Zamień pocztę e-mail, kalendarz i zadania w odprawy audio z ActorDo

Większość osób zaczyna dzień od otwarcia zbyt wielu aplikacji.

Najpierw poczta. Potem kalendarz. Następnie zadania. A może jeszcze Slack, WhatsApp, narzędzia do zarządzania projektami albo notatki z wczoraj. Zanim na dobre zacznie się praca, umysł jest już zajęty odsiewaniem szumu informacyjnego.

ActorDo daje ci inną możliwość: otrzymuj podsumowanie dnia w formie audio z najważniejszymi informacjami, które musisz znać.

Może podsumowywać wiadomości e-mail, wydarzenia z kalendarza i zadania, generować plik audio, a następnie wysyłać go do ciebie e-mailem lub przez WhatsApp.

Zamiast ręcznie czytać wszystko, możesz słuchać, parząc kawę, spacerując, dojeżdżając do pracy lub przygotowując się do pierwszego spotkania.

Czym jest podsumowanie audio?

Podsumowanie audio to krótkie, mówione omówienie twojego dnia pracy.

Może zawierać między innymi:

• Ważne nieprzeczytane wiadomości e-mail
• E-maile wymagające odpowiedzi
• Spotkania zaplanowane na dziś
• Konflikty w kalendarzu
• Zadania do wykonania dziś
• Sprawy, o których nie możesz zapomnieć
• Krótki plan dnia

Nie chodzi o to, by czytać na głos całą zawartość skrzynki odbiorczej, lecz pomóc ci zrozumieć, co jest ważne, zanim zaczniesz przeskakiwać między narzędziami.

Jak działają podsumowania audio w ActorDo

ActorDo korzysta z automatyzacji, aby tworzyć i dostarczać podsumowania audio.

Dzięki temu możesz zdecydować, kiedy podsumowanie ma być przygotowywane, co ma zawierać i dokąd ma zostać wysłane.

Możesz na przykład skonfigurować taką automatyzację:

Każdego dnia roboczego o 7:30
Sprawdź nieprzeczytane e-maile, dzisiejsze wydarzenia w kalendarzu i otwarte zadania
Przygotuj krótkie podsumowanie
Wygeneruj plik audio
Wyślij mi je przez WhatsApp

Albo inny przykład:

W każdy piątek po południu
Podsumuj najważniejsze e-maile i niedokończone zadania z całego tygodnia
Przygotuj podsumowanie audio
Wyślij je na mój adres e-mail

Ponieważ ten proces jest realizowany za pomocą automatyzacji ActorDo, można go elastycznie skonfigurować. Nie musi to być tylko poranna odprawa.

Przykłady podsumowań audio, które możesz tworzyć

Codzienne poranne podsumowanie

Krótkie podsumowanie przed rozpoczęciem dnia pracy.

Może informować Cię o zaplanowanych spotkaniach, pilnych e-mailach, zadaniach do wykonania i sprawach wymagających pilnej uwagi.

To przydatne, gdy chcesz rozpocząć dzień z jasnym planem, zamiast od razu otwierać skrzynkę odbiorczą.

Podsumowanie wiadomości e-mail

ActorDo może przygotować podsumowanie audio na podstawie samych e-maili.

Na przykład:

• Nowe ważne e-maile
• Odpowiedzi od klientów
• E-maile czekające na Twoją odpowiedź
• Kontynuacja wcześniejszych rozmów
• Wiadomości dotyczące konkretnych klientów lub projektów

To przydatne, jeśli skrzynka odbiorcza jest Twoim głównym narzędziem pracy, ale nie chcesz sprawdzać jej co godzinę.

Podsumowanie kalendarza

Możesz odsłuchać przegląd swojego kalendarza.

Może on obejmować:

• Dzisiejsze spotkania
• Luki między spotkaniami
• Nakładające się spotkania lub konflikty
• Przypomnienia o przygotowaniach
• Przypomnienia o podróży lub czasie buforowym

Przydaje się to przed intensywnym dniem pełnym spotkań.

Podsumowanie zadań

Możesz wygenerować podsumowanie audio dotyczące zadań, które masz do wykonania.

Na przykład:

• Zadania do wykonania dziś
• Zaległe zadania
• Zadania utworzone na podstawie e-maili
• Zadania pogrupowane według projektu
• Zadania wymagające dalszych działań

To sprawdza się, gdy masz już zbyt wiele list i potrzebujesz jednego zwięzłego przeglądu w formie audio.

Podsumowanie dnia

Odprawy audio przydają się nie tylko rano.

Możesz też przygotować podsumowanie na koniec dnia:

• Co wpłynęło
• Co się zmieniło
• Co nadal wymaga uwagi
• Czym należy zająć się jutro

Dzięki temu możesz zakończyć dzień bez konieczności ręcznego przeprowadzania kolejnego pełnego przeglądu.

Dlaczego w niektórych procesach lepiej sprawdza się dźwięk

Czytanie sprawdza się, gdy potrzebujesz szczegółów. Jednak do codziennego rozeznania w sytuacji audio może być szybsze i wygodniejsze.

Nie zawsze musisz otwierać skrzynkę odbiorczą, żeby wiedzieć, że trzy e-maile od klientów wymagają uwagi. Nie musisz też sprawdzać kalendarza, żeby wiedzieć, że masz zajęty poranek, a jedyny blok na pracę w skupieniu przypada po lunchu.

Dobra odprawa audio daje Ci ogólny obraz dnia. Pomaga zdecydować, na czym skupić uwagę.

Czym wyróżnia się ActorDo

Większość narzędzi do codziennych odpraw działa według stałego schematu. Oferują jedno poranne podsumowanie, zwykle w jednym formacie i z niewielkimi możliwościami dostosowania.

ActorDo wyróżnia się tym, że generowanie audio jest częścią automatyzacji.

Dzięki temu możesz tworzyć różne odprawy na różne okazje.

Możesz wybrać:

• Kiedy uruchamia się podsumowanie
• Które konta sprawdza
• Jakie treści podsumowuje
• Czy korzysta z poczty e-mail, kalendarza, zadań czy wszystkich tych narzędzi
• Czy wysyła wynik e-mailem czy przez WhatsApp
• Czy podsumowanie ma być krótkie, szczegółowe, obejmować tylko pilne sprawy czy dotyczyć konkretnego projektu

Dzięki temu ActorDo przydaje się nie tylko jako narzędzie do codziennych podsumowań, ale także jako elastyczny asystent do pracy.

Kilka praktycznych pomysłów na automatyzację

Utwórz poranne głosowe podsumowanie na WhatsAppie z dzisiejszym kalendarzem, pilnymi e-mailami i najważniejszymi zadaniami.

Utwórz głosowe podsumowanie dotyczące dalszego kontaktu z klientami każdego popołudnia, z e-mailami wymagającymi odpowiedzi.

Utwórz poniedziałkowe podsumowanie planowania z zaplanowanymi na ten tydzień spotkaniami i zaległymi zadaniami.

Utwórz piątkowe podsumowanie tygodnia z niedokończonymi zadaniami i ważnymi wątkami e-mailowymi.

Utwórz podsumowanie przygotowujące do spotkania 30 minut przed ważnymi rozmowami, na podstawie ostatnich e-maili i powiązanych zadań.

Najważniejsza korzyść

Głosowe podsumowania ActorDo pomagają być na bieżąco bez ciągłego sprawdzania aplikacji.

To Ty decydujesz, na które wiadomości odpowiedzieć, co przełożyć, odłożyć na później lub zignorować.

Ale zamiast zaczynać dzień od przepełnionej skrzynki odbiorczej lub kalendarza, zaczynasz od przejrzystego podsumowania głosowego.

Dla zapracowanych osób może to zadecydować o tym, czy przez cały dzień tylko reagują na bieżące sprawy, czy zaczynają dzień z jasno określonym celem.