Istruzioni sul tono di voce per scrivere bozze di email
L’IA ha moltissimi possibili utilizzi.
Uno di questi è aiutarti a scrivere email, comprese le risposte alle email ricevute.
Un aspetto importante è usare il tuo tono di voce quando scrivi email, così sembreranno scritte da te.
Ecco alcuni esempi di come aggiungere queste istruzioni a qualsiasi strumento di IA, come ChatGPT, Gemini, Claude o qualsiasi altro strumento tu stia usando.
Perché il tuo tono di voce è importante
Quando rispondi alle email, soprattutto in contesti professionali o delicati, il modo in cui formuli le frasi può essere importante quanto ciò che dici.
Usare il tuo tono di voce fa sì che la tua comunicazione resti autentica, coerente e in linea con la tua identità personale o con quella del tuo brand (o della tua azienda).
Che il tono sia amichevole e informale, conciso e diretto oppure diplomatico e attento ai dettagli, l’IA può adattarsi e rispecchiarlo se la si guida nel modo giusto. E in realtà questo è l’aspetto più importante quando si usa qualsiasi strumento di IA.
Come insegnare il tuo tono all’IA
Non devi addestrare un modello personalizzato né scrivere codice complesso. Non devi essere Google o Microsoft per farlo.
La maggior parte degli strumenti di IA per uso generale, come ChatGPT, Gemini o Claude, risponde bene a istruzioni chiare. Ecco alcuni semplici modi per formularle:
1. Parti da un esempio concreto
Fornisci all’IA alcuni esempi di email che hai scritto. Puoi dire qualcosa del genere:
«Ecco come scrivo di solito le email. Cerca di mantenere il mio tono e la mia struttura.»
Ciao John, grazie per l’aggiornamento. Esaminerò il documento entro venerdì e ti farò sapere. Fammi sapere se ci sono novità da parte tua. A presto, Alex
In questo modo fornisci all’IA un riferimento concreto e la aiuti a riprodurre meglio il tuo tono nelle risposte future.
2. Aggiungi istruzioni esplicite sul tono
Quando scrivi un prompt, specifica il tono che vuoi per la risposta. Per esempio:
«Rispondi a questa email con un tono professionale ma cordiale, come scrivo di solito. Sii breve e ringrazia.»
Oppure, se vuoi essere più specifico:
«Usa un tono sicuro e chiaro, evita le parole superflue e resta sotto le 100 parole.»
3. Usa prompt basati su una persona
Alcuni strumenti consentono di impostare una «persona» o istruzioni personalizzate. Puoi scrivere:
«Sei il mio assistente di scrittura. Mi aiuti a rispondere alle email mantenendo il mio tono naturale: disponibile, un po’ informale, sempre rispettoso e chiaro.»
Salva queste istruzioni personalizzate, se lo strumento lo consente (per esempio, in ChatGPT puoi trovarle nelle impostazioni, alla voce «Istruzioni personalizzate»).
Errori comuni e come evitarli
- Prompt troppo generici: Dire «rispondi a questa email» senza indicazioni spesso porta a risposte piatte o robotiche.
- Modificare eccessivamente le bozze dell’IA: Se riscrivi sempre ciò che ti propone l’IA, valuta di aggiornare i tuoi prompt o di fornire esempi di tono più efficaci.
- Trascurare il contesto: L’IA lavora meglio se le fornisci l’intera conversazione o un riepilogo del contesto.
Consiglio avanzato: perfeziona gradualmente i tuoi prompt di input.
Se usi regolarmente l’IA per rispondere alle email, inizia a creare alcuni modelli di prompt riutilizzabili. Per esempio:
- Risposta di follow-up dopo una riunione
- Un breve ringraziamento con i prossimi passi
- Rifiutare cortesemente una richiesta
Questi modelli ti faranno risparmiare tempo e manterranno coerente il tuo stile di comunicazione.
Suggerimento: sapevi che puoi usare queste istruzioni in ActorDO per automatizzare la preparazione delle bozze e l’etichettatura delle email?
