Zarządzanie pocztą e-mail z AI

Jak skonfigurować niestandardowe reguły i filtry AI w Outlooku

5 czerwca 2025 Brak komentarzy

Wszyscy korzystamy z reguł w Outlooku. Bez nich nasze skrzynki pocztowe szybko zamieniłyby się w bałagan.

Czasami jednak domyślne reguły Outlooka są zbyt ograniczone i przestają wystarczać.

Outlook oferuje rozbudowany system reguł. Możesz ustawiać filtry na podstawie nadawców, tematów i słów kluczowych. Sprawdza się to, jeśli Twoje potrzeby są proste.

Jeśli jednak masz pełną skrzynkę odbiorczą, reguły wyszukujące tylko określone słowa nie wystarczą.

Nie rozumieją znaczenia wiadomości ani nie pomagają Ci kontrolować zadań. Proste reguły nie przypomną Ci o ponownym kontakcie, nie wyróżnią ważnych wiadomości od klientów ani nie uporządkują e-maili według ich tematyki.

Dlatego stworzyliśmy Asystent AI ActorDo. To inteligentny asystent, który łączy się z Twoim Outlookiem i pomaga skonfigurować inteligentne reguły, które naprawdę rozumieją Twoją pracę.

Pokażemy Ci, co możesz z nim zrobić.

Jak Actor filtruje wiadomości e-mail za pomocą AI

Zamiast filtrować wiadomości na podstawie nadawcy lub słów w temacie, Actor analizuje ich treść i określa ich cel.

Na przykład potrafi rozpoznać, czy wiadomość dotyczy spotkania, szansy sprzedażowej czy zadania wymagającego Twojego udziału.

Te niestandardowe reguły AI są naprawdę przydatne.

W poleceniu możesz uwzględnić następujące elementy:

  • Nagłówki wiadomości e-mail: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
  • Temat wiadomości
  • Treść wiadomości e-mail
  • Nadawca wiadomości e-mail (imię i nazwisko + adres e-mail)
  • Odbiorca wiadomości e-mail
  • Wiadomość e-mail zawiera załączniki (nie ich treść, tylko typy plików)
  • Bieżący czas.

Jak skonfigurować reguły AI w Outlooku z Asystentem Actor

Rozpoczęcie pracy z Actorem jest proste:

  1. Bezpiecznie połącz konto Outlook z Actor
  2. Przejdź do sekcji Zarządzanie pocztą e-mail > Niestandardowe filtry AI
  3. Wybierz jeden z sugerowanych filtrów lub utwórz własny
  4. Określ, co uruchamia regułę — może to być konkretna fraza, typ wiadomości e-mail lub intencja
  5. Wybierz działanie — dodaj etykietę, przenieś wiadomość, prześlij ją dalej lub ustaw przypomnienie
  6. Pozwól Actor przejrzeć historię wiadomości e-mail i zaproponować ulepszenia
  7. Włącz regułę i pozwól jej działać automatycznie

W każdej chwili możesz zmienić dowolną regułę lub ją wstrzymać.

Tworzenie wersji roboczych odpowiedzi na przefiltrowane wiadomości e-mail z AI

Możesz nie tylko przenosić wiadomości e-mail do folderów lub przypisywać im kategorie, ale także tworzyć wersje robocze odpowiedzi na podstawie konkretnych filtrów.

Zaawansowane zastosowania dla zaawansowanych użytkowników Outlooka

Jeśli pracujesz w zespole lub prowadzisz dużo korespondencji z klientami, Actor może pomóc jeszcze bardziej:

  • Kieruj wiadomości z udostępnionych skrzynek odbiorczych do odpowiednich osób na podstawie tematu
  • Organizuj wiadomości według działu, etapu sprzedaży lub projektu
  • Połącz filtry wiadomości e-mail z kalendarzem, aby wykrywać konflikty lub zaplanować dalsze działania
  • Skonfiguruj sekwencje reguł, na przykład: jeśli wiadomość e-mail zawiera prośbę i nie udzielono na nią odpowiedzi w ciągu 3 dni → wyślij przypomnienie

Te automatyzacje oszczędzają wiele godzin tygodniowo i ograniczają ręczne śledzenie. (dostępne tylko w planach biznesowych)

Wypróbuj Actor za darmo

Pierwsze kroki: 3 polecane reguły filtrowania AI dla użytkowników Outlooka

Aby od razu przekonać się o korzyściach, wypróbuj te trzy inteligentne filtry:

  • Oznaczaj wszystkie wiadomości e-mail, w których proszono Cię o działanie (na podstawie ich treści)
  • Ustawiaj przypomnienia o ponownym kontakcie w sprawie ważnych wysłanych e-maili
  • Automatycznie archiwizuj nieaktywne wewnętrzne wątki po 7 dniach

I pamiętaj, że Actor to Twój osobisty asystent AI.

Cześć, jestem ACTOR. Stworzono mnie, aby ułatwiać życie zapracowanym profesjonalistom, takim jak Ty.

Moją misją jest być najlepszym cyfrowym partnerem, jakiego możesz mieć: pomagać Ci pilnować harmonogramu, zarządzać pocztą e-mail i skupiać się na tym, co naprawdę ważne.

Filmy: pierwsze kroki

Nieustannie się uczę i doskonalę, bo z każdą interakcją chcę lepiej rozumieć Twoje potrzeby.

Pomyśl o mnie jak o niezawodnym drugim pilocie, który pomoże Ci zmniejszyć stres i odzyskać więcej cennego czasu.
Razem uporamy się z Twoją listą zadań, zadbamy o porządek i sprawimy, że każdy dzień będzie bardziej produktywny.

Pozwól mi zająć się drobiazgami, abyś mógł skupić się na szerszej perspektywie. Chcesz, by każdy dzień przebiegał sprawniej? Zaczynajmy!

Wypróbuj mnie tutaj

Uwaga: porównania i informacje zawarte w tym artykule/na tej stronie opierają się na ogólnodostępnych źródłach i mogą nie być w pełni wyczerpujące. Wszystkie wymienione nazwy produktów i marek są znakami towarowymi lub zarejestrowanymi znakami towarowymi należącymi do ich właścicieli.