Comment regrouper les agendas Google et Outlook ?
Gérer un seul calendrier est déjà bien assez compliqué.
Gérer un agenda Google, un agenda professionnel Outlook, un agenda personnel, un agenda familial et parfois quelques agendas partagés peut vite devenir compliqué.
Vous consultez un agenda et pensez être libre.
Puis vous vous souvenez que votre autre compte contient une réunion au même moment.
C’est ainsi que surviennent les doubles réservations.
Le vrai problème n’est pas que les gens ont besoin d’une autre application de calendrier. La plupart utilisent déjà Google Agenda ou Outlook. Le vrai problème, c’est que :
Vos disponibilités sont réparties sur trop d’agendas.
C’est le problème que nous commençons à résoudre dans ActorDo. Cela fait partie de la section Agenda du jour.
Pourquoi réunir les calendriers Google et Outlook est utile
Beaucoup de gens n’utilisent plus un seul agenda.
Vous avez peut-être :
- un calendrier Outlook professionnel
- un agenda Google personnel
- un calendrier familial
- un calendrier d’équipe partagé
- un calendrier de projet
- un compte supplémentaire d’une autre entreprise ou d’un autre client
Chaque agenda ne montre qu’une partie de votre emploi du temps.
Mais quand quelqu’un vous demande : « Êtes-vous libre demain à 2pm ? », vous avez besoin d’avoir une vue d’ensemble.
Vous n’avez pas besoin de tout fusionner dans un seul calendrier.
Vous avez besoin d’un seul endroit où consulter vos disponibilités réelles dans tous vos calendriers.
Le problème courant des calendriers multiples
La plupart des outils de calendrier vous permettent de connecter d’autres calendriers ou de vous y abonner, mais il peut tout de même être difficile de répondre à des questions simples comme :
- Suis-je vraiment libre mardi prochain ?
- Ai-je des réunions qui se chevauchent ?
- Quel calendrier bloque ce créneau ?
- Puis-je trouver deux heures pour travailler en me concentrant ?
- Ai-je des conflits entre mes événements professionnels et personnels ?
- À quoi ressemble vraiment ma semaine sur l’ensemble de mes comptes ?
C’est encore plus compliqué lorsque vous utilisez à la fois Google et Outlook.
Par exemple, votre calendrier professionnel Outlook peut indiquer que vous êtes disponible, alors que votre agenda Google personnel contient un rendez-vous chez le dentiste. Ou votre agenda Google peut sembler libre, alors que votre calendrier Outlook contient un appel avec un client.
Cela signifie que vos disponibilités sont techniquement visibles quelque part, mais qu’il n’est pas facile de s’y retrouver.
Réunir vos calendriers ne devrait pas vous obliger à remplacer votre application de calendrier
Nous ne pensons pas qu’ActorDo doive remplacer Google Agenda ou Calendrier Outlook. Personnellement, j’utilise ces outils pour différentes activités professionnelles, différents clients ou projets, et ils fonctionnent très bien.
Ces outils sont déjà efficaces pour créer des événements, inviter des personnes, gérer des réunions et synchroniser vos appareils.
ActorDo est différent.
L’idée est de créer une couche d’assistance au-dessus de vos calendriers.
Au lieu d’essayer de devenir une autre application de calendrier, ActorDo vous aide à répondre à la question :
« Quelles sont mes disponibilités réelles dans tous mes calendriers ? »
C’est là toute la différence.
Ce que fait la section Calendrier d’ActorDo
La nouvelle section Calendrier d’ActorDo repose sur trois idées simples.
1. Afficher plusieurs calendriers associés à différents comptes
Vous pouvez connecter des comptes Google et Outlook, et chaque compte peut contenir un ou plusieurs calendriers.
Par exemple :
- Agenda personnel Google
- Agenda familial Google
- Agenda professionnel Outlook
- Agenda de projet Outlook
- Agenda partagé de l’entreprise
ActorDo peut afficher ensemble les calendriers sélectionnés, pour vous aider à visualiser votre emploi du temps sur plusieurs comptes.
C’est particulièrement utile si vos calendriers personnels et professionnels sont séparés.
[Capture d’écran : sélecteur de calendriers connectés]
2. Repérer les conflits d’horaire
La détection des conflits est l’une des fonctionnalités les plus utiles.
ActorDo peut consulter les calendriers sélectionnés et repérer les événements qui se chevauchent.
Par exemple :
Votre appel professionnel chevauche un rendez-vous personnel de 30 minutes.
Au lieu de simplement afficher deux blocs qui se superposent, ActorDo devrait expliquer ce qui se passe :
- les événements qui se chevauchent
- quand les chevauchements ont lieu
- les comptes/agendas concernés
- si le conflit semble important
Cela vous aide à repérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent source de stress.
[Capture d’écran : vue des conflits dans le calendrier]
3. Trouver des plages de concentration dans plusieurs calendriers
Une autre fonctionnalité utile consiste à trouver des créneaux libres.
Il ne suffit pas de consulter un seul calendrier et d’y voir un créneau libre. Ce moment peut quand même être occupé dans un autre compte.
ActorDo peut consulter les calendriers sélectionnés et suggérer des plages de concentration réalistes.
Par exemple :
Vendredi de 09:00 à 11:00 semble être votre meilleur créneau libre cette semaine.
C’est utile pour le travail de fond, les tâches administratives, la planification, la rédaction ou toute activité qui nécessite du temps sans interruption.
[Capture d’écran : suggestions de plages de concentration]
Exemple : calendrier personnel Google et calendrier professionnel Outlook
Imaginez cette configuration :
- Vos réunions professionnelles sont dans Outlook
- Vos rendez-vous personnels sont dans Google Agenda
- Les événements familiaux sont dans un autre agenda Google partagé
Dans un flux de travail classique, vous devrez peut-être vérifier tous ces calendriers manuellement.
Dans ActorDo, vous devriez pouvoir sélectionner ces calendriers et afficher une vue d’ensemble combinée.
Actor peut alors vous aider à répondre à des questions comme :
- « Ai-je des conflits d’agenda la semaine prochaine ? »
- « Quand suis-je libre demain ? »
- « Trouvez-moi 90 minutes pour travailler sans interruption. »
- « Quel jour est le moins chargé ? »
- « Montrez-moi uniquement les événements liés au travail. »
- « Puis-je déplacer cette réunion ? »
Le calendrier devient ainsi bien plus utile qu’un simple emploi du temps visuel.
Il se transforme en un petit assistant de planification.
Pourquoi c’est important
Plus vous avez de comptes, plus il est facile de perdre le contrôle de votre emploi du temps.
Vous risquez de ne pas repérer les conflits.
Vous risquez d’accepter des réunions alors que vous n’êtes pas vraiment disponible.
Vous risquez de ne jamais réserver de temps pour travailler en toute concentration.
Vous risquez de passer trop de temps à vérifier vos calendriers manuellement.
Regrouper les calendriers Google et Outlook, ce n’est pas seulement une question de commodité.
Cela vous aide à mieux gérer votre temps.
Ce que nous développons actuellement
La première version de la section Calendrier d’ActorDo se concentre sur :
- consulter simultanément les calendriers Google et Outlook sélectionnés
- afficher les disponibilités de plusieurs comptes
- détecter les événements qui se chevauchent
- lister les conflits d’horaires
- suggérer des plages de concentration ou de travail
- vous permettre de poser des questions à Actor sur votre emploi du temps
Elle est volontairement simple.
Nous ne cherchons pas à créer une application destinée à remplacer entièrement votre calendrier.
Nous voulons vous offrir une meilleure façon de comprendre vos disponibilités réelles.
Dernière réflexion
Si vous n’utilisez qu’un seul calendrier, le problème ne vous semble peut-être pas très important.
Mais si votre emploi du temps est réparti entre Google, Outlook, le travail, vos activités personnelles, votre famille et des calendriers partagés, votre calendrier ne se résume plus vraiment à un seul calendrier.
Vous avez une vision fragmentée de votre vie.
ActorDo a pour objectif de réunir toutes ces informations et de vous aider à répondre à la question la plus importante :
« Quand suis-je vraiment disponible ? »