Tonfall-Anweisungen zum Verfassen von E-Mail-Entwürfen
KI hat eine Vielzahl von Anwendungsfällen.
Einer davon ist, Ihnen beim Verfassen von E-Mails zu helfen, einschließlich auf eingehende E-Mails zu antworten.
Ein wichtiger Aspekt ist, Ihre eigene Stimme/Tonlage zu verwenden, um E-Mails zu schreiben, damit die E-Mails so wirken, als kämen sie von Ihnen persönlich.
Hier sind unsere Beispiele dafür, wie Sie diese Anweisungen in jedes KI-Tool einfügen können, wie zum Beispiel Chatgpt, Gemini, Claude oder was auch immer Sie sonst verwenden.
Warum dein Tonfall wichtig ist
Beim Antworten auf E-Mails, insbesondere in beruflichen oder sensiblen Kontexten, kann die Formulierung genauso wichtig sein wie der Inhalt.
Die Verwendung Ihrer eigenen Tonlage stellt sicher, dass Ihre Kommunikation authentisch, konsistent und mit Ihrer persönlichen oder Markenidentität (oder der Ihres Unternehmens) übereinstimmt.
Freundlich und informell, knapp und auf den Punkt oder diplomatisch und detailorientiert — KI kann sich anpassen, um dies widerzuspiegeln wenn Sie es richtig anleiten. Und tatsächlich ist dies der wichtigste Aspekt bei der Nutzung jedes KI-Tools.
Wie Sie der KI Ihren Ton beibringen
Sie müssen kein eigenes Modell trainieren oder komplexen Code schreiben. Sie müssen nicht Google oder Microsoft sein, um das zu tun.
Die meisten allgemein einsetzbaren KI-Tools — wie ChatGPT, Gemini oder Claude — reagieren gut auf klare Anweisungen. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, dies zu tun:
1. Beginnen Sie mit einem Beispiel
Geben Sie der KI ein paar Beispiele für E-Mails, die Sie selbst geschrieben haben. Sie können etwas sagen wie:
„So schreibe ich normalerweise E-Mails. Bitte passe Ton und Aufbau daran an.“
Hallo John, danke für das Update. Ich werde das Dokument bis Freitag prüfen und mich bei dir melden. Sag Bescheid, falls sich bei dir etwas ändert. Beste Grüße, Alex
Das gibt der KI eine konkrete Referenz und hilft ihr, deinen Ton bei zukünftigen Antworten besser zu treffen.
2. Geben Sie Tonanweisungen ausdrücklich an
Wenn du ein Prompt gibst, gib an, wie die Antwort klingen soll. Zum Beispiel:
„Antworte auf diese E-Mail in einem professionellen, aber freundlichen Ton, wie ich es sonst auch schreibe. Sei knapp und füge ein Dankeschön hinzu.“
Oder für etwas Spezifischeres:
„Kling selbstbewusst und klar, vermeide Füllwörter und halte dich unter 100 Wörtern.“
3. Verwenden Sie personenbezogene Prompts
Einige Tools unterstützen das Festlegen einer „Persona“ oder benutzerdefinierter Anweisungen. Du kannst schreiben:
„Du bist mein Schreibassistent. Du hilfst mir, E-Mails in meinem natürlichen Ton zu beantworten: hilfsbereit, etwas informell, immer respektvoll und auf Klarheit fokussiert.“
Speichere dies als benutzerdefinierte Anweisung, falls das Tool dies erlaubt (ChatGPT unterstützt dies beispielsweise unter „custom instructions“ in den Einstellungen).
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
- Zu allgemeine Prompts: „Auf diese E-Mail antworten“ ohne Anleitung führt oft zu langweiligen oder roboterhaften Antworten.
- Übermäßiges Überarbeiten von KI-Entwürfen: Wenn Sie immer das, was die KI liefert, umschreiben, überlegen Sie, Ihre Prompts zu aktualisieren oder bessere Tonbeispiele zu geben.
- Kontext vernachlässigen: Die KI arbeitet besser, wenn Sie ihr den vollständigen Thread geben oder den Hintergrund zusammenfassen.
Fortgeschrittener Tipp: Verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderungen im Laufe der Zeit.
Wenn du KI konsequent für E-Mail-Antworten nutzt, beginne damit, ein paar wiederverwendbare Prompt-Vorlagen zu erstellen. Zum Beispiel:
- Antwort nach einem Meeting als Follow-up
- Kurzer Dank mit nächsten Schritten
- Höfliche Ablehnung einer Anfrage
Diese Vorlagen sparen Zeit und sorgen dafür, dass dein Kommunikationsstil konsistent bleibt.
Tipp: Wusstest du, dass du diese Anweisungen in ActorDO nutzen kannst, um Entwürfe zu automatisieren und E-Mails zu kennzeichnen?
