L’étiquette de suivi des e-mails

Le Suivi Cette étiquette sert à marquer les e-mails qui nécessitent une action, une attention ou un suivi après un premier échange.

Nous répondons ici aux questions suivantes qu’un utilisateur d’Actor nous a posées : « expliquez-moi le concept de l’étiquette de suivi associée à un e-mail. »

Cette étiquette aide les utilisateurs à suivre les échanges qui ne sont pas immédiatement résolus ou auxquels il faut revenir.

Elle peut être utilisée pour les e-mails reçus ou e-mails envoyés, dans 2 cas distincts.

Étiquette de suivi : e-mails reçus et envoyés

1. E-mails entrants:
   • Utilisez le libellé « Suivi » lorsque :
     • L’e-mail contient des demandes ou des tâches qui nécessitent une action.
     • Une réponse à l’e-mail nécessite de recueillir des informations supplémentaires.
     • L’e-mail fait partie d’un échange en cours qui n’est pas terminé (par exemple, des négociations avec un client).
2. E-mails envoyés:
   • Utilisez le libellé « Suivi » lorsque :
     • Une réponse a été envoyée, mais une réponse du destinataire est attendue.
     • L’utilisateur doit vérifier si le destinataire donne suite aux informations ou à la demande qui lui ont été transmises.
     • Le message sortant est associé à des résultats précis ou à des échéances (par exemple, l’envoi d’un devis).

Nous recommandons d’utiliser l’IA (intelligence artificielle) pour appliquer automatiquement cette étiquette. L’assistant de messagerie ActorDo est conçu pour cela.

Comportement attendu pour un Assistant e-mail IA

L’assistant IA doit gérer intelligemment les e-mails à suivre et automatiser le processus afin que l’utilisateur ne perde pas de vue les communications importantes.

Pour les e-mails entrants:

1. Quand appliquer un suivi:
   • Détecter les éléments nécessitant une action (p. ex. « Veuillez envoyer le rapport d’ici vendredi »).
   • Détecter les questions ou les demandes adressées à l’utilisateur.
2. Actions à automatiser:
   • Attribuer à l’e-mail le libellé « Suivi ».
   • Suggérer d’ajouter un rappel ou une tâche (p. ex. « Préparer le rapport d’ici vendredi »).
   • Mettre en évidence l’e-mail dans la section « Important » s’il comporte des délais serrés ou s’il est prioritaire.

Pour les e-mails sortants:

1. Quand appliquer un suivi:
   • Attribuer automatiquement un libellé aux e-mails envoyés lorsque :
     • L’utilisateur demande une réponse ou une action (p. ex. « Veuillez confirmer d’ici demain »).
     • Des échéances ou des dates précises sont mentionnées.
   • Permettre à l’utilisateur d’attribuer manuellement un libellé avant l’envoi d’un e-mail.
2. Actions à automatiser:
   • Ajoutez un rappel pour effectuer un suivi si aucune réponse n’est reçue dans le délai défini (par défaut : 2-3 jours ouvrés).
   • Surveiller les réponses dans le fil de discussion :
     • Si une réponse est reçue, retirez le libellé « À suivre » ou informez l’utilisateur.
     • Si aucune réponse n’est reçue dans le délai défini, inviter l’utilisateur à envoyer un e-mail de relance.
   • Fournir un récapitulatif des suivis en attente dans le résumé quotidien ou la liste des tâches.

Exemples de situations

Scénario 1 : e-mail entrant

• Contenu de l’e-mail: « Pourriez-vous relire ce brouillon d’ici vendredi ? »
• Actions de l’assistant:
  • Appliquez le libellé « À suivre ».
  • Ajoutez une tâche : « Relire le brouillon d’ici vendredi. »
  • Mettez l’e-mail en évidence dans la section « Important ».

Scénario 2 : e-mail sortant

• Contenu de l’e-mail: « Veuillez confirmer votre présence à la réunion de la semaine prochaine. »
• Actions de l’assistant:
  • Appliquez le libellé « À suivre ».
  • Définissez un rappel : « Vérifier si une confirmation a été reçue d’ici le [date]. »
  • Si aucune réponse n’est reçue, suggérez d’envoyer un e-mail de suivi.

Scénario 3 : rappel de suivi

• L’assistant vérifie chaque jour les e-mails marqués « À suivre ».
• Si un rappel arrive à échéance, l’assistant informe l’utilisateur : « Vous n’avez pas reçu de réponse à votre e-mail envoyé le [date]. Souhaitez-vous envoyer un e-mail de suivi ? »

Bonnes pratiques pour utiliser un assistant IA avec les e-mails de suivi

1. Détection intelligente:
   • Utilisez le traitement automatique du langage naturel (TALN) pour repérer les e-mails nécessitant une action ou en attente d’une réponse.
   • Appliquez automatiquement les libellés « À suivre » avec le moins d’intervention possible de l’utilisateur.
2. Organisation claire:
   • Créez une vue ou une section distincte pour tous les e-mails de suivi.
   • Triez par niveau d’urgence ou par date d’échéance pour agir en temps voulu.
3. Intégration fluide aux tâches:
   • Associez les e-mails de suivi à la liste de tâches ou au calendrier de l’utilisateur.
   • Marquez automatiquement les tâches comme terminées dès réception d’une réponse.
4. Notifications proactives:
   • Fournissez des récapitulatifs quotidiens ou hebdomadaires des e-mails de suivi en attente.
   • Proposez d’envoyer des rappels ou de faire remonter les e-mails en retard.

Principaux avantages de l’automatisation des libellés de suivi

• Réduit le risque de perdre de vue des e-mails importants.
• Aide les utilisateurs à rester réactifs et professionnels.
• Fait gagner du temps en automatisant les rappels et le suivi des fils de discussion.
• Maintient la boîte de réception organisée en séparant les e-mails nécessitant une action des communications générales.