Verschlüsselte E-Mails mit ActorDo über Gmail und Outlook senden
Einige E‑Mails sollten nicht als Klartext im Posteingang liegen.
Verträge, Finanzdaten, Personalnotizen, Kundendaten, rechtliche Aktualisierungen, Zahlungsanweisungen, interne Entscheidungen – all diese werden oft per normaler E‑Mail verschickt, weil E‑Mail schnell ist und alle sie bereits nutzen.
ActorDo legt eine einfache verschlüsselte E‑Mail‑Schicht über Gmail und Outlook., sodass Sie den normalen E‑Mail‑Arbeitsablauf beibehalten und gleichzeitig den tatsächlichen Nachrichteninhalt schützen können.
Wie es funktioniert
Wenn Sie eine sensible E‑Mail senden möchten, verfassen Sie sie in ActorDo, anstatt die vollständige Nachricht direkt in Gmail oder Outlook zu schreiben.
ActorDo sendet dem Empfänger eine normale E‑Mail‑Benachrichtigung, dass er eine sichere Nachricht von Ihnen erhalten hat.
Der sensible Inhalt ist in dieser E‑Mail nicht enthalten.
Gmail verfügt außerdem über den vertraulichen Modus, der ähnlich funktioniert. Der Empfänger der E‑Mail muss ein Google‑Konto erstellen oder sich mit einem Google‑Konto anmelden, das genau mit der Empfänger‑E‑Mail übereinstimmt, andernfalls funktioniert es nicht.
Stattdessen klickt der Empfänger auf einen sicheren Link und öffnet die Nachricht auf einer ActorDo‑Seite. Bevor er den Inhalt sieht, bestätigt er seine E‑Mail‑Adresse, sodass die Nachricht nur dem vorgesehenen Empfänger angezeigt wird.
Das Lesen der E‑Mail ist stets zeitlich auf maximal 30 Tage begrenzt, danach wird sie gelöscht.
Der Ablauf ist einfach:
- Schreiben Sie die verschlüsselte Nachricht in ActorDo
- Wählen Sie den Empfänger
- ActorDo sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail
- Der Empfänger öffnet den sicheren Link
- Der Empfänger bestätigt seine E-Mail-Adresse
- Der Empfänger liest die private Nachricht sicher
Warum es nutzen
Normale E‑Mails sind praktisch, lassen sich aber leicht weiterleiten, synchronisieren, in Vorschauen anzeigen oder dauerhaft in mehreren Posteingängen speichern.
Bei verschlüsselten E‑Mails mit ActorDo enthält der Posteingang nur die Benachrichtigung. Der private Inhalt verbleibt in ActorDo.
Das ist nützlich beim Versenden von:
Kundeninformationen
Verträge und Angebote
Zahlungsdaten
Finanznotizen
HR- oder mitarbeiterbezogene Nachrichten
rechtliche oder vertrauliche Geschäftsinformationen
sensible interne Entscheidungen
Für echte Arbeit entwickelt
Die verschlüsselte E-Mail-Funktion von ActorDo ist für Personen konzipiert, die bereits mit Gmail und Outlook arbeiten.
Sie müssen Ihr Team nicht auf einen neuen E-Mail-Client umstellen. Der Empfänger muss nichts installieren. Verwenden Sie einfach ActorDo, wenn die Nachricht zu sensibel für den normalen E-Mail-Text ist.
Für Teams kann dies auch riskante Gewohnheiten reduzieren. Anstatt private Informationen direkt per E-Mail zu senden, können Nutzer eine sichere Benachrichtigung verschicken und den eigentlichen Inhalt geschützt halten.
Eine bessere Möglichkeit, vertrauliche E-Mails zu senden
ActorDo bietet Gmail- und Outlook-Nutzern eine sicherere Option für E-Mails, die mehr Kontrolle erfordern.
Der Empfänger erhält weiterhin eine Benachrichtigung in seinem Posteingang. Die vertrauliche Nachricht wird jedoch sicher geöffnet, außerhalb des normalen Posteingangs.
Für Unternehmen, die mit Kundendaten, Finanzinformationen, Verträgen oder internen vertraulichen Themen umgehen, bietet dies einen einfachen Mittelweg zwischen regulärer E-Mail und umfangreichen sicheren Portalen.
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