Come impostare regole e filtri IA personalizzati per Outlook
Usiamo tutti le regole di Outlook. Senza, i nostri account Outlook sarebbero incredibilmente disordinati.
Ma a volte le regole predefinite di Outlook sono troppo limitate e non bastano più.
Outlook offre un sistema di regole efficace. Puoi impostare filtri in base ai mittenti, agli oggetti e alle parole chiave. Funziona bene se le tue esigenze sono semplici.
Ma se la tua casella di posta è piena, le regole che cercano solo parole specifiche non bastano.
Non comprendono il significato delle email né ti aiutano a tenere traccia delle attività. Le regole semplici non ti ricordano di ricontattare qualcuno, non evidenziano i messaggi importanti dei clienti e non ordinano le email in base al loro contenuto.
Ecco perché abbiamo creato Assistente IA ActorDo. È un assistente intelligente che si collega a Outlook e ti aiuta a configurare regole intelligenti che comprendono davvero il tuo lavoro.
Scopriamo insieme cosa puoi fare con questo strumento.
Come Actor filtra le email con l'IA
Invece di filtrare le email in base al mittente o alle parole presenti nell'oggetto, Actor ne legge il contenuto e ne capisce lo scopo.
Per esempio, può capire se un'email riguarda una riunione, un'opportunità di vendita o un'attività che richiede il tuo contributo.
Queste regole IA personalizzate sono davvero potenti.
Nel prompt puoi indicare quanto segue:
- Intestazioni email: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
- Oggetto dell'email
- Corpo dell'email
- Mittente dell'email (nome + indirizzo email)
- Destinatario dell'email
- L'email contiene allegati (non il contenuto degli allegati, solo i tipi di file)
- Ora attuale.
Come configurare le regole IA in Outlook con l'assistente Actor
Iniziare a usare Actor è semplice:
- Collega il tuo account Outlook ad Actor in modo sicuro
- Vai a Gestione email > Filtri AI personalizzati
- Scegli uno dei filtri suggeriti oppure creane uno personalizzato
- Definisci cosa attiva la regola: potrebbe essere una frase specifica, un tipo di email o un intento
- Scegli l'azione: assegna un'etichetta, sposta o inoltra l'email oppure imposta un promemoria
- Consenti ad Actor di esaminare la cronologia delle tue email e suggerire miglioramenti
- Attiva la regola e lascia che venga eseguita automaticamente
Puoi modificare o sospendere qualsiasi regola in qualsiasi momento.
Genera bozze per le email filtrate dall'IA
Non solo puoi spostare le email nelle cartelle o applicare categorie, ma puoi anche generare bozze per quelle specifiche email filtrate.
Casi d'uso avanzati per gli utenti esperti di Outlook
Se lavori in un team o gestisci molte comunicazioni con i clienti, Actor può aiutarti ancora di più:
- Indirizza le email delle caselle condivise alla persona giusta in base all'argomento
- Organizza le email per reparto, fase della trattativa o progetto
- Collega i filtri email al calendario per individuare conflitti o attività di follow-up
- Imposta sequenze di regole, ad esempio: se un'email contiene una richiesta e non ha ricevuto risposta entro 3 giorni → invia un promemoria
Queste automazioni ti fanno risparmiare ore ogni settimana e riducono il monitoraggio manuale. (disponibili solo con i piani Business)
Per iniziare: 3 regole di filtro IA consigliate per gli utenti di Outlook
Per vedere subito i vantaggi, prova questi 3 filtri intelligenti:
- Assegna un'etichetta a tutte le email che richiedono un'azione da parte tua (in base al contenuto)
- Imposta promemoria per ricontattare i destinatari delle email importanti che hai inviato
- Archivia automaticamente le conversazioni interne inattive dopo 7 giorni
E non dimenticare: Actor è il tuo assistente IA dedicato.