Gestione delle attività con l’IA
Stiamo sviluppando la funzione di gestione delle attività di Actor tenendo conto dei seguenti aspetti.
L’assistente Actor dovrebbe comportarsi come un vero assistente umano, comprendendo:
- Il contesto: Perché un’attività è importante.
- Il urgenza/priorità: Quando deve essere completata.
- Abitudini e preferenze dell’utente.
Esistono tre tipi di fonti di informazioni basate sulle attività:
- Attività esistenti (dall’app per le attività dell’utente): più elenchi, attività e sottoattività.
- Promemoria via email: attività derivanti dalle email dell’utente.
- Promemoria quotidiani: attività rapide create direttamente nell’app.
L’IA dovrebbe integrarle in modo fluido e intuitivo:
- Gestire in modo proattivo le attività importanti, stabilirne le priorità e ricordarle agli utenti.
- Alleggerire il carico mentale dell’utente organizzando in modo intuitivo attività complesse e sottoattività.
- Gestisci e unifica facilmente attività, follow-up via email e promemoria quotidiani in un'unica esperienza coerente.
In che modo Actor aiuta a gestire le attività
Actor diventa la casella di posta centralizzata proattiva per le attività, i follow-up via email e i promemoria.
Dal punto di vista dell’utente, Actor dovrebbe:
| Funzionalità | Vantaggio per l’utente | Scenario di esempio |
|---|---|---|
| Dai priorità alle attività quotidiane | Aiuta l’utente a concentrarsi prima sulle attività a maggiore impatto. | «La tua chiamata con John alle 3 PM richiede una preparazione; per oggi ho dato a questa attività la priorità rispetto alle altre.» |
| Promemoria intelligenti | Assicurati che le attività importanti non vengano trascurate. | «Promemoria: hai promesso ad Alice che le avresti inviato la bozza entro fine giornata. Vuoi che la aggiunga alle attività prioritarie di oggi?» |
| Integrazione per i promemoria via email | Trasforma automaticamente i promemoria importanti in attività concrete. | «Hai chiesto a Mark di risponderti oggi in merito ai prezzi. L’ho aggiunto alle attività ad alta priorità.» |
| Panoramica quotidiana semplificata | Riduci il sovraccarico mentale all’inizio della giornata. | «Buongiorno! Oggi hai 3 attività prioritarie, 1 email di follow-up in scadenza e 2 promemoria meno urgenti.» |
| Metti in evidenza le attività dimenticate | Evita che qualcosa passi inosservato. | «Questa attività è nell’elenco da 10 giorni senza progressi. Vuoi modificarla o rimuoverla?» |
| Suggerisci di raggruppare le attività | Aumenta l’efficienza raggruppando le attività. | «Hai 3 attività relative alla rendicontazione. Vuoi raggrupparle in un unico blocco questo pomeriggio?» |
| Verifica i progressi in modo proattivo | Aiuta l’utente a mantenere gli impegni. | «Avevi detto che avresti finalizzato il rapporto oggi: devo segnarlo come completato o rimandarlo a domani?» |
3. Consigli su prodotti e funzionalità
Dal punto di vista delle funzionalità del prodotto, l’approccio seguente
Funzionalità: agenda giornaliera unificata
- Combina Attività, Eventi del calendario, e Follow-up via email in un'unica panoramica quotidiana.
- Indica chiaramente le fonti (app di gestione delle attività, email, promemoria).
- Consenti agli utenti di contrassegnare rapidamente le attività come completate, riprogrammarle o delegarle da un'unica schermata.
Esperienza utente:
Gli utenti iniziano la giornata consultando un unico elenco riepilogativo. Toccando un’attività, ne visualizzano rapidamente i dettagli e possono completarla con pulsanti intuitivi o modificarla facilmente.
Funzionalità: promemoria intelligenti proattivi
- Individua le attività in scadenza a breve o già scadute.
- Suggerisci promemoria proattivi prima delle scadenze.
- Individua le attività ignorate e sollecita con discrezione l'utente.
Esperienza utente:
«Ehi, hai ancora in sospeso due importanti follow-up di ieri. Vuoi occupartene adesso o riprogrammarli?»
Funzionalità: estrazione automatica delle attività dalle email
- Spesso le email richiedono un follow-up (risposte, conferme o azioni successive).
- L'assistente individua proattivamente queste necessità e le propone come attività o promemoria.
Esperienza utente:
L’utente riceve un’email: «Sentiamoci la prossima settimana.»
L’assistente propone subito: «Vuoi che ti ricordi lunedì prossimo di fissare questa riunione?»
Funzionalità: definizione intelligente delle priorità delle attività
- Assegna automaticamente la priorità alle attività in base alle scadenze, alla frequenza dei promemoria e alle abitudini dell'utente.
- Metti in evidenza in alto le attività che richiedono attenzione immediata.
Esperienza utente:
Le attività importanti e urgenti sono messe chiaramente in evidenza (in grassetto o evidenziate), con indicazioni come «Scade oggi» o «In ritardo di 1 giorno».
Funzionalità: arricchimento del contesto delle attività
- L'assistente può fornire proattivamente informazioni pertinenti:
- Email o messaggi correlati.
- Ultimi aggiornamenti, commenti o allegati pertinenti all’attività.
- Arricchire il contesto dell’utente e rendere più fluido il processo decisionale.
Esperienza utente:
L’utente visualizza «Prepara il report per Ana» e trova automaticamente inclusi i link alle email recenti, ai file allegati o ai report precedenti.
Funzionalità: azioni rapide e suggerimenti intelligenti
- Azioni rapide e facilmente accessibili, come «Ricordamelo di nuovo domani», «Rimanda», «Segna come completato».
- Suggerimenti intelligenti come «Impostare un’attività ricorrente?», «Convertire in un evento del calendario?», «Spostare nell’elenco «Alta priorità»?».
Esperienza utente:
Gli utenti possono gestire le attività senza sforzo, con uno o due tocchi.
Funzionalità: gestione intelligente delle sottoattività
- Suggerire automaticamente sottoattività o liste di controllo in base a schemi ricorrenti o ai dati storici dell’utente.
- Semplificare la creazione di strutture dettagliate per le attività.
Esperienza utente:
L’utente crea l’attività «Pianifica la presentazione trimestrale» e l’assistente suggerisce sottoattività pertinenti: «Raccogli i dati», «Prepara le slide», «Rivedi con il team».
Funzionalità: riepilogo di fine giornata (bilancio quotidiano)
- A fine giornata, un riepilogo proattivo aiuta l’utente a rivedere e riprogrammare le attività incomplete.
- Riassume brevemente cosa è stato fatto, cosa è in sospeso e propone suggerimenti per il giorno successivo.
Esperienza utente:
«Oggi hai completato 6 attività. Te ne restano 3: vuoi che le sposti nell’agenda di domani?»
L’Assistente IA di Actor è in grado di farlo?
Al momento della stesura di questo articolo (25 marzo), abbiamo appena iniziato a lavorarci.