O ActorDO, como sistema de back-end que dá suporte ao Assistente de IA inteligente, está em conformidade com a HIPAA.
Eis tudo o que precisa de saber sobre a conformidade do Actor com a HIPAA.
A nossa abordagem à conformidade com a HIPAA
- Políticas e procedimentos: Visão geral das políticas internas concebidas para cumprir as normas da HIPAA.
- Medidas de proteção de dados: Resumo das salvaguardas técnicas (encriptação, controlos de acesso, registos de auditoria).
- Medidas de proteção administrativas: Formação dos funcionários, avaliações de risco, funções dos responsáveis pela conformidade.
- Medidas de proteção físicas: Segurança dos centros de dados, proteção do hardware.
Se utiliza o e-mail ou o calendário como uma das entidades abaixo, pode utilizar o Actor com segurança como solução de Assistente de IA, e-mail e calendário em conformidade com a HIPAA.
- Prestadores de cuidados de saúde
- Médicos
- Clínicas
- Psicólogos
- Dentistas
- Quiropráticos
- Lares de idosos
- Farmácias
- Plano de saúde
- Seguradoras de saúde
- Organizações de manutenção da saúde (HMOs)
- Planos de saúde empresariais
- Planos de saúde fornecidos pelo governo
Políticas da Actor relativas à conformidade com a HIPAA
| Políticas e procedimentos | Consulte abaixo |
| Medidas de proteção de dados | Tudo o que se enquadra em Segurança dos Dados |
| Salvaguardas administrativas | |
| Medidas de segurança física | Qualquer suporte físico dos dados que gerimos está abrangido pela nossa política de segurança dos dados |
O Actor protege qualquer um dos seguintes dados que possam constituir informações de saúde individualmente identificáveis:
- Nomes e datas de nascimento
- Datas relacionadas ao nascimento, falecimento ou plano de tratamento de um paciente, ou à sua doença e assistência médica
- Informações de contacto, como números de telefone, moradas e endereços de e-mail.
- Números da Segurança Social
- Números de processos clínicos
- Fotografias e imagens digitais
- Impressões digitais e gravações de voz
- Qualquer outra forma de identificação única ou número de conta
Se alguma destas informações estiver acessível no conteúdo dos e-mails que o Actor lê, aplicam-se os seguintes processos.
O ACTOR não armazena quaisquer dados nos nossos servidores ou bases de dados. Recolhemos os dados, processamo-los em memória e eliminamo-los imediatamente. Não guardar os dados é a forma mais segura de garantir a conformidade.
O ACTOR não utiliza os dados para treinar modelos de IA/aprendizagem automática. Os dados não são utilizados para treinar quaisquer modelos de aprendizagem automática/IA, sejam internos ou de terceiros.
O ACTOR não dá acesso ao conteúdo dos seus e-mails a nenhuma pessoa.. Não há qualquer forma de a nossa equipa de desenvolvimento ou de negócios ter acesso ao conteúdo dos seus e-mails.
Acordo de Associado Comercial (BAA)
Enquanto fornecedor de SaaS em conformidade com a HIPAA, compreendemos o papel fundamental do Acordo de Associado Comercial (BAA) na manutenção da conformidade com os regulamentos da HIPAA.
Se isso for um requisito para a sua empresa, podemos formalizar um acordo que defina as nossas responsabilidades na proteção das suas Informações de Saúde Protegidas (PHI) e garanta que ambas as partes cumprem os requisitos da HIPAA.
O nosso compromisso
- Nós assinamos um acordo de associado comercial (BAA) com todas as entidades abrangidas e associados comerciais que utilizam a nossa solução SaaS e tratam informações de saúde protegidas (PHI).
- O nosso BAA inclui todas as cláusulas exigidas pela HIPAA e está em conformidade com as normas regulamentares mais recentes.
- Aplicamos rigorosamente as políticas e os controlos descritos no BAA para proteger os seus dados.
- Garantimos que todos os subcontratados e terceiros que possam ter acesso a PHI também cumprem a HIPAA através de acordos semelhantes.
Como solicitar um BAA
- Basta contactar a nossa equipa de apoio ou de conformidade através de alex@actordo.com
- Forneceremos um modelo de BAA para revisão e assinatura.
- Os BAA estão disponíveis nos planos empresariais do Actor
- Depois de assinado, o BAA será integrado no seu contrato de cliente, garantindo proteção jurídica para ambas as partes.
Visão geral da conformidade com a HIPAA
As auditorias de conformidade com a HIPAA podem ser difíceis e perturbar um dia de trabalho normal. Eis algumas perguntas às quais pode responder antecipadamente para perceber o que poderá enfrentar durante uma auditoria de conformidade com a HIPAA:
- Quem tem acesso a PHI/ePHI?
- Ninguém. Não há dados do seu email ou calendário armazenados nos nossos sistemas.
- Ninguém. Não há dados do seu email ou calendário armazenados nos nossos sistemas.
- Auditam regularmente as permissões para garantir que estão atualizadas?
- Sim
- Sim
- Tem a certeza absoluta de que não existem dados ePHI guardados de que não tenha conhecimento?
- Sim. Não armazenar quaisquer dados é a primeira e melhor forma de cumprir os requisitos.
- Sim. Não armazenar quaisquer dados é a primeira e melhor forma de cumprir os requisitos.
- Conseguem identificar facilmente toda a atividade de ficheiros que ocorre com ePHI?
- Registamos todas as ações dos utilizadores que possam permitir o acesso a ePHI.
- Registamos todas as ações dos utilizadores que possam permitir o acesso a ePHI.
- Seguem as práticas de segurança padrão?
Políticas e procedimentos internos
Mantemos políticas e procedimentos abrangentes que garantem a conformidade contínua com os regulamentos da HIPAA, incluindo:
- Avaliações de risco: Avaliações regulares para identificar e mitigar potenciais vulnerabilidades que afetem as informações de saúde protegidas (PHI).
- Controlos de acesso: Protocolos rigorosos que definem quem pode aceder às PHI, com base nas funções e responsabilidades profissionais.
- Gestão de incidentes: Processos definidos para detetar, comunicar e responder a incidentes ou violações de segurança.
- Formação dos colaboradores: Formação obrigatória sobre conformidade com a HIPAA para todos os colaboradores, para reforçar a sensibilização para a privacidade e a segurança dos dados.
- Normas de tratamento de dados: Diretrizes claras para recolher, armazenar, transmitir e eliminar as PHI de forma segura ao longo de todo o seu ciclo de vida.
As nossas políticas são revistas e atualizadas periodicamente para refletir as alterações regulamentares e as melhores práticas do setor.
Salvaguardas administrativas
As nossas medidas de segurança administrativas garantem que a conformidade com a HIPAA está integrada nas operações do dia a dia através de:
- Responsável pela conformidade dedicado: Responsável por supervisionar o cumprimento da HIPAA e coordenar as atividades de conformidade. Consulte as informações de contacto.
- Formação e sensibilização dos colaboradores: Programas de formação regulares para informar todos os colaboradores sobre os requisitos da HIPAA e as melhores práticas de proteção de dados.
- Gestão do acesso: Procedimentos para atribuir, rever e revogar o acesso dos utilizadores com base nas funções e responsabilidades profissionais.
- Gestão de riscos: Avaliações contínuas de riscos e planos de mitigação para resolver vulnerabilidades relacionadas com dados de saúde protegidos (PHI).
- Plano de resposta a incidentes: Existem protocolos estabelecidos para gerir e comunicar prontamente incidentes ou violações de segurança.
- Gestão de parceiros comerciais: Processos para avaliar e monitorizar a conformidade dos fornecedores externos com a HIPAA, incluindo acordos formais, como os BAAs.
Estes controlos administrativos são a base do nosso compromisso de proteger os seus dados de saúde confidenciais.
Direitos dos utilizadores e tratamento de dados
Levamos muito a sério os seus direitos ao abrigo da HIPAA e implementámos políticas e procedimentos rigorosos para garantir que as suas Informações de Saúde Protegidas (PHI) são tratadas com o máximo cuidado e em conformidade com os requisitos aplicáveis.
Acesso, alteração e portabilidade
- Direito de acesso: Os utilizadores autorizados têm o direito de aceder aos seus dados de saúde protegidos (PHI) armazenados no nosso sistema a qualquer momento, garantindo transparência e controlo sobre os seus dados pessoais de saúde.
- Direito de retificação: Os utilizadores podem solicitar correções ou atualizações aos seus dados de saúde protegidos (PHI) se considerarem que as informações são inexatas ou incompletas, ajudando a manter a integridade dos dados.
- Portabilidade dos dados: Mediante pedido, fornecemos aos utilizadores uma cópia segura e legível por máquina dos seus dados de saúde protegidos (PHI), permitindo uma transferência fácil para outros sistemas ou prestadores de serviços em conformidade com a HIPAA.
Retenção e eliminação de dados
- Os dados de saúde protegidos (PHI) que armazenamos só podem ser guardados intencionalmente em:
- Prompts personalizados do Actor
- Conhecimento e contexto de dados personalizados que fornece
- Conservamos eventuais dados de saúde protegidos (PHI) apenas durante o período exigido pela HIPAA e pelas leis aplicáveis, ou conforme especificado nos nossos contratos de prestação de serviços.
- Enviamos notificações e mensagens para garantir que os dados que introduz não incluem dados de saúde protegidos (PHI).
- Quando os dados de saúde protegidos (PHI) deixam de ser necessários, eliminamos ou anonimizamos os dados de forma segura para impedir o acesso ou a divulgação não autorizados.
- Os nossos processos de eliminação de dados cumprem as normas da HIPAA e as melhores práticas do setor, garantindo a destruição completa de informações sensíveis.
Notificação de violações e resposta a incidentes
- Na eventualidade improvável de uma violação de dados que envolva dados de saúde protegidos (PHI), dispomos de um plano abrangente de resposta a incidentes para investigar e conter prontamente a violação.
- Notificaremos os clientes afetados e as autoridades competentes, em conformidade com os requisitos de notificação de violações da HIPAA e dentro dos prazos estabelecidos.
- A nossa equipa de segurança analisa as causas principais e implementa medidas corretivas para prevenir futuros incidentes.
Formação em confidencialidade e segurança
- Todos os funcionários e prestadores de serviços com acesso a dados de saúde protegidos (PHI) recebem formação obrigatória sobre a HIPAA, com foco na confidencialidade, nas práticas de segurança e na prevenção de violações.
- A formação contínua garante que a nossa equipa se mantém a par das alterações regulamentares e das ameaças emergentes.
Relembramos que a Actor não armazena conteúdo de e-mail nos seus servidores.
A sua privacidade é a nossa prioridade
Ao escolher a plataforma ActorDO, confia-nos informações de saúde confidenciais. Estamos totalmente empenhados em proteger os seus direitos de privacidade e em cumprir todos os requisitos da HIPAA.
Contactos e apoio
Os nossos contactos para questões relacionadas com a HIPAA (e-mail, telefone)
- alex@actordo.com
- (+41) 764 65 67 65