Gestión de tareas con IA
Estamos construyendo la parte de Gestión de Tareas de Actor teniendo en cuenta lo siguiente.
El asistente Actor debe comportarse como un asistente humano real entendiendo:
- El contexto: Por qué importa una tarea.
- El urgencia/prioridad: Cuándo debe realizarse.
- Hábitos y preferencias del usuario.
Tienes tres tipos de fuentes de información basadas en tareas:
- Tareas existentes (desde la aplicación de tareas del usuario): múltiples listas, tareas y subtareas.
- Seguimientos de correo electrónico: tareas que surgen de los correos electrónicos del usuario.
- Recordatorios diarios: tareas rápidas creadas directamente en su aplicación.
La IA debe integrarlas de forma fluida e intuitiva:
- Gestionar proactivamente, priorizar y recordar a los usuarios las tareas importantes.
- Reducir la carga mental del usuario organizando de forma intuitiva las tareas y subtareas complejas.
- Administra y unifica sin esfuerzo tareas, seguimientos de correo electrónico y recordatorios diarios en una sola experiencia coherente.
Cómo ayuda Actor en la gestión de tareas
Actor se convierte en el proactivo bandeja de entrada central para tareas, seguimientos de correo y recordatorios.
Desde la perspectiva del usuario, Actor debería:
| Capacidad | Beneficio para el usuario | Escenario de ejemplo |
|---|---|---|
| Priorizar tareas diarias | Ayuda al usuario a centrarse primero en las tareas de mayor impacto. | «Tu llamada con John a las 3 p. m. necesita preparación; he priorizado esta tarea por encima de las demás para hoy.» |
| Recordatorios inteligentes | Asegurar que las tareas críticas no se pasen por alto. | «Recordatorio: Le prometiste a Alice que enviarías el borrador antes de que termine el día. ¿Quieres que lo añada a las tareas prioritarias de hoy?» |
| Integración de seguimiento de correo | Convierte automáticamente seguimientos importantes en tareas accionables. | «Le pediste a Mark que respondiera sobre precios hoy. Lo he añadido como tarea de alta prioridad.» |
| Resumen diario simplificado | Reduce la sobrecarga cognitiva al inicio del día. | «¡Buenos días! Hoy tienes 3 tareas prioritarias, 1 correo de seguimiento pendiente y 2 recordatorios menores.» |
| Destacar tareas olvidadas | Evitar que se pasen por alto elementos. | «Esta tarea lleva 10 días en tu lista sin avances. ¿Quieres revisarla o eliminarla?» |
| Sugerir agrupación de tareas | Impulso de eficiencia mediante la agrupación de tareas. | «Tienes 3 tareas relacionadas con informes. ¿Las agrupamos en un único bloque esta tarde?» |
| Comprobar el progreso de forma proactiva | Mantener al usuario responsable. | «Mencionaste que finalizarías tu informe hoy: ¿lo marco como completado o lo pospongo para mañana?» |
3. Recomendaciones de producto y funciones
Desde la perspectiva de funciones del producto, el siguiente enfoque
Función: Agenda diaria unificada
- Combina Tareas, Eventos de calendario, y Seguimientos de correo electrónico en una vista diaria.
- Marcar claramente las fuentes (aplicación de tareas, correos electrónicos, recordatorios).
- Permitir a los usuarios marcar rápidamente tareas como completadas, reprogramarlas o delegarlas desde una sola vista.
UX:
Los usuarios comienzan su día viendo una única lista consolidada. Al tocar tareas se muestran detalles rápidos con botones intuitivos para marcarlas como completadas y ajustes sencillos.
Función: Recordatorios inteligentes proactivos
- Detectar tareas próximas a vencer o atrasadas.
- Sugerir recordatorios proactivos antes de los plazos.
- Detectar tareas ignoradas y avisar suavemente al usuario.
UX:
«Oye, tienes dos seguimientos importantes de ayer aún pendientes. ¿Los gestionamos ahora o los reprogramamos?»
Función: Extracción automática de tareas desde correos
- Los correos electrónicos requieren frecuentemente seguimientos (respuestas, confirmaciones o siguientes acciones).
- El asistente identifica proactivamente estos casos y los sugiere como tareas o recordatorios.
UX:
El usuario recibe un correo: «Pongámonos al día la próxima semana.»
El asistente sugiere inmediatamente: «¿Te recuerdo el próximo lunes para programar esta reunión?»
Función: Priorización inteligente de tareas
- Priorizar automáticamente las tareas según los plazos, la frecuencia de recordatorios y los hábitos del usuario.
- Destacar en la parte superior las tareas que requieren atención inmediata.
UX:
Tareas importantes y urgentes enfatizadas visualmente (negrita, resaltadas), con explicaciones como «Vence hoy» o «Retrasada 1 día».
Función: Mejora del contexto de las tareas
- El asistente puede proporcionar proactivamente información relevante:
- Correos electrónicos o mensajes relacionados.
- Últimas actualizaciones, comentarios o archivos adjuntos relevantes para la tarea.
- Mejorar el contexto del usuario y reducir la fricción en la toma de decisiones.
UX:
El usuario ve «Preparar informe para Ana» y encuentra enlaces a correos recientes, archivos adjuntos o informes anteriores incluidos automáticamente.
Característica: Acciones rápidas y sugerencias inteligentes
- Acciones rápidas de fácil acceso como «Recuérdame mañana», «Posponer», «Marcar como hecho».
- Sugerencias inteligentes como «¿Establecer tarea recurrente?», «¿Convertir a evento de calendario?», «¿Mover a la lista 'Alta prioridad'?»
UX:
Los usuarios pueden gestionar tareas sin esfuerzo con solo uno o dos toques.
Característica: Gestión inteligente de subtareas
- Sugerir automáticamente subtareas o listas de verificación basadas en patrones comunes o en datos históricos del usuario.
- Simplificar la creación de estructuras detalladas de tareas.
UX:
El usuario crea la tarea «Planificar presentación trimestral», y tu asistente sugiere subtareas relevantes: «Recopilar datos», «Redactar diapositivas», «Revisar con el equipo».
Característica: Resumen de fin de día (cierre diario)
- Al final del día, un resumen proactivo ayuda al usuario a revisar y reprogramar las tareas incompletas.
- Resume brevemente lo que está hecho, lo que está pendiente y sugerencias para mañana.
UX:
«Completaste 6 tareas hoy. Te quedan 3 tareas: ¿las llevo a la agenda de mañana?»
¿Puede el asistente Actor AI hacer esto?
En el momento de escribir este artículo (25 de marzo), apenas hemos comenzado a trabajar en esto.