Instrucciones de tono de voz para redactar borradores de correo
La IA tiene multitud de casos de uso.
Uno de ellos es ayudarte a redactar correos electrónicos, incluyendo responder a correos recibidos.
Un aspecto importante es usar tu propio tono de voz para redactar correos, de modo que parezcan escritos por ti.
Aquí tienes nuestros ejemplos sobre cómo añadir esas instrucciones a cualquier herramienta de IA, como ChatGPT, Gemini, Claude o cualquier otra que estés utilizando.
Por qué tu tono de voz es importante
Al responder correos, especialmente en contextos profesionales o sensibles, la forma en que expresas las cosas puede ser tan importante como lo que dices.
Usar tu propio tono de voz garantiza que tu comunicación sea auténtica, consistente y esté alineada con tu identidad personal o de marca (o la de tu empresa).
Amable e informal, conciso y directo, o diplomático y detallista, la IA puede adaptarse para reflejar eso si la guías correctamente. Y en realidad este es el aspecto más importante al usar cualquier herramienta de IA.
Cómo enseñar a la IA tu tono
No necesitas entrenar un modelo personalizado ni escribir código complejo. No tienes que ser Google o Microsoft para hacer esto.
La mayoría de las herramientas de IA de propósito general —como ChatGPT, Gemini o Claude— responden bien a instrucciones claras. Aquí tienes algunas formas sencillas de hacerlo:
1. Comienza con un ejemplo de referencia
Proporciónale a la IA algunos ejemplos de correos electrónicos que hayas escrito. Puedes decir algo como:
«Así es como suelo escribir los correos. Por favor, ajusta mi tono y mi estructura.»
Hola John, gracias por la actualización. Revisaré el documento antes del viernes y te responderé. Avísame si hay algún cambio por tu parte. Un saludo, Alex
Esto le da a la IA una referencia concreta y le ayuda a reproducir mejor tu tono en respuestas futuras.
2. Añade instrucciones de tono explícitas
Al dar un prompt, indica cómo quieres que suene la respuesta. Por ejemplo:
«Responde a este correo en un tono profesional pero amable, como suelo hacerlo yo. Sé breve e incluye un agradecimiento.»
O para algo más específico:
«Suena seguro y claro, evita muletillas y mantén el texto por debajo de 100 palabras.»
3. Usa indicaciones basadas en una persona
Algunas herramientas permiten establecer una “persona” o instrucciones personalizadas. Puedes escribir:
«Eres mi asistente de redacción. Me ayudas a responder correos con mi tono natural: servicial, algo informal, siempre respetuoso y centrado en la claridad.»
Guarda esto como una instrucción personalizada si la herramienta lo permite (por ejemplo, ChatGPT lo admite en «instrucciones personalizadas» en la configuración).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Indicaciones demasiado genéricas: Decir «responde a este correo» sin guía suele generar respuestas insípidas o robóticas.
- Sobreeditar los borradores de la IA: Si siempre reescribes lo que te da la IA, considera actualizar tus indicaciones o proporcionar mejores ejemplos de tono.
- Ignorar el contexto: La IA funciona mejor cuando le das todo el hilo o resumes el contexto.
Consejo avanzado: perfecciona tus indicaciones con el tiempo.
Si usas la IA de forma habitual para responder correos, empieza a crear algunas plantillas de prompt reutilizables. Por ejemplo:
- Respuesta de seguimiento después de una reunión
- Agradecimiento breve con próximos pasos
- Rechazo cortés de una solicitud
Estas plantillas te ahorrarán tiempo y mantendrán tu estilo de comunicación consistente.
Consejo: ¿sabías que puedes usar esas instrucciones en ActorDO para ayudarte a automatizar borradores y el etiquetado de correos?
