Gestion des tâches par l’IA
Nous concevons la gestion des tâches d’Actor en tenant compte des éléments suivants.
L’assistant Actor doit se comporter comme un véritable assistant humain en comprenant :
- Le contexte: Pourquoi une tâche est importante.
- Le urgence/priorité: Quand elle doit être accomplie.
- Habitudes et préférences de l’utilisateur.
Vous disposez de trois types de sources d’information liées aux tâches :
- Tâches existantes (issues de l’application de tâches de l’utilisateur) : plusieurs listes, tâches et sous-tâches.
- Suivis par e-mail : tâches découlant des e-mails de l’utilisateur.
- Rappels quotidiens : tâches rapides créées directement dans votre application.
L’IA doit les intégrer de manière fluide et intuitive :
- Gérez de manière proactive les tâches importantes, établissez-en les priorités et rappelez-les aux utilisateurs.
- Allégez la charge mentale de l’utilisateur en organisant intuitivement les tâches complexes et leurs sous-tâches.
- Gérez et regroupez en toute simplicité les tâches, les relances par e-mail et les rappels quotidiens dans une expérience cohérente et unifiée.
Comment Actor facilite la gestion des tâches
Actor devient la boîte de réception proactive centrale pour les tâches, les relances par e-mail et les rappels.
Du point de vue de l’utilisateur, Actor doit :
| Fonctionnalité | Avantage pour l’utilisateur | Exemple de scénario |
|---|---|---|
| Hiérarchiser les tâches quotidiennes | Aide l’utilisateur à se concentrer d’abord sur les tâches les plus importantes. | « Votre appel avec John à 3 PM nécessite une préparation ; j’ai placé cette tâche avant les autres pour aujourd’hui. » |
| Rappels intelligents | Veiller à ce que les tâches essentielles ne soient pas oubliées. | « Rappel : vous avez promis à Alice de lui envoyer le brouillon d’ici la fin de la journée. Voulez-vous que je l’ajoute aux tâches prioritaires d’aujourd’hui ? » |
| Intégration du suivi des e-mails | Transformez automatiquement les suivis importants en tâches concrètes. | « Vous avez demandé à Mark de répondre au sujet des tarifs aujourd’hui. Je l’ai ajouté à vos tâches hautement prioritaires. » |
| Aperçu quotidien simplifié | Réduisez la surcharge cognitive en début de journée. | « Bonjour ! Aujourd’hui, vous avez 3 tâches prioritaires, 1 e-mail de suivi à traiter et 2 petits rappels. » |
| Mettre en évidence les tâches oubliées | Évitez de passer à côté de certaines tâches. | « Cette tâche figure sur votre liste depuis 10 jours sans avoir avancé. Voulez-vous la modifier ou la supprimer ? » |
| Suggérer de regrouper les tâches | Gagnez en efficacité en regroupant les tâches. | « Vous avez 3 tâches liées au reporting. Voulez-vous les regrouper en un seul créneau cet après-midi ? » |
| Prendre l’initiative de vérifier l’avancement | Aidez l’utilisateur à tenir ses engagements. | « Vous aviez indiqué que vous finaliseriez votre rapport aujourd’hui : dois-je le marquer comme terminé ou le reporter à demain ? » |
3. Recommandations sur le produit et les fonctionnalités
Du point de vue des fonctionnalités produit, l’approche suivante
Fonctionnalité : agenda quotidien unifié
- Regrouper Tâches, Événements du calendrieret Relances par e-mail dans une seule vue quotidienne.
- Indiquer clairement les sources (application de tâches, e-mails, rappels).
- Permettre aux utilisateurs de marquer rapidement les tâches comme terminées, de les reprogrammer ou de les déléguer depuis une seule vue.
Expérience utilisateur :
Les utilisateurs commencent leur journée en consultant une liste unique et centralisée. En sélectionnant une tâche, ils affichent rapidement ses détails et disposent de boutons intuitifs pour la marquer comme terminée et la modifier facilement.
Fonctionnalité : rappels intelligents proactifs
- Détecter les tâches qui arrivent bientôt à échéance ou qui sont en retard.
- Proposer des rappels anticipés avant les échéances.
- Repérer les tâches ignorées et relancer l’utilisateur avec tact.
Expérience utilisateur :
« Vous avez encore deux relances importantes d’hier en attente. Souhaitez-vous vous en occuper maintenant ou les reprogrammer ? »
Fonctionnalité : extraction automatique des tâches à partir des e-mails
- Les e-mails nécessitent souvent un suivi (réponse, confirmation ou prochaine action).
- L’assistant les repère de manière proactive et propose de les ajouter comme tâches ou rappels.
Expérience utilisateur :
L’utilisateur reçoit un e-mail : « Faisons le point la semaine prochaine. »
L’assistant suggère immédiatement : « Souhaitez-vous que je vous rappelle lundi prochain de planifier cette réunion ? »
Fonctionnalité : priorisation intelligente des tâches
- Classer automatiquement les tâches par priorité en fonction des échéances, de la fréquence des rappels et des habitudes de l’utilisateur.
- Mettre en haut de la liste les tâches qui nécessitent une attention immédiate.
Expérience utilisateur :
Les tâches importantes et urgentes sont clairement mises en évidence (en gras, surlignées), avec des indications telles que « À faire aujourd’hui » ou « En retard d’un jour ».
Fonctionnalité : enrichissement du contexte des tâches
- L’assistant peut fournir de manière proactive des informations pertinentes :
- E-mails ou messages associés.
- Dernières mises à jour, commentaires ou pièces jointes concernant la tâche.
- Enrichir le contexte de l’utilisateur et faciliter la prise de décision.
Expérience utilisateur :
L’utilisateur consulte « Préparer le rapport pour Ana » et voit que des liens vers des e-mails récents, des fichiers joints ou des rapports précédents sont automatiquement inclus.
Fonctionnalité : actions rapides et suggestions intelligentes
- Actions rapides faciles d’accès, comme « Me le rappeler demain », « Reporter » ou « Marquer comme terminé ».
- Suggestions intelligentes, comme « Définir une tâche récurrente ? », « Convertir en événement de calendrier ? » ou « Déplacer vers la liste « Haute priorité » ? »
Expérience utilisateur :
Les utilisateurs peuvent effectuer des tâches sans effort en un ou deux appuis seulement.
Fonctionnalité : gestion intelligente des sous-tâches
- Suggérer automatiquement des sous-tâches ou des listes de contrôle en fonction de schémas courants ou de données historiques sur l’utilisateur.
- Simplifier la création de structures de tâches détaillées.
Expérience utilisateur :
L’utilisateur crée la tâche « Préparer la présentation trimestrielle », et votre assistant suggère des sous-tâches pertinentes : « Rassembler les données », « Préparer les diapositives », « Faire le point avec l’équipe ».
Fonctionnalité : résumé de fin de journée (récapitulatif quotidien)
- En fin de journée, un récapitulatif proactif aide l’utilisateur à passer en revue les tâches inachevées et à les reprogrammer.
- Résume brièvement ce qui est terminé, ce qui reste à faire et les suggestions pour demain.
Expérience utilisateur :
« Vous avez terminé 6 tâches aujourd’hui. Il vous en reste 3 — voulez-vous que je les reporte à l’ordre du jour de demain ? »
L’assistant IA Actor peut-il faire cela ?
Au moment de la rédaction de cet article (25 mars), nous venions tout juste de commencer à travailler sur ce sujet.