Qu’est-ce qui fait de Viva Insights un bon complément pour Outlook ?
Nos boîtes de réception, calendriers et conversations peuvent facilement nous détourner de nos bonnes résolutions : consacrer du temps au travail en profondeur, poser des limites claires et collaborer sainement.
C’est là que Viva Insights pour Outlook peut vous aider.
Des conseils personnalisés et concrets, directement intégrés à votre messagerie, pour vous aider à reprendre le contrôle de votre temps, à privilégier les tâches qui comptent et à préserver votre bien-être.
Voici les principales fonctionnalités sur Viva Insights : leur fonctionnement, les avantages qu’ils offrent et des conseils pratiques pour les utiliser.
1. Planifier automatiquement du temps de concentration
Ouvrez le volet Viva Insights dans Outlook et cherchez la carte « Réserver du temps pour se concentrer ». Elle vous propose des créneaux disponibles dans votre calendrier et vous permet de les bloquer en un clic.
Vous pouvez aussi renommer ces plages horaires. Au lieu de « Temps de concentration », choisissez « Préparation de la présentation commerciale » ou indiquez ce sur quoi vous travaillez réellement.
L’Agenda quotidien d’Actor vous aide à garder le contrôle.
Pourquoi s’en soucier ? Les e-mails et les notifications nuisent à votre productivité. Bloquer des plages sans interruption vous aide à avancer sur les tâches importantes.
Conseil : Activez le mode « Ne pas déranger » dans Teams pendant ces plages. Considérez-les vraiment comme des moments où vous n’êtes pas disponible.
2. Rattraper son retard dans les documents
/ supprimé par Microsoft en 2023
La carte « Rattraper les documents » affiche les fichiers partagés par e-mail au cours des 14 derniers jours que vous n’avez pas encore ouverts.
Consultez l’agenda quotidien proposé par l’assistant IA Actor
Vous pouvez voir d’où provient chaque document et réserver du temps pour l’examiner directement depuis le volet.
Pourquoi c’est important : Les documents importants se perdent dans les fils de discussion par e-mail. Cette fonctionnalité vous aide à garder le fil de ce que vous devez examiner.
Conseil : Ne vous contentez pas de prendre connaissance de la liste. Réservez immédiatement du temps pour examiner les documents, sinon la liste ne cessera de s’allonger.
3. Identifier les personnes importantes
Viva vous suggère les contacts avec lesquels vous travaillez souvent et vous permet de les marquer comme importants. Une fois que c’est fait, l’application vous rappelle de donner suite à leurs e-mails et à leurs tâches.
Pourquoi c’est important : Il est important de rester en contact avec les personnes clés. Qu’il s’agisse de clients, de collègues ou de votre responsable, des échanges réguliers font la différence.
Conseil : Commencez par choisir 2-3 personnes qui ont un impact important. N’en faites pas trop.
4. Protéger sa pause déjeuner
Vous pouvez définir vos heures de déjeuner préférées dans Viva Insights. L’application ne vous proposera pas de créneaux de concentration ni de réunions pendant ces heures.
Pourquoi c’est important : Prendre une vraie pause aide à éviter l’épuisement. C’est simple, mais facile à oublier.
Conseil : Ajoutez un événement récurrent « Déjeuner » à votre calendrier pour que les autres le voient aussi.
5. Planifiez votre absence
Vous partez en vacances ou prenez un jour de congé ? La carte « Préparer votre absence » vous aide à :
- Configurez votre réponse d’absence
- Prévenez vos collègues
- Annulez ou refusez les réunions pendant votre absence
- Réservez du temps pour rattraper votre retard à votre retour
Pourquoi c’est important : Les tâches inachevées et les réunions sans responsable sont source de stress avant et après les congés. Cette liste de vérification facilite le départ comme le retour.
Conseil : Utilisez cette fonctionnalité même pour une demi-journée de congé. Elle aide à rétablir les limites.
6. Suivez l’engagement par e-mail
/ supprimé par Microsoft en 2023
Viva vous indique si les personnes ont réellement ouvert vos e-mails et vos documents. Vous pouvez consulter les taux d’ouverture, le temps passé à lire et savoir si les pièces jointes ont été consultées.
Découvrez la gestion des e-mails pour Outlook par l’assistant IA Actor
Pourquoi c’est important : Cela vous aide à comprendre ce qui fonctionne. Les personnes lisent-elles vos e-mails ? Ouvrent-elles les pièces jointes ?
Conseil : Peu d’ouvertures ? Essayez des objets plus courts ou envoyez un bref message de suivi plutôt qu’un autre e-mail.
7. Vos données restent privées
Tout ce que Viva Insights vous montre est personnel. Votre responsable ne peut pas le voir. Les données proviennent de votre boîte aux lettres et ne sont pas stockées à l’extérieur.
La sécurité des données est également très importante avec l’assistant IA Actor.
Pourquoi c’est important : Personne n’aime avoir l’impression d’être surveillé. Cet outil vous aide à améliorer vos propres habitudes, il ne sert pas à vous suivre.
Comment commencer
Épinglez le complément Viva Insights dans Outlook pour qu’il soit toujours visible (ruban Accueil → Autres commandes → Viva Insights).
Définissez vos horaires de travail et vos préférences pour le déjeuner dans les paramètres.
Commencez par réserver un bloc de concentration cette semaine. Voyez comment cela se passe.
L’objectif n’est pas la perfection. Il s’agit de prendre de meilleures habitudes de travail, et de les garder.