Zarządzanie zadaniami z pomocą AI
Budujemy część Actor odpowiedzialną za zarządzanie zadaniami, biorąc pod uwagę następujące kwestie.
Asystent Actor powinien zachowywać się jak prawdziwy asystent, rozumiejąc:
- Ten kontekst: Dlaczego zadanie jest ważne.
- Ten pilność/priorytet: Kiedy należy je wykonać.
- Nawyki i preferencje użytkownika.
Masz trzy rodzaje źródeł informacji o zadaniach:
- Istniejące zadania (z aplikacji zadań użytkownika): wiele list, zadań i podzadań.
- Dalsze działania związane z e-mailami: zadania wynikające z e-maili użytkownika.
- Codzienne przypomnienia: szybkie zadania tworzone bezpośrednio w aplikacji.
AI powinno łączyć je w sposób płynny i intuicyjny:
- Proaktywnie zarządzaj ważnymi zadaniami, ustalaj ich priorytety i przypominaj o nich użytkownikom.
- Odciąż użytkownika, intuicyjnie porządkując złożone zadania i podzadania.
- Płynnie zarządzaj zadaniami, przypomnieniami o odpowiedzi na e-maile i codziennymi przypomnieniami — wszystko w jednym spójnym miejscu.
Jak Actor pomaga w zarządzaniu zadaniami
Actor staje się proaktywną centralną skrzynką odbiorczą w przypadku zadań, wiadomości wymagających dalszych działań i przypomnień.
Z perspektywy użytkownika Actor powinien:
| Funkcjonalność | Korzyść dla użytkownika | Przykładowy scenariusz |
|---|---|---|
| Ustalanie priorytetów zadań na dany dzień | Pomaga użytkownikowi najpierw skupić się na zadaniach o największym znaczeniu. | „Trzeba przygotować się do rozmowy telefonicznej z Johnem o 3 PM; ustawiłem to zadanie na dziś wyżej niż pozostałe.” |
| Inteligentne przypomnienia | Pomagają nie przeoczyć ważnych zadań. | „Przypomnienie: Obiecałeś Alice, że wyślesz jej wersję roboczą do końca dnia. Dodać to do dzisiejszych najważniejszych zadań?” |
| Integracja z przypomnieniami o odpowiedzi na e-maile | Automatycznie zamieniaj ważne sprawy wymagające dalszego działania w konkretne zadania. | „Prosiłeś Marka, żeby odpowiedział dziś w sprawie cen. Dodałem to do zadań o wysokim priorytecie.” |
| Uproszczony przegląd dnia | Ogranicz natłok myśli na początku dnia. | „Dzień dobry! Na dziś masz 3 zadania o wysokim priorytecie, 1 e-mail z odpowiedzią do wysłania i 2 drobne przypomnienia.” |
| Wyróżniaj zapomniane zadania | Nie pozwól, by coś umknęło Twojej uwadze. | „To zadanie jest na Twojej liście od 10 dni i nie posunęło się naprzód. Chcesz je zmodyfikować lub usunąć?” |
| Sugestie grupowania zadań | Zwiększ efektywność dzięki grupowaniu zadań. | „Masz 3 zadania związane z raportowaniem. Połączyć je w jeden blok na dziś po południu?” |
| Aktywnie sprawdzaj postępy | Pomagaj użytkownikowi wywiązywać się z zobowiązań. | „Wspominasz, że raport ma być gotowy dziś — oznaczyć go jako ukończony czy przesunąć termin na jutro?” |
3. Rekomendacje dotyczące produktu i funkcji
Z perspektywy funkcji produktu proponujemy następujące podejście
Funkcja: Zintegrowany plan dnia
- Połącz Zadania, Wydarzenia w kalendarzu, oraz Przypomnienia o odpowiedzi na e-maile w jednym codziennym przeglądzie.
- Wyraźnie oznaczaj źródła (aplikacja do zadań, e-maile, przypomnienia).
- Umożliw użytkownikom szybkie oznaczanie zadań jako ukończonych, zmianę ich terminu lub delegowanie z jednego widoku.
Doświadczenie użytkownika:
Użytkownicy zaczynają dzień od przeglądania jednej, zbiorczej listy. Dotknięcie zadania wyświetla jego najważniejsze szczegóły, intuicyjne przyciski oznaczające wykonanie oraz łatwe w użyciu opcje wprowadzania zmian.
Funkcja: Proaktywne inteligentne przypomnienia
- Wykrywaj zadania, których termin wkrótce upływa lub już minął.
- Sugeruj przypomnienia z wyprzedzeniem, przed upływem terminów.
- Wykrywaj pomijane zadania i delikatnie przypominaj o nich użytkownikowi.
Doświadczenie użytkownika:
„Hej, wciąż masz do załatwienia dwie ważne sprawy z wczoraj. Zajmiemy się nimi teraz czy przełożymy je na później?”
Funkcja: Automatyczne wyodrębnianie zadań z e-maili
- E-maile często wymagają dalszych działań (odpowiedzi, potwierdzeń lub kolejnych kroków).
- Asystent proaktywnie je wykrywa i sugeruje dodanie ich jako zadań lub przypomnień.
Doświadczenie użytkownika:
Użytkownik otrzymuje e-mail: „Spotkajmy się w przyszłym tygodniu”.
Asystent od razu proponuje: „Czy mam przypomnieć Ci w najbliższy poniedziałek o umówieniu tego spotkania?”
Funkcja: Inteligentne ustalanie priorytetów zadań
- Automatycznie ustalaj priorytety zadań na podstawie terminów, częstotliwości przypomnień i nawyków użytkownika.
- Wyróżniaj u góry zadania wymagające natychmiastowej uwagi.
Doświadczenie użytkownika:
Ważne i pilne zadania są wyraźnie wyróżnione wizualnie (pogrubione, podświetlone), a obok nich znajdują się objaśnienia, takie jak „Termin upływa dzisiaj” lub „1 dzień po terminie”.
Funkcja: Uzupełnianie kontekstu zadań
- Asystent może proaktywnie dostarczać przydatne informacje:
- Powiązane e-maile lub wiadomości.
- Najnowsze aktualizacje, komentarze lub załączniki związane z zadaniem.
- Uzupełniać kontekst użytkownika i ułatwiać podejmowanie decyzji.
Doświadczenie użytkownika:
Użytkownik przegląda zadanie „Przygotuj raport dla Any” i widzi automatycznie dołączone linki do ostatnich e-maili, załączonych plików lub wcześniejszych raportów.
Funkcja: Szybkie działania i inteligentne sugestie
- Łatwo dostępne szybkie działania, takie jak „Przypomnij mi jutro”, „Odłóż” czy „Oznacz jako wykonane”.
- Inteligentne sugestie, takie jak „Ustawić zadanie cykliczne?”, „Dodać wydarzenie do kalendarza?” czy „Przenieść na listę „Wysoki priorytet”?”
Doświadczenie użytkownika:
Użytkownicy mogą z łatwością wykonywać zadania, stukając ekran raz lub dwa razy.
Funkcja: Inteligentne zarządzanie podzadaniami
- Automatycznie sugerować podzadania lub listy kontrolne na podstawie typowych schematów albo wcześniejszych danych użytkownika.
- Ułatwiać tworzenie szczegółowych struktur zadań.
Doświadczenie użytkownika:
Użytkownik tworzy zadanie „Zaplanuj prezentację kwartalną”, a asystent sugeruje odpowiednie podzadania: „Zbierz dane”, „Przygotuj slajdy”, „Omów z zespołem”.
Funkcja: Podsumowanie dnia (codzienne podsumowanie)
- Pod koniec dnia proaktywne podsumowanie pomaga użytkownikowi przejrzeć niewykonane zadania i zmienić termin ich realizacji.
- Krótko podsumowuje, co zostało zrobione, co jeszcze czeka na realizację, i podpowiada, co zrobić jutro.
Doświadczenie użytkownika:
„Dzisiaj wykonano 6 zadań. Zostały 3 zadania — czy przenieść je do jutrzejszego planu dnia?”
Czy Asystent AI Actor może to zrobić?
W chwili pisania tego artykułu (25 marca) dopiero zaczęliśmy nad tym pracować.