Wnioski z października 2025 od Actor

Jestem gościem od danych, uwielbiam bawić się liczbami, więc oto nasz pierwszy przegląd kont użytkowników w Actor.

Przeanalizowaliśmy ponad 1.75 miliona e-maili i wydarzeń w kalendarzu od profesjonalistów korzystających z Actor, asystent AI do zarządzania skrzynką odbiorczą i kalendarzem.

Niektóre wnioski nas zaskoczyły:

• 📨 60% skrzynek odbiorczych to „szum” (promocje + powiadomienia)
• ⏱️ Mediana czasu odpowiedzi: 11 godz. 7 min, ale najszybsza odpowiedź zajęła 27 sekund
• 🗓️ W piątek odnotowano najniższy wskaźnik odpowiedzi
• 💬 Najdłuższy wątek e-mailowy: 88 odpowiedzi
• 📅 Niektóre osoby uczestniczyły w 92 spotkaniach w ciągu tygodnia! (właściwie nie wiadomo, czy uczestniczyły, czy po prostu opuściły spotkania)

Stworzyliśmy to zestawienie, aby zrozumieć, jak prawdziwi użytkownicy radzą sobie z nadmiarem komunikacji.
Chętnie się dowiemy: co najbardziej pochłania Twój czas — e-maile czy spotkania?

Wnioski z analizy ponad 1,750,000 e-maili i wydarzeń w kalendarzu

Miesięczne trendy produktywności w miejscu pracy wśród prawdziwych profesjonalistów

Co miesiąc w Actor analizujemy zagregowane i zanonimizowane dane o aktywności pochodzące z tysięcy połączonych kont Gmail i Outlook, aby zrozumieć, jak naprawdę pracują zapracowani profesjonaliści.
Dziś publikujemy Raport o produktywności za październik 2025, obejmujący 1.75M+ e-maili, odpowiedzi, wiadomości z przypomnieniem i wydarzeń w kalendarzu.

Dlaczego publikujemy te dane?
Ponieważ profesjonaliści, dziennikarze i twórcy treści nieustannie szukają odpowiedzi na pytania takie jak:

• Ile niechcianych e-maili otrzymują dziś ludzie?
• Jaki jest typowy czas odpowiedzi w pracy?
• Czy ludzie naprawdę mają za dużo spotkań — czy to tylko takie wrażenie?
• Który dzień tygodnia przynosi najwięcej wiadomości e-mail?
• Kiedy ludzie najchętniej odpowiadają?
• Jak w liczbach wygląda „przeciążenie poczty e-mail”?

Ten raport dostarcza odpowiedzi opartych na danych, a nie spekulacji.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze wzorce widoczne w październikowym zbiorze danych.

Szum w skrzynce odbiorczej jest większy niż kiedykolwiek: 60.1% wszystkich e-maili

Prawie dwie trzecie wiadomości w skrzynce odbiorczej to Wiadomości promocyjne (45.7%) i Powiadomienia (15%).

Oznacza to, że w skrzynce odbiorczej przeciętnego profesjonalisty dominują wiadomości, które nie wymagają żadnego działania i nie wymagają podejmowania żadnych decyzji.
Dla zespołów przytłoczonych komunikacją to potwierdzenie prostej prawdy: problemem nie jest skrzynka odbiorcza, lecz szum informacyjny.

Środy i czwartki to dni z największą liczbą e-maili

Podobnie jak w poprzednich miesiącach, liczba e-maili osiąga szczyt w środku tygodnia:

• Środa to najbardziej aktywny dzień
• Tuż za nią plasują się poniedziałek, wtorek i czwartek
• W piątek widać wyraźny spadek
• Weekendy są stosunkowo spokojne

Ten wzorzec jest istotny dla dziennikarzy i twórców przygotowujących treści o kulturze pracy i cyklach produktywności.

Ponaglenia: najlepsze wyniki we wtorki i środy

Jeśli kiedykolwiek zastanawiało Cię, kiedy najprawdopodobniej możesz spodziewać się odpowiedzi, dane są jednoznaczne:

• Ogólne prawdopodobieństwo odpowiedzi: 67.71%
• Najlepsze dni na wysyłanie ponagleń: wtorek i środa
• Najgorszy dzień: piątek (bez niespodzianek)

Specjaliści planujący działania sprzedażowe, e-maile rekrutacyjne, propozycje dla mediów lub wiadomości uzupełniające do klientów mogą wykorzystać te dane jako punkt odniesienia.

Punkty odniesienia dla czasu odpowiedzi: mediana = 11 godz. 7 min

To jedno z najczęściej wyszukiwanych pytań w internecie:

„Jaki jest typowy czas odpowiedzi w pracy?”

W październiku:

• Mediana czasu odpowiedzi: 11 godzin, 7 minut
• Najszybsza odpowiedź: 27 sekund

Ten przedział odzwierciedla realia współczesnej pracy: ludzie odpowiadają, ale nie natychmiast.
Sugeruje również, że oczekiwanie „natychmiastowych odpowiedzi” jest nierealistyczne.

Liczba spotkań rośnie: wykryto .5107 spotkań online

Liczba spotkań online pozostaje wysoka:

• Google Meet: 43% spotkań
• Microsoft Teams: 38%
• Zoom: 19%

Najbardziej napięty kalendarz odnotował 92 wydarzenia w ciągu jednego tygodnia, co pokazuje, jak ekstremalne bywają niektóre obciążenia pracą.

Nietypowe zjawiska w skrzynce odbiorczej, na które warto zwrócić uwagę

Te spostrzeżenia są przeznaczone dla dziennikarzy i twórców poszukujących nietypowych danych o zachowaniach w miejscu pracy:

• Największa przetworzona skrzynka odbiorcza: 19,226 wiadomości promocyjnych
• Najdłuższy wątek e-mailowy: 88 odpowiedzi
• Najwięcej e-maili otrzymanych przez jedną osobę w ciągu dnia: 1211

Takie skrajne przypadki często stanowią chwytliwy punkt wyjścia do materiałów o wypaleniu zawodowym, nadmiernej łączności lub współczesnych normach komunikacji.

Efekt: 739 dni zaoszczędzonego czasu

Wśród wszystkich użytkowników Actor w październiku:

• 1,993,716 e-maili zostało automatycznie skategoryzowanych
• 353,218 zadań związanych z pocztą e-mail zostało wyodrębnionych i przedstawionych
• Szacowany zaoszczędzony czas: 739 dni pracy
• Propozycje odpowiedzi i sugerowane działania znacznie zmniejszyły obciążenie poznawcze

Dla zespołów, którym trudno nadążyć za napływającymi e-mailami, te liczby pokazują, jaki realny wpływ może mieć automatyzacja.

Uwagi po publikacji

Po opublikowaniu tej infografiki zauważyliśmy kilka ważnych kwestii, o których warto wspomnieć:

• foldery „niechciane”, „archiwum” i „kosz” w Gmailu i Outlooku są całkowicie pomijane
• niektórzy użytkownicy mają konfiguracje, które automatycznie przenoszą wiadomości bezpośrednio do tych folderów, a mimo to należy je nadal uznawać za „Promocje” (najprawdopodobniej)

To pierwsza wersja naszych zbiorczych, anonimowych statystyk. Planujemy przygotowywać je co miesiąc i postaramy się je ulepszać.

Jeśli masz pomysły lub uważasz, że warto dodać coś do takich statystyk, daj mi znać tutaj lub mailowo.