estructura.”
Hola John, gracias por la actualización. Revisaré el documento antes del viernes y te responderé. Avísame si hay algún cambio por tu parte. Un saludo, Alex
Esto le da a la IA una referencia concreta y la ayuda a imitar mejor tu tono en respuestas futuras.
2. Añade instrucciones de tono explícitamente
Al dar una instrucción, menciona cómo quieres que suene la respuesta. Por ejemplo:
“Responde a este correo en un tono profesional pero amigable, como suelo escribir. Sé breve e incluye un agradecimiento.”
O para algo más específico:
“Suena seguro y claro, evita muletillas y mantenlo por debajo de 100 palabras.”
3. Usa indicaciones basadas en una persona
Algunas herramientas permiten configurar una “persona” o instrucciones personalizadas. Puedes escribir:
“Eres mi asistente de redacción. Me ayudas a responder correos con mi tono natural: servicial, algo informal, siempre respetuoso y enfocado en la claridad.”
Guarda esto como una instrucción personalizada si la herramienta lo permite (por ejemplo, ChatGPT lo soporta en “instrucciones personalizadas” en configuración).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Indicaciones demasiado genéricas: Decir "responde a este correo" sin orientación suele producir respuestas insípidas o robóticas.
- Sobreeditar los borradores de la IA: Si siempre reescribes lo que te da la IA, considera actualizar tus indicaciones o dar mejores ejemplos de tono.
- Descuidar el contexto: La IA funciona mejor cuando le das todo el hilo o resumes el contexto.
Consejo avanzado: perfecciona tus indicaciones con el tiempo.
Si usas la IA de forma constante para responder correos, comienza a crear algunas plantillas de instrucciones reutilizables. Por ejemplo:
- Respuesta de seguimiento después de una reunión
- Agradecimiento rápido con los próximos pasos
- Rechazo cortés de una solicitud
Estas plantillas ahorrarán tiempo y mantendrán la coherencia de tu estilo de comunicación.
Consejo: ¿sabías que puedes usar esas instrucciones en ActorDO para ayudarte a automatizar borradores y el etiquetado de correos?
