Co sprawia, że Viva Insights to przydatny dodatek do Outlooka?
Nasze skrzynki odbiorcze, kalendarze i wątki czatu mogą łatwo odciągnąć nas od pracy wymagającej skupienia, wyznaczania jasnych granic i zdrowej współpracy.
Właśnie w tym pomaga Viva Insights dla Outlooka.
Dostarcza bezpośrednio w kliencie poczty praktyczne, spersonalizowane wskazówki, które pomagają odzyskać czas, skupić się na wartościowej pracy i zadbać o dobre samopoczucie.
Poniżej znajdziesz najważniejsze funkcje na temat Viva Insights: jak działają, jakie korzyści przynoszą i praktyczne wskazówki, jak z nich korzystać.
1. Automatycznie rezerwuj czas na skupienie
Otwórz panel Viva Insights w Outlooku i znajdź kartę „Zarezerwuj czas na skupienie”. Podpowie dostępne terminy w kalendarzu i pozwoli zablokować je jednym kliknięciem.
Możesz też zmienić nazwy tych bloków. Zamiast ogólnego „Czas na skupienie” wpisz „Przygotowanie prezentacji sprzedażowej” albo nazwę tego, nad czym faktycznie pracujesz.
Codzienny plan dnia Actor pomaga mieć wszystko pod kontrolą
Po co to robić? E-maile i powiadomienia obniżają produktywność. Zarezerwowanie nieprzerwanego czasu pomaga zająć się naprawdę ważną pracą.
Wskazówka: Na czas tych bloków włącz w Teams opcję „Nie przeszkadzać”. Traktuj ten czas jako niedostępny.
2. Nadganiaj zaległości w dokumentach
/ usunięte przez Microsoft w 2023 r.
Karta „Nadrób zaległości w dokumentach” pokazuje pliki udostępnione w e-mailach w ciągu ostatnich 14 dni, których jeszcze nie otwarto.
Sprawdź codzienny plan dnia przygotowany przez Asystenta AI Actor
Możesz sprawdzić, skąd pochodzi każdy dokument, i od razu z poziomu panelu zarezerwować czas na jego przejrzenie.
Dlaczego to ważne: Ważne dokumenty giną w wątkach e-maili. Dzięki temu łatwiej dopilnujesz, co musisz przejrzeć.
Wskazówka: Nie poprzestawaj na zapoznaniu się z listą. Od razu zarezerwuj czas na przejrzenie dokumentów, bo inaczej lista będzie się wydłużać.
3. Oznaczaj ważne osoby
Viva podpowiada kontakty, z którymi często współpracujesz, i pozwala oznaczyć je jako ważne. Gdy to zrobisz, będzie przypominać Ci o odpowiedziach na ich e-maile i realizacji zadań.
Dlaczego to ważne: Warto utrzymywać kontakt z ważnymi osobami. Niezależnie od tego, czy chodzi o klientów, współpracowników czy przełożonego, regularny kontakt ma znaczenie.
Wskazówka: Na początek wybierz 2-3 osoby, które mają duży wpływ na Twoją pracę. Nie przesadzaj z ich liczbą.
4. Chroń przerwę na lunch
W Viva Insights możesz ustawić preferowane godziny przerwy na lunch. W tym czasie aplikacja nie będzie proponować Ci czasu na skupienie ani spotkań.
Dlaczego to ważne: Prawdziwa przerwa pomaga zapobiegać wypaleniu. To proste, ale łatwo o niej zapomnieć.
Wskazówka: Dodaj do kalendarza cykliczne wydarzenie „Lunch”, aby inni też je widzieli.
5. Zaplanuj nieobecność
Wybierasz się na urlop albo bierzesz dzień wolny? Karta „Zaplanuj nieobecność” pomoże Ci:
- Ustaw wiadomość o nieobecności
- Powiadom osoby, z którymi pracujesz
- Odwołaj spotkania lub odrzuć zaproszenia na czas nieobecności
- Zarezerwuj czas na nadrobienie zaległości po powrocie
Dlaczego to ważne: Niedokończone zadania i spotkania bez przypisanego organizatora powodują stres przed wolnym i po powrocie. Ta lista kontrolna ułatwia wyjazd i powrót do pracy.
Wskazówka: Korzystaj z tej funkcji także przy braniu wolnego na pół dnia. Pomaga wyznaczać granice na nowo.
6. Monitoruj zaangażowanie w wiadomości e-mail
/ usunięte przez Microsoft w 2023 r.
Viva pokazuje, czy odbiorcy faktycznie otworzyli Twoje e-maile i dokumenty. Możesz sprawdzić wskaźnik otwarć, czas poświęcony na czytanie oraz to, czy wyświetlono załączniki.
Sprawdź zarządzanie pocztą e-mail w Outlooku za pomocą asystenta Actor AI
Dlaczego to ważne: Dzięki temu możesz sprawdzić, co się sprawdza. Czy odbiorcy czytają Twoje e-maile? Czy otwierają załączniki?
Wskazówka: Niski wskaźnik otwarć? Spróbuj krótszych tematów wiadomości albo wyślij krótką wiadomość z przypomnieniem zamiast kolejnego e-maila.
7. Twoje dane pozostają prywatne
Wszystkie informacje wyświetlane przez Viva Insights są prywatne. Twój przełożony nie ma do nich dostępu. Dane pochodzą ze Twojej skrzynki pocztowej i nie są przechowywane poza nią.
Bezpieczeństwo danych jest również bardzo ważne w przypadku asystenta Actor AI.
Dlaczego to ważne: Nikt nie chce mieć poczucia, że jest monitorowany. To narzędzie ma pomóc Ci poprawić własne nawyki, a nie służyć do śledzenia.
Jak zacząć
Przypnij dodatek Viva Insights w Outlooku, aby był zawsze widoczny (wstążka Narzędzia główne → Więcej poleceń → Viva Insights).
W ustawieniach określ swoje godziny pracy i preferencje dotyczące przerwy na lunch.
W tym tygodniu zacznij od jednego bloku czasu na skupienie. Zobacz, jak się sprawdzi.
Celem nie jest perfekcja, lecz wypracowanie lepszych nawyków zawodowych, które zostaną z Tobą na dłużej.