Jak połączyć kalendarze Google i Outlook?

Zarządzanie jednym kalendarzem jest już wystarczająco trudne.

Zarządzanie Kalendarzem Google, służbowym kalendarzem Outlooka, kalendarzem osobistym, rodzinnym i być może kilkoma kalendarzami udostępnionymi może szybko stać się uciążliwe.

Sprawdzasz jeden kalendarz i myślisz, że masz wolne.
Potem przypominasz sobie, że na innym koncie masz w tym samym czasie spotkanie.

Tak dochodzi do nałożenia się spotkań.

Problem nie polega na tym, że ludzie potrzebują kolejnej aplikacji kalendarza. Większość osób korzysta już z Kalendarza Google lub Kalendarza Outlook. Problem jest inny:

Twoja dostępność jest rozproszona między zbyt wiele kalendarzy.

Właśnie ten problem zaczynamy rozwiązywać w ActorDo. Część sekcji „Plan dnia”.

Dlaczego warto łączyć kalendarze Google i Outlook

Wiele osób nie korzysta już tylko z jednego kalendarza.

Możesz mieć:

• służbowy kalendarz Outlook
• prywatny Kalendarz Google
• kalendarz rodzinny
• wspólny kalendarz zespołu
• kalendarz projektu
• dodatkowe konto innej firmy lub klienta

Każdy kalendarz pokazuje tylko część Twojego planu dnia.

Ale kiedy ktoś pyta: „Masz jutro wolne o 2pm?”, potrzebujesz pełnego obrazu.

Nie musisz łączyć wszystkiego w jednym kalendarzu.
Potrzebujesz jednego miejsca, w którym możesz sprawdzić swoją rzeczywistą dostępność we wszystkich kalendarzach.

Powszechny problem związany z wieloma kalendarzami

Większość narzędzi kalendarzowych pozwala łączyć kalendarze lub je subskrybować, ale odpowiedź na proste pytania wciąż może być trudna, na przykład:

• Czy w najbliższy wtorek naprawdę mam wolne?
• Czy mam jakieś nakładające się spotkania?
• Który kalendarz blokuje ten termin?
• Czy uda mi się znaleźć dwie godziny na pracę w skupieniu?
• Czy mam konflikty między wydarzeniami służbowymi a prywatnymi?
• Jak naprawdę wygląda mój tydzień we wszystkich kalendarzach?

Jest to jeszcze trudniejsze, gdy korzystasz zarówno z Google, jak i Outlooka.

Na przykład w służbowym kalendarzu Outlook możesz mieć status „dostępny”, ale w osobistym Kalendarzu Google masz wizytę u dentysty. Albo w Kalendarzu Google masz wolny termin, ale w kalendarzu Outlook zaplanowaną rozmowę z klientem.

Oznacza to, że informacje o Twojej dostępności są gdzieś widoczne, ale trudno je zrozumieć.

Łączenie kalendarzy nie powinno oznaczać konieczności zastąpienia używanej aplikacji kalendarza

Nie uważamy, że ActorDo powinno zastępować Kalendarz Google lub Kalendarz Outlook. Osobiście korzystam z tych narzędzi w różnych sprawach związanych z firmą, klientami czy projektami — i po prostu dobrze się sprawdzają.

Te narzędzia świetnie sprawdzają się przy tworzeniu wydarzeń, zapraszaniu osób, zarządzaniu spotkaniami i synchronizowaniu ich z Twoimi urządzeniami.

ActorDo działa inaczej.

Chodzi o stworzenie warstwy asystenta działającej na Twoich kalendarzach.

Zamiast próbować stać się kolejną aplikacją kalendarzową, ActorDo pomaga odpowiedzieć na pytanie:

„Jaka jest moja rzeczywista dostępność we wszystkich kalendarzach?”

To właśnie główna różnica.

Co oferuje sekcja kalendarza w ActorDo

Nowa sekcja kalendarza w ActorDo opiera się na trzech prostych założeniach.

1. Wyświetlaj kalendarze z różnych kont

Możesz połączyć konta Google i Outlook, a każde konto może mieć jeden lub więcej kalendarzy.

Na przykład:

• Prywatny kalendarz Google
• Rodzinny kalendarz Google
• Służbowy kalendarz Outlook
• Kalendarz projektów w Outlook
• wspólny kalendarz firmowy

ActorDo może wyświetlać wybrane kalendarze razem, dzięki czemu łatwiej zorientujesz się w swoim harmonogramie na różnych kontach.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz osobne kalendarze prywatny i służbowy.

[Zrzut ekranu: wybór połączonych kalendarzy]

2. Sprawdzaj konflikty w harmonogramie

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji jest wykrywanie konfliktów.

ActorDo może sprawdzić wybrane kalendarze i znaleźć nakładające się wydarzenia.

Na przykład:

Twoja rozmowa służbowa nakłada się na prywatne spotkanie o 30 minut.

Zamiast po prostu wyświetlać dwa nakładające się bloki, ActorDo powinien wyjaśnić, co się dzieje:

• które wydarzenia się nakładają
• kiedy dochodzi do nałożenia się wydarzeń
• które konta/kalendarze są zaangażowane
• czy konflikt wydaje się istotny

Dzięki temu możesz wychwycić problemy, zanim staną się źródłem stresu.

[Zrzut ekranu: widok konfliktów w kalendarzu]

3. Znajduj czas na skupioną pracę w różnych kalendarzach

Inną przydatną funkcją jest wyszukiwanie wolnego czasu.

Samo sprawdzenie jednego kalendarza i znalezienie wolnego miejsca nie wystarczy. Ten czas może być zajęty w innym kalendarzu na innym koncie.

ActorDo może sprawdzić wybrane kalendarze i zaproponować realistyczne bloki czasu na pracę w skupieniu.

Na przykład:

Piątek, 09:00–11:00, wygląda na najlepszy wolny blok w tym tygodniu.

To przydaje się podczas pracy wymagającej skupienia, wykonywania zadań administracyjnych, planowania, pisania i wszędzie tam, gdzie potrzebujesz czasu bez przerw.

[Zrzut ekranu: sugestie dotyczące czasu na skupienie]

Przykład: prywatny kalendarz Google + służbowy kalendarz Outlook

Wyobraź sobie taki układ:

• Twoje spotkania służbowe są w Outlook
• Twoje prywatne wizyty są w Kalendarzu Google
• Wydarzenia rodzinne są w innym udostępnionym Kalendarzu Google

W standardowym trybie pracy możesz potrzebować ręcznie sprawdzać każdy z tych kalendarzy.

W ActorDo możesz wybrać te kalendarze i zobaczyć je w jednym widoku.

Wtedy Actor może pomóc odpowiedzieć na pytania:

• „Czy w przyszłym tygodniu mam jakieś konflikty?”
• „Kiedy jutro mam wolne?”
• „Znajdź mi 90 minut na pracę w skupieniu.”
• „Który dzień jest mniej napięty?”
• „Pokaż mi tylko wydarzenia związane z pracą.”
• „Czy mogę przełożyć to spotkanie?”

Dzięki temu widok kalendarza staje się czymś więcej niż tylko wizualnym harmonogramem.

To mały asystent do planowania.

Dlaczego to ważne

Im więcej masz kont, tym łatwiej stracić kontrolę nad swoim harmonogramem.

Możesz przeoczyć kolizje terminów.
Możesz zgodzić się na spotkania, choć tak naprawdę nie masz wolnego czasu.
Możesz nigdy nie zarezerwować czasu na pracę wymagającą skupienia.
Możesz spędzać zbyt dużo czasu na ręcznym sprawdzaniu kalendarzy.

Łączenie kalendarzy Google i Outlook to nie tylko kwestia wygody.

Pomaga podejmować lepsze decyzje dotyczące wykorzystania czasu.

Co teraz budujemy

Pierwsza wersja sekcji kalendarza w ActorDo skupia się na:

• wyświetlanie wybranych kalendarzy Google i Outlooka razem
• pokazywanie dostępności w wielu kontach
• wykrywanie nakładających się wydarzeń
• wyświetlanie konfliktów w harmonogramie
• proponowanie bloków czasu na pracę w skupieniu
• możliwość zadawania Actor pytań o swój harmonogram

Celowo jest prosta.

Nie próbujemy stworzyć pełnego zamiennika kalendarza.
Tworzymy lepszy sposób na sprawdzenie, kiedy naprawdę masz wolny czas.

Na koniec

Jeśli korzystasz tylko z jednego kalendarza, może się to wydawać niewielkim problemem.

Ale jeśli Twój czas jest rozdzielony między kalendarze Google, Outlook, służbowe, prywatne, rodzinne i współdzielone, to tak naprawdę nie masz już jednego kalendarza.

To rozproszony obraz Twojego życia.

ActorDo chce zebrać to wszystko w jednym miejscu i pomóc Ci odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:

„Kiedy tak naprawdę mam czas?”