Briefing per le riunioni: come prepararsi prima di una chiamata o di una riunione (senza perdere tempo)
La maggior parte delle riunioni è destinata a fallire ancora prima di cominciare. Non perché le persone non siano capaci, ma perché non sono preparate.
Un briefing per la riunione risolve il problema.
Che cos'è un briefing per una riunione?
Un briefing per la riunione è un breve riepilogo da consultare prima di prima dei una chiamata o una riunione.
Ti fornisce il contesto. Ti spiega perché si tiene la riunione. Ti ricorda cosa conta. Un buon briefing sta in una schermata e richiede pochi minuti per essere consultato.
Altrettanto importante: non è un ordine del giorno.
Briefing della riunione e ordine del giorno a confronto
È facile confondere le due cose. Briefing e ordini del giorno hanno scopi diversi e spesso servono entrambi.
Ordine del giorno della riunione
- Descrive cosa succederà
- Elenca gli argomenti e i tempi
- Condiviso con tutti i partecipanti
Briefing della riunione
- Descrive ciò che devi sapere
- Si concentra sul contesto e sulle decisioni
- Da usare prima di partecipare alla riunione
Perché i briefing per le riunioni sono importanti
I briefing per le riunioni ti aiutano a:
- partecipare alle riunioni preparati
- evitare spiegazioni ripetute
- fare domande migliori
- prendere decisioni più rapidamente
- ridurre la durata delle riunioni
Per i professionisti sempre impegnati, prepararsi è un vantaggio strategico.
Quando è opportuno usare un briefing per una riunione?
Tu non hai bisogno uno per ogni riunione.
Tu fare bisogno uno quando:
- ci si aspetta che vengano prese decisioni
- c'è una storia pregressa o un contesto
- sono coinvolte persone esterne
- la riunione ha delle conseguenze
Esempi tipici:
- chiamate commerciali
- riunioni con i clienti
- riunioni di allineamento dei dirigenti
- chiamate con gli investitori
- colloqui
Struttura di un briefing per una riunione
1. Scopo della riunione
Perché si tiene questa riunione? Quale problema dovrebbe risolvere?
2. Partecipanti e ruoli
Chi parteciperà?
- decisore
- persona influente
- osservatore
Questo ti aiuta a guidare la conversazione. Se la riunione è con persone che non conosci, è preferibile raccogliere qualche informazione sui partecipanti. Puoi dare una rapida occhiata al loro profilo LinkedIn, al blog o al sito web.
3. Antefatti e contesto
Cos'è successo prima?
- riunioni precedenti
- questioni aperte
- vincoli noti
4. Argomenti o domande chiave
Cosa deve essere discusso?
Cosa deve essere risposto?
Limita tutto allo stretto necessario.
5. Documenti o link pertinenti
Includi solo ciò che è necessario e pertinente per la riunione. Assicurati di non inserire informazioni obsolete o argomenti già discussi, soprattutto quando si tratta di una riunione di team.
- email precedenti
- documenti, presentazioni
Troppi link riducono la chiarezza. Concentrati sul riassumere ciò che è importante.
6. Risultato desiderato
Cosa dovrebbe essere vero al termine della riunione?
- decisione presa
- approvazione concessa
- prossimi passi definiti
Quanto dovrebbe essere lungo un briefing per una riunione?
Breve, ma includendo comunque tutte le informazioni pertinenti. Una buona regola:
- 5-10 minuti per creare
- 2 minuti per leggere
Se ci vuole più tempo, è troppo lungo.
Come preparare un briefing per una riunione. Passo dopo passo
Un processo semplice che un'assistente virtuale svolge per la sua responsabile:
- Apri l'evento in calendario
- Cerca email o messaggi recenti
- Scrivi lo scopo
- Elenca i punti chiave
- Definisci il risultato (di solito dovrebbe essere indicato nell’evento del calendario)
Fermati qui. Non aggiungere l'ordine del giorno al briefing.
Errori comuni nella preparazione delle riunioni
Evita questi errori:
- scrivere documenti lunghi
- copiare l’intero ordine del giorno
- aggiungere informazioni superflue
- non rileggerlo prima
Un briefing non è documentazione e non deve copiare e incollare informazioni da documenti o e-mail.
Serve solo per prepararsi rapidamente.
Come automatizzare i briefing per le tue riunioni
La maggior parte dei contenuti del briefing è già disponibile in:
- il tuo calendario
- la tua casella di posta
- documenti condivisi
- liste di cose da fare
Anche se raccogliere manualmente le informazioni è il modo migliore per farlo, puoi farti aiutare da tutti questi strumenti di IA.
Ecco perché i briefing per le riunioni sono particolarmente adatti all'automazione.
Strumenti come ActorDO stanno evolvendo per generare automaticamente briefing concisi prima di ogni riunione, sfruttando il contesto che hai già a disposizione.