Anweisungen zum Tonfall für E-Mail-Entwürfe
KI hat eine Vielzahl von Anwendungsfällen.
Einer davon ist, Ihnen beim Verfassen von E-Mails zu helfen, einschließlich auf erhaltene E-Mails zu antworten.
Ein wichtiger Aspekt ist, Ihren eigenen Tonfall zu verwenden, damit die E-Mails so wirken, als wären sie von Ihnen selbst geschrieben.
Hier sind unsere Beispiele, wie Sie diese Anweisungen in jedes KI-Tool einfügen können, wie etwa ChatGPT, Gemini, Claude oder was auch immer Sie sonst verwenden.
Warum Ihr Tonfall wichtig ist
Beim Antworten auf E-Mails, insbesondere in beruflichen oder heiklen Kontexten, kann die Formulierung genauso wichtig sein wie der Inhalt.
Die Verwendung Ihres eigenen Tonfalls stellt sicher, dass Ihre Kommunikation authentisch, konsistent und mit Ihrer persönlichen oder Markenidentität (oder Ihrem Unternehmen) abgestimmt bleibt.
Freundlich und informell, knapp und auf den Punkt oder diplomatisch und detailorientiert – die KI kann sich daran anpassen und das widerspiegeln wenn Sie es richtig anleiten.Und das ist tatsächlich der wichtigste Aspekt bei der Nutzung jedes KI-Tools.
Wie Sie der KI Ihren Ton beibringen
Sie müssen kein eigenes Modell trainieren oder komplexen Code schreiben. Sie müssen nicht Google oder Microsoft sein, um das zu tun.
Die meisten Allzweck-KI-Tools – wie ChatGPT, Gemini oder Claude – reagieren gut auf klare Anweisungen. Hier sind ein paar einfache Möglichkeiten dafür:
1. Beginnen Sie mit einem Beispiel
Geben Sie der KI einige Beispiele von E-Mails, die Sie geschrieben haben. Sie können so etwas sagen:
„So schreibe ich normalerweise E-Mails. Bitte passen Sie Ton und Struktur an.“
Hallo John, danke für das Update. Ich werde das Dokument bis Freitag prüfen und mich bei Ihnen melden. Lassen Sie mich wissen, falls sich bei Ihnen etwas ändert. Beste Grüße, Alex
Das gibt der KI eine konkrete Bezugsvorlage und hilft ihr, Ihren Ton bei künftigen Antworten besser zu treffen.
2. Fügen Sie Tonanweisungen explizit hinzu
Geben Sie bei einem Prompt an, wie die Antwort klingen soll. Zum Beispiel:
„Antworten Sie auf diese E-Mail in einem professionellen, aber freundlichen Ton, so wie ich es normalerweise schreibe. Seien Sie kurz und fügen Sie ein Dankeschön hinzu.“
Oder für etwas Spezielleres:
„Klingen Sie selbstbewusst und klar, vermeiden Sie Füllwörter und halten Sie es unter 100 Wörtern.“
3. Verwenden Sie persona-basierte Prompts
Einige Tools unterstützen das Festlegen einer „Persona“ oder benutzerdefinierter Anweisungen. Sie können schreiben:
„Sie sind meine Schreibassistenz. Sie helfen mir, E-Mails in meinem natürlichen Ton zu beantworten: hilfsbereit, leicht informell, stets respektvoll und auf Klarheit fokussiert.“
Speichern Sie dies als benutzerdefinierte Anweisung, wenn das Tool dies zulässt (ChatGPT unterstützt dies beispielsweise unter „Benutzerdefinierte Anweisungen“ in den Einstellungen).
Häufige Fallstricke und wie Sie diese vermeiden
- Zu allgemein gehaltene Prompts: Wenn Sie einfach „auf diese E-Mail antworten“ sagen, führt das ohne weitere Hinweise oft zu langweiligen oder roboterhaften Antworten.
- Überbearbeitung von KI-Entwürfen: Wenn Sie ständig das umschreiben, was die KI liefert, sollten Sie Ihre Prompts aktualisieren oder bessere Tonbeispiele geben.
- Kontext vernachlässigen: Die KI arbeitet besser, wenn Sie ihr den vollständigen E-Mail-Verlauf geben oder den Hintergrund zusammenfassen.
Erweiterter Tipp: Verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderungen im Laufe der Zeit.
Wenn Sie KI konsequent für E-Mail-Antworten nutzen, beginnen Sie damit, einige wiederverwendbare Prompt-Vorlagen zu erstellen. Zum Beispiel:
- Nachfassantwort nach einem Meeting
- Kurzes Dankeschön mit nächsten Schritten
- Höfliche Ablehnung einer Anfrage
Diese Vorlagen sparen Zeit und halten Ihren Kommunikationsstil konsistent.
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