Meeting-Briefing: Wie man sich vor einem Anruf oder Meeting vorbereitet (keine Zeitverschwendung)

Die meisten Meetings scheitern, bevor sie überhaupt beginnen. Nicht weil die Menschen schlecht wären, sondern weil sie unvorbereitet sind.

Ein Meeting-Briefing behebt das.

Was ist eine Besprechungszusammenfassung?

Ein Meeting-Briefing ist eine kurze Zusammenfassung, die Sie durchsehen davor eines Anrufs oder Meetings.

Es gibt Ihnen Kontext. Es erklärt, warum das Meeting stattfindet. Es erinnert Sie daran, was wichtig ist. Ein gutes Briefing passt auf einen Bildschirm und dauert nur wenige Minuten zur Durchsicht.

Ebenso wichtig: Es ist keine Meeting-Agenda.

Besprechungszusammenfassung vs. Besprechungsagenda

Das ist eine häufige Verwechslungsquelle. Briefings und Agenden erfüllen unterschiedliche Zwecke und oft benötigen Sie beides.

Meeting-Agenda

• Beschreibt, was passieren wird
• Listet Themen und Zeiten auf
• Wird mit allen Teilnehmenden geteilt

Meeting-Briefing

• Beschreibt, was Sie wissen müssen
• Konzentriert sich auf Kontext und Entscheidungen
• Wird vor dem Beitreten zum Meeting verwendet

Warum Besprechungszusammenfassungen wichtig sind

Meeting-Briefings helfen Ihnen:

• gut vorbereitet an Besprechungen teilnehmen
• wiederholte Erklärungen vermeiden
• bessere Fragen stellen
• schnellere Entscheidungen treffen
• Besprechungszeit reduzieren

Für vielbeschäftigte Fachkräfte ist Vorbereitung Hebelwirkung.

Wann solltest du eine Besprechungszusammenfassung verwenden?

Sie brauchen nicht eins für jedes Meeting.

Sie tun brauchen eines, wenn:

• Entscheidungen werden erwartet
• es gibt Vorgeschichte oder Kontext
• externe Personen sind beteiligt
• das Meeting hat Folgen

Typische Beispiele:

• Verkaufsgespräche
• Kundentermine
• Abstimmungen der Geschäftsführung
• Investorengespräche
• Vorstellungsgespräche

Aufbau einer Besprechungszusammenfassung

1. Zweck des Meetings

Warum existiert dieses Meeting? Welches Problem soll es lösen?

2. Teilnehmende und Rollen

Wer nimmt teil?

• Entscheidungsträger
• Beeinflusser
• Beobachter

Das hilft, das Gespräch zu lenken. Wenn das Meeting mit Personen ist, die Sie nicht kennen, ist es sinnvoll, einige Informationen über die Teilnehmenden zu sammeln. Kann eine kurze Prüfung ihres LinkedIn-Profils, Blogs oder ihrer Website sein.

3. Hintergrund und Kontext

Was ist vorher passiert?

• vorherige Besprechungen
• offene Fragen
• bekannte Einschränkungen

4. Wichtige Themen oder Fragen

Was muss besprochen werden?
Was muss beantwortet werden?

Beschränken Sie dies auf das Wesentliche.

5. Relevante Dokumente oder Links

Nehmen Sie nur auf, was für das Meeting notwendig und relevant ist. Stellen Sie sicher, dass Sie keine veralteten Informationen oder bereits Besprochenes einfügen (besonders bei Teammeetings).

• vorherige E-Mails
• Dokumente, Folien

Zu viele Links verringern die Klarheit. Konzentrieren Sie sich darauf, das Wichtige zusammenzufassen.

6. Gewünschtes Ergebnis

Was sollte nach dem Meeting wahr sein?

• getroffene Entscheidung
• Genehmigung erteilt
• nächste Schritte definiert

Wie lang sollte ein Meeting-Briefing sein?

Kurz. Aber dennoch alle relevanten Informationen enthalten. Eine gute Regel:

• 5-10 Minuten zum Erstellen
• 2 Minuten zum Lesen

Wenn es länger dauert, ist es zu lang.

Wie man eine Besprechungszusammenfassung vorbereitet. Schritt für Schritt

Ein einfacher Vorgang, den eine virtuelle Assistentin für ihre Managerin durchführt:

1. Das Kalenderelement öffnen
2. Kürzliche E-Mails oder Nachrichten durchsuchen
3. Den Zweck schreiben
4. Wichtige Punkte auflisten
5. Ergebnis festlegen (in der Regel sollte dies Teil des Kalendereintrags sein)

Stopp. Füge der Zusammenfassung keine Agenda hinzu.

Häufige Fehler bei der Meetingvorbereitung

Vermeide diese Fehler:

• lange Dokumente schreiben
• die komplette Tagesordnung kopieren
• unnötigen Kontext hinzufügen
• es nicht vorher überprüfen

Eine Zusammenfassung ist keine Dokumentation und muss keine Informationen aus Dokumenten oder E-Mails kopieren.
Es ist nur eine kurze Vorbereitung.

So automatisieren Sie Briefings für Ihre Meetings

Die meisten Inhalte für Zusammenfassungen existieren bereits in:

• dein Kalender
• dein Posteingang
• geteilte Dokumente
• Aufgabenlisten

Während das manuelle Sammeln die beste Methode ist, können dir all diese KI-Tools dabei helfen.

Deshalb sind Besprechungszusammenfassungen ein guter Kandidat für Automatisierung.

Tools wie ActorDO bewegen sich darauf zu, vor jedem Meeting automatisch prägnante Zusammenfassungen aus deinem bestehenden Kontext zu erstellen.