Anweisungen zum Tonfall beim Verfassen von E-Mail-Entwürfen
KI hat eine Vielzahl von Anwendungsfällen.
Einer davon ist, Ihnen beim Verfassen von E-Mails zu helfen, einschließlich auf eingegangene E-Mails zu antworten.
Ein wichtiger Aspekt ist, Ihren eigenen Tonfall zu verwenden, damit die E-Mails so wirken, als wären sie von Ihnen selbst geschrieben.
Hier sind unsere Beispiele, wie Sie diese Anweisungen in jedes KI-Tool einfügen können, wie zum Beispiel ChatGPT, Gemini, Claude oder was auch immer Sie sonst verwenden.
Warum Ihr Tonfall wichtig ist
Beim Beantworten von E-Mails, insbesondere in beruflichen oder sensiblen Kontexten, kann die Art und Weise, wie Sie etwas formulieren, genauso wichtig sein wie das, was Sie sagen.
Ihren eigenen Tonfall zu verwenden stellt sicher, dass Ihre Kommunikation authentisch, konsistent und mit Ihrer persönlichen oder Markenidentität (oder der Ihres Unternehmens) in Einklang ist.
Freundlich und locker, prägnant und auf den Punkt oder diplomatisch und detailorientiert – die KI kann sich anpassen, um das widerzuspiegeln wenn Sie es richtig anleiten. Und tatsächlich ist dies der wichtigste Aspekt bei der Nutzung eines KI-Tools.
Wie Sie der KI Ihren Ton beibringen
Sie müssen kein eigenes Modell trainieren oder komplexen Code schreiben. Sie müssen nicht Google oder Microsoft sein, um das zu tun.
Die meisten allgemeinen KI-Tools – wie ChatGPT, Gemini oder Claude – reagieren gut auf klare Anweisungen. Hier sind ein paar einfache Wege, das zu tun:
1. Beginnen Sie mit einem Beispiel
Geben Sie der KI einige Beispiele von E-Mails, die Sie geschrieben haben. Sie können etwas sagen wie:
„So schreibe ich üblicherweise E-Mails. Bitte passen Sie Ton und Aufbau an.“
Hallo John, danke für das Update. Ich werde das Dokument bis Freitag durchsehen und mich bei dir melden. Sag Bescheid, falls sich bei dir etwas ändert. Beste Grüße, Alex
Das gibt der KI einen konkreten Bezug und hilft ihr, deinen Ton in zukünftigen Antworten besser zu treffen.
2. Geben Sie Tonanweisungen ausdrücklich an
Geben Sie bei einer Aufforderung an, wie die Antwort klingen soll. Zum Beispiel:
„Antworte auf diese E-Mail in einem professionellen, aber freundlichen Ton, wie ich ihn normalerweise verwende. Sei kurz und füge ein Dankeschön hinzu.“
Oder für etwas Spezifischeres:
„Kling selbstbewusst und klar, vermeide Füllwörter und halte dich unter 100 Wörtern.“
3. Verwenden Sie persona-basierte Aufforderungen
Einige Tools unterstützen das Festlegen einer „Persona“ oder benutzerdefinierter Anweisungen. Sie könnten schreiben:
„Du bist mein Schreibassistent. Du hilfst mir, E-Mails in meinem natürlichen Ton zu beantworten: hilfsbereit, leicht informell, stets respektvoll und auf Klarheit fokussiert.“
Speichere dies als benutzerdefinierte Anweisung, wenn das Tool dies erlaubt (ChatGPT unterstützt das beispielsweise unter ‚Benutzerdefinierte Anweisungen‘ in den Einstellungen).
Häufige Fallstricke und wie Sie sie vermeiden
- Zu allgemein gehaltene Aufforderungen: Einfach nur „auf diese E-Mail antworten“ zu sagen, führt oft zu faden oder robotischen Antworten.
- Zu starkes Bearbeiten von KI-Entwürfen: Wenn Sie ständig das umschreiben, was die KI liefert, sollten Sie Ihre Aufforderungen aktualisieren oder bessere Tonbeispiele geben.
- Kontext vernachlässigen: Die KI arbeitet besser, wenn Sie ihr den gesamten Thread geben oder den Hintergrund zusammenfassen.
Fortgeschrittener Tipp: Verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderungen im Laufe der Zeit.
Wenn Sie KI konsequent für E-Mail-Antworten nutzen, erstellen Sie einige wiederverwendbare Prompt-Vorlagen. Zum Beispiel:
- Follow-up-Antwort nach einem Meeting
- Kurzer Dank mit den nächsten Schritten
- Höfliche Ablehnung einer Anfrage
Diese Vorlagen sparen Zeit und halten Ihren Kommunikationsstil konsistent.
Tipp: Wussten Sie, dass Sie diese Anweisungen in ActorDo verwenden können, um Entwürfe und E-Mail-Kennzeichnungen zu automatisieren?
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