KI-Aufgabenverwaltung
Wir entwickeln den Aufgabenverwaltungsbereich von Actor unter Berücksichtigung der folgenden Aspekte.
Der Actor-Assistent sollte sich wie ein echter persönlicher Assistent verhalten, indem er versteht:
- Der Kontext: Warum eine Aufgabe wichtig ist.
- Der Dringlichkeit/Priorität: Wann sie erledigt werden muss.
- Nutzergewohnheiten und -präferenzen.
Sie haben drei Arten von aufgabenbasierten Informationsquellen:
- Bestehende Aufgaben (aus der Aufgaben-App des Nutzers): mehrere Listen, Aufgaben und Unteraufgaben.
- E-Mail-Nachverfolgungen: Aufgaben, die aus E-Mails des Nutzers entstehen.
- Tägliche Erinnerungen: schnelle Aufgaben, die direkt in Ihrer App erstellt wurden.
Die KI sollte diese nahtlos und intuitiv integrieren:
- Proaktives Verwalten, Priorisieren und Erinnern von Nutzern an wichtige Aufgaben.
- Reduzieren Sie die mentale Belastung des Nutzers, indem Sie komplexe Aufgaben und Unteraufgaben intuitiv organisieren.
- Verwalten und vereinheitlichen Sie Aufgaben, E-Mail-Nachverfolgungen und tägliche Erinnerungen nahtlos in einer einzigen, zusammenhängenden Erfahrung.
Wie hilft Actor beim Aufgabenmanagement
Actor wird zum proaktiven zentrales Postfach für Aufgaben, E-Mail-Follow-ups und Erinnerungen.
Aus User-Sicht sollte Actor:
| Fähigkeit | Nutzerbenefit | Beispielszenario |
|---|---|---|
| Tägliche Aufgaben priorisieren | Hilft dem Benutzer, sich zuerst auf Aufgaben mit hoher Wirkung zu konzentrieren. | „Ihr Anruf mit John um 15:00 Uhr benötigt Vorbereitung; ich habe diese Aufgabe heute über die anderen priorisiert.“ |
| Intelligente Erinnerungen | Stellen Sie sicher, dass kritische Aufgaben nicht untergehen. | „Erinnerung: Sie haben Alice versprochen, den Entwurf bis zum Ende des Tages zu senden. Soll ich ihn zu den heutigen Prioritätsaufgaben hinzufügen?“ |
| E-Mail-Follow-up-Integration | Wichtige Follow-ups automatisch in umsetzbare Aufgaben umwandeln. | „Du hast Mark gebeten, heute zum Preis zu antworten. Ich habe es als Aufgabe mit hoher Priorität hinzugefügt.“ |
| Vereinfachte Tagesübersicht | Kognitive Überlastung zu Tagesbeginn reduzieren. | „Guten Morgen! Heute hast du 3 Prioritätsaufgaben, 1 Folge-E-Mail fällig und 2 kleinere Erinnerungen.“ |
| Vergessene Aufgaben hervorheben | Verhindern, dass Elemente übersehen werden. | „Diese Aufgabe steht seit 10 Tagen ohne Fortschritt auf deiner Liste. Möchtest du sie überarbeiten oder entfernen?“ |
| Aufgabengruppierung vorschlagen | Effizienzsteigerung durch Zusammenfassen von Aufgaben. | „Du hast 3 Aufgaben im Zusammenhang mit Berichten. Sollen wir sie heute Nachmittag zu einem Block zusammenfassen?“ |
| Fortschritt proaktiv abfragen | Den Nutzer zur Verantwortung ziehen. | „Du hast erwähnt, dass du deinen Bericht heute fertigstellen würdest — soll ich ihn als erledigt markieren oder auf morgen verschieben?“ |
3. Produkt- und Funktionsempfehlungen
Aus Sicht der Produktfunktionen folgt der folgende Ansatz
Funktion: Vereinheitlichte Tagesagenda
- Kombinieren Aufgaben, Kalenderereignisse, und E-Mail-Nachverfolgungen in einer täglichen Übersicht.
- Quellen eindeutig kennzeichnen (Aufgaben-App, E-Mails, Erinnerungen).
- Benutzer ermöglichen, Aufgaben schnell als erledigt zu markieren, neu zu terminieren oder zu delegieren — alles in einer Ansicht.
UX:
Benutzer beginnen ihren Tag, indem sie eine einzige, konsolidierte Liste ansehen. Durch Antippen von Aufgaben werden kurze Details mit intuitiven Abschlussschaltflächen und einfachen Anpassungsmöglichkeiten angezeigt.
Funktion: Proaktive intelligente Erinnerungen
- Aufgaben erkennen, die bald fällig oder überfällig sind.
- Proaktive Erinnerungen vor Fristen vorschlagen.
- Ignorierte Aufgaben erkennen und den Benutzer sanft erinnern.
UX:
„Hey, du hast noch zwei wichtige Follow-ups von gestern offen. Sollen wir die jetzt erledigen oder neu planen?“
Funktion: Automatische Aufgabenerfassung aus E-Mails
- E-Mails erfordern häufig Nachverfolgungen (Antworten, Bestätigungen oder nächste Schritte).
- Der Assistent identifiziert diese proaktiv und schlägt sie als Aufgaben oder Erinnerungen vor.
UX:
Der Nutzer erhält eine E-Mail: „Lass uns nächste Woche sprechen.“
Der Assistent schlägt sofort vor: „Soll ich dich nächsten Montag daran erinnern, dieses Meeting zu planen?“
Funktion: Intelligente Aufgabenpriorisierung
- Aufgaben automatisch priorisieren basierend auf Fristen, Häufigkeit der Erinnerungen und Nutzungsgewohnheiten.
- Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, hervorgehoben oben anzeigen.
UX:
Wichtige und dringende Aufgaben werden visuell deutlich hervorgehoben (fett, markiert) mit Hinweisen wie „Fällig heute“ oder „Seit 1 Tag überfällig“.
Funktion: Kontextanreicherung von Aufgaben
- Der Assistent kann proaktiv relevante Informationen liefern:
- Verwandte E-Mails oder Nachrichten.
- Letzte Updates, Kommentare oder Anhänge, die für die Aufgabe relevant sind.
- Kontext für den Benutzer verbessern und Reibung bei Entscheidungsfindungen verringern.
UX:
Der Nutzer sieht „Bericht für Ana vorbereiten“ und erkennt automatisch eingefügte Links zu kürzlichen E-Mails, angehängten Dateien oder früheren Berichten.
Funktion: Schnellaktionen & intelligente Vorschläge
- Leicht zugängliche Schnellaktionen wie „Erinnere mich morgen noch einmal“, „Verschieben“, „Als erledigt markieren“.
- Intelligente Vorschläge wie „Wiederkehrende Aufgabe einrichten?“, „In Kalendereintrag umwandeln?“, „In die Liste 'Hohe Priorität' verschieben?“
UX:
Nutzer können Aufgaben mühelos mit nur einem oder zwei Fingertipps erledigen.
Funktion: Intelligentes Unteraufgabenmanagement
- Automatisch Unteraufgaben oder Checklisten vorschlagen basierend auf typischen Mustern oder historischen Benutzerdaten.
- Das Erstellen detaillierter Aufgabenstrukturen vereinfachen.
UX:
Der Nutzer erstellt die Aufgabe „Quartalspräsentation planen“, und Ihr Assistent schlägt relevante Unteraufgaben vor: „Daten sammeln“, „Folien entwerfen“, „Mit dem Team prüfen“.
Funktion: Tagesabschluss-Übersicht (Tägliche Zusammenfassung)
- Am Ende des Tages hilft ein proaktiver Digest dem Benutzer, unvollständige Aufgaben zu überprüfen und neu zu planen.
- Fasst kurz zusammen, was erledigt ist, was noch offen ist, und gibt Vorschläge für morgen.
UX:
„Sie haben heute 6 Aufgaben erledigt. Es bleiben 3 Aufgaben übrig — soll ich sie auf die Agenda von morgen verschieben?“
Kann der Actor AI Assistant das?
Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels (25. März) haben wir gerade erst mit der Arbeit daran begonnen.