Tonfall-Anweisungen für das Verfassen von E-Mail-Entwürfen
KI hat zahlreiche Anwendungsfälle.
Einer davon ist, Ihnen beim Verfassen von E-Mails zu helfen, einschließlich auf empfangene E-Mails zu antworten.
Ein wichtiger Aspekt ist, Ihren eigenen Tonfall beim Schreiben von E-Mails zu verwenden, damit die E-Mails so wirken, als wären sie von Ihnen selbst verfasst.
Hier sind unsere Beispiele, wie Sie diese Anweisungen jedem KI-Tool hinzufügen können, wie Chatgpt, Gemini, Claude oder was auch immer Sie sonst verwenden.
Warum Ihr Tonfall wichtig ist
Beim Antworten auf E-Mails, besonders im beruflichen oder sensiblen Kontext, kann die Formulierung genauso wichtig sein wie das, was Sie sagen.
Die Verwendung Ihres eigenen Tonfalls stellt sicher, dass Ihre Kommunikation authentisch, konsistent und mit Ihrer persönlichen oder Markenidentität (oder der Ihres Unternehmens) abgestimmt bleibt.
Freundlich und informell, knapp und auf den Punkt oder diplomatisch und detailorientiert – die KI kann sich daran anpassen, um dies widerzuspiegeln wenn Sie sie richtig anleiten. Und tatsächlich ist dies der wichtigste Aspekt bei der Nutzung jeglicher KI-Tools.
Wie Sie der KI Ihren Ton beibringen
Sie müssen kein eigenes Modell trainieren oder komplexen Code schreiben. Sie müssen nicht Google oder Microsoft sein, um das zu tun.
Die meisten allgemeinen KI-Tools – wie ChatGPT, Gemini oder Claude – reagieren gut auf klare Anweisungen. Hier sind ein paar einfache Möglichkeiten, dies zu tun:
1. Beginnen Sie mit einem Beispiel
Geben Sie der KI ein paar Beispiele von E-Mails, die Sie geschrieben haben. Sie können so etwas sagen:
„So schreibe ich normalerweise E-Mails. Bitte passen Sie Ton und Aufbau an.“
Hi John, danke für das Update. Ich werde das Dokument bis Freitag durchsehen und mich bei dir melden. Sag Bescheid, falls sich bei dir etwas ändert. Viele Grüße, Alex
Das gibt der KI eine konkrete Referenz und hilft ihr, Ihren Ton in künftigen Antworten besser zu treffen.
2. Geben Sie Tonanweisungen explizit an
Wenn Sie eine Eingabeaufforderung geben, erwähnen Sie, wie die Antwort klingen soll. Zum Beispiel:
„Antworten Sie auf diese E-Mail in einem professionellen, aber freundlichen Ton, wie ich ihn normalerweise verwende. Seien Sie kurz und fügen Sie ein Dankeschön hinzu.“
Oder für etwas Spezifischeres:
„Klingen Sie selbstbewusst und klar, vermeiden Sie Füllwörter und halten Sie sich unter 100 Wörtern.“
3. Verwenden Sie persona-basierte Prompts
Einige Tools unterstützen das Festlegen einer „Persona“ oder benutzerdefinierter Anweisungen. Sie können schreiben:
„Sie sind mein Schreibassistent. Sie helfen mir, E-Mails in meinem natürlichen Ton zu beantworten: hilfsbereit, etwas informell, immer respektvoll und auf Klarheit fokussiert.“
Speichern Sie dies als benutzerdefinierte Anweisung, wenn das Tool das erlaubt (ChatGPT unterstützt dies zum Beispiel unter „benutzerdefinierte Anweisungen“ in den Einstellungen).
Häufige Fallstricke und wie Sie sie vermeiden
- Zu generische Prompts: Wenn Sie einfach „auf diese E-Mail antworten“ sagen, führt das ohne Vorgaben oft zu langweiligen oder roboterhaften Antworten.
- Übermäßiges Redigieren von KI-Entwürfen: Wenn Sie ständig das, was die KI liefert, umschreiben, sollten Sie Ihre Prompts aktualisieren oder bessere Tonbeispiele geben.
- Vernachlässigung des Kontexts: Die KI arbeitet besser, wenn Sie ihr den vollständigen Thread geben oder den Hintergrund zusammenfassen.
Fortgeschrittener Tipp: Verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderungen im Laufe der Zeit.
Wenn Sie KI konsequent für E-Mail-Antworten nutzen, beginnen Sie damit, einige wiederverwendbare Vorlagen für Eingaben zu erstellen. Zum Beispiel:
- Nachfassantwort nach einem Meeting
- Kurzer Dank mit den nächsten Schritten
- Höfliche Absage einer Anfrage
Diese Vorlagen sparen Zeit und halten Ihren Kommunikationsstil konsistent.
Tipp: Wussten Sie, dass Sie diese Anweisungen in ActorDO verwenden können, um Entwürfe zu automatisieren und E-Mails zu kennzeichnen?
