KI-Aufgabenverwaltung
Wir entwickeln den Aufgabenverwaltungsbereich von Actor unter Berücksichtigung der folgenden Punkte.
Der Actor-Assistent sollte sich wie ein echter persönlicher Assistent verhalten, indem er versteht:
- Das Kontext: Warum eine Aufgabe wichtig ist.
- Das Dringlichkeit/Priorität: Wann sie erledigt werden muss.
- Nutzergewohnheiten und -präferenzen.
Sie haben drei Arten aufgabenbasierter Informationsquellen:
- Bestehende Aufgaben (aus der Aufgaben-App des Nutzers): mehrere Listen, Aufgaben und Teilaufgaben.
- E-Mail-Nachverfolgungen: Aufgaben, die aus Nutzer-E-Mails entstehen.
- Tägliche Erinnerungen: Schnellaufgaben, die direkt in Ihrer App erstellt werden.
KI sollte diese nahtlos und intuitiv integrieren:
- Wichtige Aufgaben proaktiv verwalten, priorisieren und die Nutzer daran erinnern.
- Die geistige Belastung des Nutzers verringern, indem komplexe Aufgaben und Teilaufgaben intuitiv organisiert werden.
- Aufgaben, E-Mail-Nachverfolgungen und tägliche Erinnerungen nahtlos in einer einzigen, kohärenten Erfahrung verwalten und vereinheitlichen.
Wie hilft Actor beim Aufgabenmanagement?
Actor wird proaktiv zentrale Inbox bei Aufgaben, E-Mail-Nachverfolgungen und Erinnerungen.
Aus Nutzersicht sollte Actor:
| Fähigkeit | Nutzen für den Nutzer | Beispielszenario |
|---|---|---|
| Tägliche Aufgaben priorisieren | Hilft dem Nutzer, sich zuerst auf Aufgaben mit hoher Wirkung zu konzentrieren. | „Ihr Anruf mit John um 15:00 Uhr erfordert Vorbereitung; ich habe diese Aufgabe für heute über den anderen priorisiert.“ |
| Intelligente Erinnerungen | Sicherstellen, dass kritische Aufgaben nicht untergehen. | „Erinnerung: Sie haben Alice versprochen, den Entwurf bis Ende des Tages zu senden. Soll ich ihn zu den heutigen Prioritätsaufgaben hinzufügen?“ |
| E-Mail-Follow-up-Integration | Wandeln Sie automatisch wichtige Nachverfolgungen in umsetzbare Aufgaben um. | „Sie haben Mark gebeten, heute bezüglich der Preise zu antworten. Ich habe es als Aufgabe mit hoher Priorität hinzugefügt.“ |
| Vereinfachte Tagesübersicht | Reduzieren Sie kognitive Überlastung zu Beginn des Tages. | „Guten Morgen! Heute haben Sie 3 Prioritätsaufgaben, 1 fällige Folge-E-Mail und 2 kleinere Erinnerungen.“ |
| Vergessene Aufgaben hervorheben | Verhindern Sie übersehene Punkte. | „Diese Aufgabe steht seit 10 Tagen ohne Fortschritt auf Ihrer Liste. Möchten Sie sie überarbeiten oder entfernen?“ |
| Aufgabenbündelung vorschlagen | Effizienzsteigerung durch Gruppierung von Aufgaben. | „Sie haben 3 Aufgaben zum Thema Berichtswesen. Sollen wir sie heute Nachmittag zu einem Block zusammenfassen?“ |
| Proaktiv Fortschritt überprüfen | Für Verbindlichkeit beim Nutzer sorgen. | „Sie sagten, Sie würden Ihren Bericht heute finalisieren – soll ich ihn als erledigt markieren oder auf morgen verschieben?“ |
3. Produkt- und Funktionsempfehlungen
Aus der Perspektive der Produktfunktionen folgt der folgende Ansatz
Funktion: Vereinheitlichte Tagesübersicht
- Kombinieren Aufgaben, Kalendereinträge, und E-Mail-Follow-ups in einer täglichen Übersicht.
- Quellen deutlich kennzeichnen (Aufgaben-App, E-Mails, Erinnerungen).
- Nutzern ermöglichen, Aufgaben schnell als erledigt zu markieren, neu zu planen oder zu delegieren — alles in einer Ansicht.
UX:
Nutzer beginnen ihren Tag, indem sie eine einzige, konsolidierte Liste ansehen. Ein Tippen auf Aufgaben zeigt schnelle Details mit intuitiven Erledigen-Schaltflächen und einfachen Anpassungsmöglichkeiten.
Funktion: Proaktive, intelligente Erinnerungen
- Aufgaben erkennen, die bald fällig oder überfällig sind.
- Proaktive Erinnerungen vor Fristen vorschlagen.
- Übersehene Aufgaben erkennen und den Nutzer dezent erinnern.
UX:
"Hey, Sie haben zwei wichtige Nachverfolgungen von gestern, die noch offen sind. Sollen wir diese jetzt erledigen oder neu planen?"
Funktion: Automatische Aufgabenerkennung aus E-Mails
- E-Mails erfordern häufig Folgeaktionen (Antworten, Bestätigungen oder nächste Schritte).
- Der Assistent identifiziert diese proaktiv und schlägt sie als Aufgaben oder Erinnerungen vor.
UX:
Der Nutzer erhält eine E-Mail: "Lassen Sie uns nächste Woche sprechen."
Der Assistent schlägt sofort vor: "Soll ich Sie nächsten Montag daran erinnern, dieses Treffen zu vereinbaren?"
Funktion: Intelligente Aufgabenpriorisierung
- Aufgaben automatisch nach Fristen, Erinnerungsfrequenz und Nutzungsgewohnheiten priorisieren.
- Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, oben hervorheben.
UX:
Wichtige und dringende Aufgaben werden visuell deutlich hervorgehoben (fett, markiert), mit Erläuterungen wie "Fällig heute" oder "Seit 1 Tag überfällig".
Funktion: Kontextanreicherung für Aufgaben
- Der Assistent kann proaktiv relevante Informationen bereitstellen:
- Zugehörige E-Mails oder Nachrichten.
- Letzte Aktualisierungen, Kommentare oder Anhänge, die für die Aufgabe relevant sind.
- Kontext für den Nutzer verbessern und Reibungsverluste bei Entscheidungen reduzieren.
UX:
Der Benutzer sieht 'Bericht für Ana vorbereiten' und erkennt automatisch eingefügte Links zu aktuellen E-Mails, angehängten Dateien oder früheren Berichten.
Funktion: Schnellaktionen und intelligente Vorschläge
- Leicht zugängliche Schnellaktionen wie „Erinnere mich morgen nochmal“, „Verschieben“, „Als erledigt markieren“.
- Intelligente Vorschläge wie „Wiederkehrende Aufgabe erstellen?“, „In Kalendereintrag umwandeln?“, „In Liste ‚Hohe Priorität‘ verschieben?“.
UX:
Benutzer können Aufgaben mühelos mit nur einem oder zwei Fingertipps erledigen.
Funktion: Intelligente Verwaltung von Unteraufgaben
- Subtasks oder Checklisten automatisch vorschlagen, basierend auf typischen Mustern oder historischen Nutzerdaten.
- Das Erstellen detaillierter Aufgabenstrukturen vereinfachen.
UX:
Der Benutzer erstellt die Aufgabe 'Vierteljährliche Präsentation planen' und Ihr Assistent schlägt relevante Unteraufgaben vor: 'Daten sammeln', 'Folien entwerfen', 'Mit dem Team prüfen'.
Funktion: Tageszusammenfassung (Tagesabschluss)
- Am Ende des Tages hilft eine proaktive Zusammenfassung dem Nutzer, unvollständige Aufgaben zu überprüfen und neu zu terminieren.
- Fasst kurz zusammen, was erledigt ist, was noch offen ist, und gibt Vorschläge für morgen.
UX:
'Sie haben heute 6 Aufgaben erledigt. Sie haben noch 3 Aufgaben — soll ich sie auf die Tagesordnung von morgen verschieben?'
Kann der Actor AI Assistant das?
Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels (25. März) haben wir gerade erst mit der Arbeit daran begonnen.