KI-Aufgabenverwaltung
Wir entwickeln den Aufgabenverwaltungsbereich von Actor unter den folgenden Gesichtspunkten.
Der Actor-Assistent sollte sich wie ein echter persönlicher Assistent verhalten, indem er versteht:
- Das Kontext: Warum eine Aufgabe wichtig ist.
- Das Dringlichkeit/Priorität: Wann sie erledigt sein muss.
- Nutzergewohnheiten und -präferenzen.
Sie haben drei Arten von aufgabenbezogenen Informationsquellen:
- Bestehende Aufgaben (aus der Aufgaben-App des Nutzers): mehrere Listen, Aufgaben und Unteraufgaben.
- E-Mail-Nachverfolgungen: Aufgaben, die aus Nutzer-E-Mails entstehen.
- Tägliche Erinnerungen: schnelle Aufgaben, direkt in Ihrer App erstellt.
Die KI sollte diese nahtlos und intuitiv integrieren:
- Proaktiv Aufgaben verwalten, priorisieren und Nutzer an wichtige Aufgaben erinnern.
- Reduzieren Sie die mentale Belastung der Nutzenden, indem Sie komplexe Aufgaben und Unteraufgaben intuitiv organisieren.
- Verwalten und vereinheitlichen Sie nahtlos Aufgaben, E-Mail-Follow-ups und tägliche Erinnerungen in einem einzigen, zusammenhängenden Erlebnis.
Wie hilft Actor beim Aufgabenmanagement
Actor wird proaktiv zentrales Postfach bei Aufgaben, E-Mail-Nachverfolgungen und Erinnerungen.
Aus Nutzersicht sollte Actor:
| Fähigkeit | Nutzen für den Nutzer | Beispielszenario |
|---|---|---|
| Tägliche Aufgaben priorisieren | Hilft dem Nutzer, sich zuerst auf wirkungsvolle Aufgaben zu konzentrieren. | „Dein Anruf mit John um 15:00 Uhr benötigt Vorbereitung; ich habe diese Aufgabe heute über die anderen priorisiert.“ |
| Intelligente Erinnerungen | Stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben nicht untergehen. | „Erinnerung: Du hast Alice versprochen, den Entwurf bis zum Ende des Tages zu schicken. Soll ich ihn zu den heutigen Prioritätsaufgaben hinzufügen?“ |
| E-Mail-Nachverfolgungs-Integration | Wichtige Follow-ups automatisch in umsetzbare Aufgaben umwandeln. | „Du hast Mark gebeten, heute zum Thema Preisgestaltung zu antworten. Ich habe es als hochprioritäre Aufgabe hinzugefügt.“ |
| Vereinfachte Tagesübersicht | Kognitive Überlastung zu Tagesbeginn reduzieren. | „Guten Morgen! Heute hast du 3 Prioritätsaufgaben, 1 fällige Follow-up-E-Mail und 2 kleinere Erinnerungen.“ |
| Vergessene Aufgaben hervorheben | Übersehene Punkte verhindern. | „Diese Aufgabe steht seit 10 Tagen ohne Fortschritt auf deiner Liste. Möchtest du sie überarbeiten oder entfernen?“ |
| Aufgabenbündelung vorschlagen | Effizienzsteigerung durch Gruppierung von Aufgaben. | „Du hast 3 Aufgaben zum Thema Reporting. Sollen wir sie heute Nachmittag zu einem Block zusammenfassen?“ |
| Proaktive Fortschrittsüberprüfung | Den Nutzer zur Verantwortung ziehen. | „Sie sagten, Sie würden Ihren Bericht heute fertigstellen – soll ich ihn als erledigt markieren oder auf morgen verschieben?“ |
3. Produkt- und Funktionsempfehlungen
Aus Sicht der Produktfunktionen verfolgt der folgende Ansatz
Funktion: Einheitliche Tagesagenda
- Kombinieren Aufgaben, Kalendereinträge, und E-Mail-Follow-ups in einer täglichen Übersicht.
- Kennzeichnen Sie klar die Quellen (Aufgaben-App, E-Mails, Erinnerungen).
- Ermöglichen Sie es Nutzenden, Aufgaben schnell als erledigt zu markieren, neu zu planen oder zu delegieren — alles in einer Ansicht.
UX:
Benutzer beginnen ihren Tag, indem sie eine einzige, konsolidierte Liste ansehen. Durch Antippen von Aufgaben werden schnelle Details mit intuitiven Abschluss-Buttons und einfachen Anpassungsmöglichkeiten angezeigt.
Funktion: Proaktive intelligente Erinnerungen
- Erkennen Sie Aufgaben, die bald fällig oder überfällig sind.
- Schlagen Sie proaktive Erinnerungen vor, bevor Fristen erreicht werden.
- Erkennen Sie ignorierte Aufgaben und erinnern Sie die Nutzenden behutsam.
UX:
„Hey, du hast noch zwei wichtige Nachverfolgungen von gestern offen. Sollen wir die jetzt erledigen oder neu planen?“
Funktion: Automatische Aufgabenerkennung aus E-Mails
- E-Mails erfordern häufig Follow-ups (Antworten, Bestätigungen oder nächste Schritte).
- Der Assistent identifiziert diese proaktiv und schlägt sie als Aufgaben oder Erinnerungen vor.
UX:
Der Nutzer erhält eine E-Mail: „Lass uns nächste Woche sprechen.“
Der Assistent schlägt sofort vor: „Soll ich dich nächsten Montag daran erinnern, dieses Treffen zu planen?“
Funktion: Intelligente Aufgabenpriorisierung
- Priorisieren Sie Aufgaben automatisch basierend auf Fristen, Häufigkeit der Erinnerungen und Nutzergewohnheiten.
- Hebe Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, oben hervor.
UX:
Wichtige und dringende Aufgaben werden visuell deutlich hervorgehoben (fett, markiert), mit Erläuterungen wie „Fällig heute“ oder „Seit 1 Tag überfällig“.
Funktion: Kontextanreicherung für Aufgaben
- Der Assistent kann proaktiv relevante Informationen bereitstellen:
- Zugehörige E-Mails oder Nachrichten.
- Letzte Aktualisierungen, Kommentare oder Anhänge, die für die Aufgabe relevant sind.
- Verbessert den Kontext für den Nutzer und reduziert Reibungen bei Entscheidungsfindungen.
UX:
Der Benutzer sieht „Bericht für Ana erstellen“ und findet automatisch Links zu aktuellen E-Mails, angehängten Dateien oder früheren Berichten.
Funktion: Schnellaktionen & intelligente Vorschläge
- Schnellaktionen leicht zugänglich wie „Erinnere mich morgen noch einmal“, „Verschieben“, „Als erledigt markieren“.
- Intelligente Vorschläge wie „Wiederkehrende Aufgabe einrichten?“, „In Kalendereintrag umwandeln?“, „In Liste ‚Hohe Priorität‘ verschieben?“
UX:
Benutzer können Aufgaben mühelos in nur ein oder zwei Tippen erledigen.
Funktion: Intelligente Unteraufgabenverwaltung
- Automatisch Unteraufgaben oder Checklisten basierend auf üblichen Mustern oder historischen Nutzerdaten vorschlagen.
- Erleichtert das Erstellen detaillierter Aufgabenstrukturen.
UX:
Der Benutzer legt die Aufgabe „Vierteljährliche Präsentation planen“ an, und Ihr Assistent schlägt relevante Unteraufgaben vor: „Daten sammeln“, „Folien entwerfen“, „Mit dem Team prüfen“.
Funktion: Tagesabschlusszusammenfassung (Ende-des-Tages-Überblick)
- Am Ende des Tages hilft ein proaktives Digest dem Nutzer, unvollständige Aufgaben zu überprüfen und neu einzuplanen.
- Fasst kurz zusammen, was erledigt ist, was offen bleibt und gibt Vorschläge für morgen.
UX:
„Sie haben heute 6 Aufgaben erledigt. Es sind noch 3 Aufgaben übrig — soll ich sie in die Agenda für morgen verschieben?“
Kann der Actor AI Assistant das?
Zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels (25. März) haben wir gerade erst mit der Arbeit daran begonnen.