Gestión de Tareas con IA
Estamos construyendo la parte de Gestión de Tareas de Actor utilizando las siguientes consideraciones.
El asistente Actor debe comportarse como un asistente humano real entendiendo:
- El contexto: Por qué importa una tarea.
- El urgencia/prioridad: Cuándo debe hacerse.
- Hábitos y preferencias del usuario.
Tienes tres tipos de fuentes de información basadas en tareas:
- Tareas existentes (de la app de tareas del usuario): múltiples listas, tareas y subtareas.
- Seguimientos por correo electrónico: tareas que surgen de los correos electrónicos del usuario.
- Recordatorios diarios: tareas rápidas creadas directamente en tu app.
La IA debe integrarlos de forma fluida e intuitiva:
- Gestionar proactivamente, priorizar y recordar a los usuarios las tareas importantes.
- Reduce la carga mental del usuario organizando tareas complejas y subtareas de forma intuitiva.
- Gestiona y unifica sin problemas las tareas, los seguimientos de correo electrónico y los recordatorios diarios en una sola experiencia coherente.
¿Cómo ayuda Actor con la gestión de tareas?
Actor se convierte en el proactivo bandeja de entrada central para tareas, seguimientos por correo y recordatorios.
Desde la perspectiva del usuario, Actor debe:
| Capacidad | Beneficio para el usuario | Escenario de ejemplo |
|---|---|---|
| Priorizar tareas diarias | Ayuda al usuario a centrarse primero en las tareas de mayor impacto. | "Tu llamada con John a las 3 PM necesita preparación; he priorizado esta tarea por encima de las demás para hoy." |
| Recordatorios inteligentes | Asegurar que las tareas críticas no se pasen por alto. | “Recordatorio: Le prometiste a Alice que enviarías el borrador antes del final del día. ¿Quieres que lo añada a las tareas prioritarias de hoy?” |
| Integración de seguimiento por correo | Convertir automáticamente seguimientos importantes en tareas accionables. | “Le pediste a Mark que respondiera sobre precios hoy. Lo he añadido como tarea de alta prioridad.” |
| Resumen diario simplificado | Reducir la sobrecarga cognitiva al inicio del día. | “¡Buenos días! Hoy tienes 3 tareas prioritarias, 1 correo de seguimiento pendiente y 2 recordatorios menores.” |
| Resaltar tareas olvidadas | Evitar elementos pasados por alto. | “Esta tarea ha estado en tu lista 10 días sin progreso. ¿Quieres revisarla o eliminarla?” |
| Sugerir agrupación de tareas | Aumento de eficiencia mediante la agrupación de tareas. | “Tienes 3 tareas relacionadas con informes. ¿Las agrupamos en un único bloque esta tarde?” |
| Comprobar el progreso de forma proactiva | Mantener la responsabilidad del usuario. | “Mencionaste que finalizarías tu informe hoy: ¿lo marco como completado o lo pospongo para mañana?” |
3. Recomendaciones de producto y funciones
Desde la perspectiva de Funcionalidades del Producto, el siguiente enfoque
Función: Agenda diaria unificada
- Combina Tareas, Eventos del calendario, y Seguimientos de correo electrónico en una visión diaria.
- Marca claramente las fuentes (aplicación de tareas, correos electrónicos, recordatorios).
- Permite a los usuarios marcar rápidamente las tareas como completadas, reprogramarlas o delegarlas desde una misma vista.
UX:
Los usuarios empiezan su día viendo una lista única y consolidada. Al tocar las tareas se muestran detalles rápidos con botones intuitivos para completarlas y ajustes sencillos.
Función: Recordatorios inteligentes proactivos
- Detecta tareas próximas a vencer o vencidas.
- Sugiere recordatorios proactivos antes de las fechas límite.
- Detecta tareas ignoradas y recuerda al usuario con suavidad.
UX:
“Oye, tienes dos seguimientos importantes de ayer aún pendientes. ¿Los gestionamos ahora o los reprogramamos?”
Función: Extracción automática de tareas desde correos
- Los correos electrónicos con frecuencia requieren seguimientos (respuestas, confirmaciones o siguientes acciones).
- El asistente identifica esto de forma proactiva y los sugiere como tareas o recordatorios.
UX:
El usuario recibe un correo: “Pongámonos al día la próxima semana.”
El asistente sugiere inmediatamente: “¿Te recuerdo el próximo lunes para que programes esta reunión?”
Función: Priorización inteligente de tareas
- Prioriza automáticamente las tareas en función de las fechas límite, la frecuencia de recordatorios y los hábitos del usuario.
- Resalta las tareas que requieren atención inmediata en la parte superior.
UX:
Tareas importantes y urgentes claramente destacadas visualmente (negrita, resaltadas), con explicaciones como "Vence hoy" o "Atrasada por 1 día."
Función: Mejora del contexto de las tareas
- El asistente puede proporcionar proactivamente información relevante:
- Correos electrónicos o mensajes relacionados.
- Últimas actualizaciones, comentarios o archivos adjuntos relevantes para la tarea.
- Mejorar el contexto del usuario y reducir la fricción en la toma de decisiones.
UX:
El usuario ve "Preparar informe para Ana" y observa enlaces a correos recientes, archivos adjuntos o informes anteriores incluidos automáticamente.
Función: Acciones rápidas y sugerencias inteligentes
- Acciones rápidas de fácil acceso como "Recuérdame mañana de nuevo", "Posponer", "Marcar como hecho".
- Sugerencias inteligentes como "¿Configurar tarea recurrente?", "¿Convertir en evento de calendario?", "¿Mover a la lista 'Alta prioridad'?"
UX:
Los usuarios pueden gestionar las tareas sin esfuerzo en solo uno o dos toques.
Función: Gestión inteligente de subtareas
- Sugerir automáticamente subtareas o listas de verificación basadas en patrones comunes o en datos históricos del usuario.
- Simplificar la creación de estructuras de tareas detalladas.
UX:
El usuario crea la tarea "Planificar presentación trimestral", y tu asistente sugiere subtareas relevantes: "Recopilar datos", "Redactar diapositivas", "Revisar con el equipo."
Función: Resumen de fin de día (Cierre diario)
- Al final del día, un resumen proactivo ayuda al usuario a revisar y reprogramar las tareas incompletas.
- Resume brevemente lo que está hecho, lo que está pendiente y sugerencias para mañana.
UX:
"Has completado 6 tareas hoy. Te quedan 3 tareas: ¿las traslado a la agenda de mañana?"
¿Puede Actor AI Assistant hacer esto?
En el momento de escribir este artículo (25 de marzo), acabamos de empezar a trabajar en esto.