N8N pour catégoriser les e-mails avec l’IA

L’e-mail, c’est formidable, et la plupart d’entre nous ne pourraient pas s’en passer. On vous oblige à avoir une adresse e-mail pour presque tout ce que vous faites, y compris pour chercher un emploi.

Résultat : on l’utilise à outrance et, parfois, c’est pénible. Vous ouvrez votre boîte de réception, voyez des dizaines de nouveaux messages et, sans même vous en rendre compte, vous avez passé 30 minutes à trier ce qui est important, ce qui peut attendre et ce que vous ne lirez probablement jamais.

Ce ne serait pas mieux si tout cela se faisait automatiquement ?

C’est exactement ce que vous pouvez faire avec n8n + IA.

ActorDo est une solution prête à l’emploi pour gérer vos e-mails avec l’IA, même si vous n’avez pas de compétences techniques.

Qu’est-ce que n8n (en termes simples) ?

Imaginez n8n comme une grande boîte de briques Lego pour l’automatisation. Vous reliez une brique (par exemple Gmail), puis une autre (comme OpenAI ou n’importe quel modèle d’IA), puis une autre encore (de nouveau à Gmail). Assemblez-les et vous obtenez une petite machine qui travaille pour vous.

Pas besoin de coder. Il suffit de réfléchir à la logique.

Pourquoi l’utiliser pour étiqueter les e-mails ?

Bien sûr, les filtres de messagerie existent. Vous pouvez dire : « Si l’expéditeur est X, déplacez le message dans le dossier Y. » Mais la vie n’est pas si simple. Parfois, un e-mail vient d’un collègue, mais c’est une invitation à une réunion. D’autres fois, c’est un document financier ou simplement une notification quelconque.

C’est là que l’IA change la donne. Au lieu de simplement repérer des mots-clés, elle comprend le contexte. Elle sait si l’e-mail concerne la planification, l’argent, une tâche urgente ou simplement une newsletter que vous lirez probablement plus tard.

Avec n8n, vous reliez donc les deux :

• Les e-mails arrivent
• L’IA les lit et détermine leur catégorie
• Les libellés sont ajoutés automatiquement

À quoi ressemble le workflow

Pas besoin de compliquer les choses. Voici à quoi ressemble une version simple :

1. Déclencheur : Un nouvel e-mail arrive dans Gmail ou Outlook
2. Processus : Envoyer l’objet et le corps du message à un modèle d’IA
3. Décision : L’IA répond avec le libellé approprié (À traiter, Réunion, Finances, À lire plus tard, etc.)
4. Action : Appliquer ce libellé dans Gmail ou Outlook

Et voilà. Vous venez de créer votre propre boîte de réception intelligente.

Exemples concrets

Ce n’est pas qu’une théorie. Voici quelques cas d’usage pertinents :

• Factures → Finances
  Chaque fois qu’un e-mail contient des informations de paiement, des reçus ou des factures, il est classé dans Finances. Plus besoin de fouiller dans les fils de discussion.
• Invitations à une réunion → Calendrier/Réunion
  Si l’IA repère une mention de Zoom, Teams ou une formulation d’invitation, l’e-mail est étiqueté « Réunion ».
• Newsletters → À lire plus tard
  Les récapitulatifs de Substack, Medium et LinkedIn ne viennent pas interrompre votre journée de travail. Ils sont étiquetés « À lire plus tard » et attendent que vous ayez le temps de les consulter.
• Actions à traiter → À traiter
  Si quelqu’un vous demande de faire quelque chose, l’IA le signale. Ainsi, vous ne l’oubliez pas.

Pourquoi cette solution est préférable aux règles seules

Les règles montrent leurs limites quand la vie se complique. L’IA sait gérer les nuances. Par exemple :

• Un objet comme « Peut-on finaliser les chiffres avant vendredi ? » → Cela correspond à « À traiter ».
• Un objet comme « Menu du déjeuner de vendredi » → Cela correspond à « À lire plus tard ».

Les deux peuvent provenir du même expéditeur. Les règles ne peuvent pas faire la différence. L’IA, si.

Pour commencer

Si vous n’avez jamais utilisé n8n, ne vous inquiétez pas. C’est gratuit pour commencer, en auto-hébergement ou dans le cloud. Il suffit de faire glisser et de déposer des nœuds comme Gmail, IA et « Ajouter un libellé ». Voici le lien

Commencez simplement : un workflow, un type de libellé. Puis élargissez. Bientôt, vous aurez l’impression que votre boîte de réception se gère toute seule.

Workflow n8n bonus pour étiqueter les e-mails (Gmail comme déclencheur)

{
  "nodes": [
    {
      "id": "1",
      "name": "Gmail Trigger",
      "type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
      "typeVersion": 1,
      "position": [250, 300],
      "parameters": {
        "triggerOn": "newEmail",
        "includeAttachments": false
      },
      "credentials": {
        "gmailOAuth2": "Your Gmail OAuth2 Credential"
      }
    },
    {
      "id": "2",
      "name": "Extract Text",
      "type": "n8n-nodes-base.set",
      "typeVersion": 1,
      "position": [500, 300],
      "parameters": {
        "fields": {
          "text": "={{$json[\"textPlain\"] || $json[\"textHtml\"]}}"
        }
      }
    },
    {
      "id": "3",
      "name": "AI Label Email",
      "type": "n8n-nodes-base.openAi",
      "typeVersion": 1,
      "position": [750, 300],
      "parameters": {
        "operation": "chat",
        "model": "gpt-3.5-turbo",
        "messages": [
          {
            "role": "system",
            "content": "You are an assistant that labels emails. Valid labels: Needs Action, Meeting, Finance, Read Later, Notification."
          },
          {
            "role": "user",
            "content": "Classify this email: {{$json[\"text\"]}}"
          }
        ]
      },
      "credentials": {
        "openAiApi": "Your OpenAI API Key"
      }
    },
    {
      "id": "4",
      "name": "Add Label",
      "type": "n8n-nodes-base.gmail",
      "typeVersion": 1,
      "position": [1000, 300],
      "parameters": {
        "operation": "addLabel",
        "messageId": "={{$json[\"id\"]}}",
        "labelName": "={{$json[\"choices\"][0][\"message\"][\"content\"]}}"
      },
      "credentials": {
        "gmailOAuth2": "Your Gmail OAuth2 Credential"
      }
    }
  ],
  "connections": {
    "Gmail Trigger": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Extract Text",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Extract Text": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "AI Label Email",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "AI Label Email": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Add Label",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Comment utiliser ce workflow de catégorisation des e-mails

1. Accédez à votre instance n8n
2. Cliquez sur Importer depuis un fichier ou le presse-papiers
3. Collez le JSON ci-dessus
4. Ajoutez vos identifiants Gmail et OpenAI
5. Exécutez le flux de travail

Dernière réflexion

Les e-mails ne sont pas près de disparaître. Mais perdre du temps à les trier ? Ça, oui. Avec n8n et l’IA, vous vous offrez en quelque sorte un assistant intelligent qui travaille 24/7, ne se plaint jamais et garde vraiment votre boîte de réception bien organisée.

Une fois que vous l’aurez essayé, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.