A maioria dos profissionais passa 2–4 horas por dia no e-mail, mas quase ninguém mede o impacto real do e-mail no seu trabalho.

A análise de e-mail não se destina apenas aos profissionais de marketing que acompanham as taxas de abertura, de cliques e de cancelamento da subscrição. Destina-se a todos os profissionais digitais que passam o dia na caixa de entrada.

Ao contrário das equipas de marketing, que acompanham as campanhas, raramente as pessoas percebem:

• quantos emails recebem
• com que rapidez respondem
• quanto trabalho os emails geram
• quanto tempo a caixa de entrada lhes consome

A análise de e-mail ajuda a transformar a sua caixa de entrada de ruído constante em padrões de trabalho mensuráveis.

Neste guia, vai aprender:

• o que são as análises de email
• quais as métricas importantes para cada pessoa
• como medi-las no Gmail e no Outlook
• que informações contribuem realmente para melhorar a produtividade

Isto é diferente da análise de e-mails de marketing, que acompanha as taxas de abertura, os cliques e as campanhas. A análise pessoal da caixa de entrada centra-se no impacto do e-mail na sua produtividade.

Porque precisam os profissionais de analisar os seus e-mails?

Sem análise, o e-mail parece caótico. Mas, quando é medido, surgem padrões claros.

Por exemplo:

• algumas pessoas geram a maior parte do tráfego da sua caixa de entrada (tanto de emails recebidos como enviados)
• a maioria dos emails chega a horas específicas
• o tempo de resposta varia consoante o remetente
• muitas conversas transformam-se em longas cadeias de emails

Se conhecer os seus dados de análise de e-mail, pode:

• melhorar as expectativas em relação aos tempos de resposta
• compreender a carga de trabalho da caixa de entrada
• reduzir o stress associado às respostas
• identificar estrangulamentos na comunicação
• gerir acompanhamentos

As 10 métricas mais importantes de análise de e-mail

Introduza a lista e inclua ligações para os outros artigos.

1. Volume de e-mails

Quantos emails recebe e envia.

👉 Saiba mais: Métricas do volume de emails

2. Tempo de resposta aos e-mails

A rapidez com que costuma responder.

👉 Saiba mais: Com que rapidez deve responder aos emails

3. Profundidade das conversas

Quantas mensagens tem cada conversa.

👉 Saiba mais: Análise de conversas por email

4. Carga de trabalho com e-mails

Quantos emails dão origem a tarefas ou pedidos.

👉 Saiba mais: Medir a carga de trabalho dos emails

5. Estado da caixa de entrada

Mensagens não lidas, respostas pendentes e emails acumulados.

👉 Saiba mais: Métricas de saúde da caixa de entrada

6. Análise dos acompanhamentos

Emails a aguardar respostas e acompanhamentos.

👉 Saiba mais: Análise de emails de acompanhamento

7. Tempo despendido com e-mails

Tempo estimado a ler e a escrever emails.

👉 Saiba mais: Quanto tempo passa a tratar dos emails

8. Análise de contactos

Principais contactos e intensidade da comunicação.

👉 Saiba mais: Análise das relações por e-mail

9. Padrões de horário de trabalho

E-mails enviados fora do horário de trabalho.

👉 Saiba mais: Análise dos horários de envio de e-mails

10. Informações sobre a produtividade com e-mails

Conclusões da IA sobre os seus hábitos de utilização do e-mail.

👉 Saiba mais: Análise da produtividade da caixa de entrada

Como deve ser um painel de análise de e-mail ideal

Um painel de análise de e-mails ideal oferece uma visão clara e simples de como o e-mail afeta o seu trabalho.

Em vez de se limitar a contar mensagens, destaca informações importantes, como o volume de e-mails recebidos, os tempos de resposta, as respostas pendentes, os acompanhamentos e as pessoas que geram a maior parte do tráfego de e-mails. Assim, pode perceber rapidamente para onde está a direcionar a sua atenção.

Como a IA está a mudar a análise de e-mail:

A IA permite obter informações mais aprofundadas:

• detetar pedidos automaticamente
• estimar a carga de trabalho com base nos e-mails
• detetar conversas que exigem acompanhamento
• resumir padrões de comunicação

Em vez de gráficos, a IA pode explicar:

«Três contactos geram 42% do volume de trabalho relacionado com o seu e-mail.»

Como começar a acompanhar as métricas dos seus e-mails?

Pode fazer um acompanhamento manual, utilizar ferramentas de estatísticas de e-mail ou ferramentas como Assistente de E-mail Actor que analisam toda a atividade da sua caixa de entrada.

Não se esqueça: não pode melhorar aquilo que não acompanha. É por isso que os dados estatísticos da sua caixa de entrada são importantes.