Consignes de ton pour rédiger des brouillons d’e-mails
L’IA offre de nombreuses possibilités d’utilisation.
L’une d’elles consiste à vous aider à rédiger des e-mails, notamment à répondre aux e-mails que vous recevez.
Il est important d’utiliser votre propre ton pour rédiger vos e-mails, afin qu’ils donnent l’impression d’avoir été écrits par vous.
Voici quelques exemples de consignes que vous pouvez ajouter à n’importe quel outil d’IA, comme ChatGPT, Gemini, Claude ou tout autre outil que vous utilisez.
Pourquoi votre ton de voix est important
Lorsque vous répondez à des e-mails, surtout dans un contexte professionnel ou délicat, la façon dont vous formulez vos propos peut être aussi importante que ce que vous dites.
Utiliser votre propre ton permet de conserver une communication authentique, cohérente et fidèle à votre identité personnelle ou à celle de votre marque (ou de votre entreprise).
Qu’il s’agisse d’un ton convivial et informel, concis et direct, ou diplomatique et soucieux du détail, l’IA peut s’y adapter si vous la guidez correctement. Et, en réalité, c’est l’aspect le plus important lorsqu’on utilise un outil d’IA.
Apprendre à l’IA à adopter votre ton
Vous n’avez pas besoin d’entraîner un modèle personnalisé ni d’écrire du code complexe. Pas besoin d’être Google ou Microsoft pour y parvenir.
La plupart des outils d’IA généralistes, comme ChatGPT, Gemini ou Claude, répondent bien aux instructions claires. Voici quelques façons simples de vous y prendre :
1. Commencez par un exemple
Donnez à l’IA quelques exemples d’e-mails que vous avez écrits. Vous pouvez lui dire, par exemple :
« Voici comment j’écris habituellement mes e-mails. Merci de reprendre mon ton et ma structure. »
Bonjour John, merci pour cette mise à jour. Je vais examiner le document d’ici vendredi et je reviendrai vers vous. N’hésitez pas à me prévenir si quelque chose change de votre côté. Bien à vous, Alex
Cela donne à l’IA un exemple concret et l’aide à mieux reprendre votre ton dans ses prochaines réponses.
2. Précisez explicitement le ton souhaité
Dans votre consigne, indiquez le ton que vous souhaitez pour la réponse. Par exemple :
« Réponds à cet e-mail sur un ton professionnel mais chaleureux, comme je le fais habituellement. Sois bref et remercie la personne. »
Ou, pour une consigne plus précise :
« Adopte un ton assuré et clair, évite les mots de remplissage et limite ta réponse à 100 mots. »
3. Utilisez des consignes basées sur un persona
Certains outils permettent de définir un « profil » ou des instructions personnalisées. Vous pouvez écrire :
« Tu es mon assistant de rédaction. Tu m’aides à répondre aux e-mails en gardant mon ton naturel : serviable, un peu informel, toujours respectueux et axé sur la clarté. »
Enregistrez cette consigne personnalisée si l’outil le permet (ChatGPT, par exemple, propose cette option dans les paramètres, sous « Instructions personnalisées »).
Les erreurs courantes et comment les éviter
- Consignes trop générales : Dire « réponds à cet e-mail » sans donner de consignes mène souvent à des réponses fades ou robotiques.
- Réécriture excessive des brouillons de l’IA : Si vous réécrivez systématiquement les réponses de l’IA, pensez à mettre à jour vos consignes ou à fournir de meilleurs exemples de ton.
- Négliger le contexte : L’IA fonctionne mieux si vous lui fournissez le fil de discussion complet ou un résumé du contexte.
Conseil avancé : affinez progressivement vos consignes.
Si vous utilisez régulièrement l’IA pour répondre à vos e-mails, commencez à créer quelques modèles de consignes réutilisables. Par exemple :
- Réponse de suivi après une réunion
- Remerciement rapide et prochaines étapes
- Refus courtois d’une demande
Ces modèles vous feront gagner du temps et vous aideront à garder un style de communication cohérent.
Conseil : saviez-vous que vous pouvez utiliser ces instructions dans ActorDO pour automatiser la rédaction de brouillons et le classement des e-mails ?
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