Wskazówki dotyczące tonu wypowiedzi przy tworzeniu wersji roboczych e-maili
Sztuczna inteligencja ma wiele zastosowań.
Jednym z nich jest pomoc w pisaniu e-maili, w tym odpowiadaniu na otrzymane e-maile.
Ważne jest, aby pisać e-maile własnym tonem, tak by wyglądały, jakby zostały napisane przez Ciebie.
Oto nasze przykłady pokazujące, jak dodać takie instrukcje do dowolnego narzędzia AI, takiego jak ChatGPT, Gemini, Claude lub jakiegokolwiek innego, z którego korzystasz.
Dlaczego ton komunikacji jest ważny
Odpowiadając na e-maile, zwłaszcza w kontekście zawodowym lub wrażliwych spraw, sposób formułowania wypowiedzi może być równie ważny jak jej treść.
Pisanie własnym tonem sprawia, że Twoja komunikacja pozostaje autentyczna, spójna i zgodna z Twoją tożsamością osobistą lub wizerunkiem marki (albo firmy).
Przyjazny i swobodny, zwięzły i konkretny albo dyplomatyczny i szczegółowy — AI może się dostosować do takiego stylu jeśli odpowiednio je pokierujesz. A tak naprawdę jest to najważniejszy aspekt korzystania z dowolnego narzędzia AI.
Jak nauczyć AI Twojego tonu komunikacji
Nie musisz trenować własnego modelu ani pisać skomplikowanego kodu. Nie musisz być Google’em ani Microsoftem, żeby to zrobić.
Większość uniwersalnych narzędzi AI — takich jak ChatGPT, Gemini czy Claude — dobrze reaguje na jasne instrukcje. Oto kilka prostych sposobów, by je formułować:
1. Zacznij od przykładowego tekstu
Pokaż AI kilka przykładów napisanych przez siebie e-maili. Możesz napisać na przykład:
„Tak zwykle piszę e-maile. Dopasuj proszę mój ton i strukturę.”
Cześć John, dziękuję za wiadomość. Przejrzę dokument do piątku i dam Ci znać. Daj znać, jeśli coś się zmieni. Pozdrawiam, Alex
Dzięki temu AI otrzymuje konkretny wzór i może lepiej dopasowywać ton przyszłych odpowiedzi do Twojego stylu.
2. Wyraźnie określ ton komunikacji
W treści polecenia określ, jak ma brzmieć odpowiedź. Na przykład:
„Odpowiedz na tego e-maila profesjonalnie, ale przyjaźnie, tak jak zwykle piszę. Krótko i z podziękowaniem.”
Albo bardziej szczegółowo:
„Pisz pewnie i jasno, unikaj zbędnych słów i nie przekraczaj 100 słów.”
3. Korzystaj z promptów opartych na personach
Niektóre narzędzia pozwalają ustawić „personę” lub własne instrukcje. Możesz napisać:
„Jesteś moim asystentem pisania. Pomagasz mi odpowiadać na e-maile w moim naturalnym stylu: pomocnie, nieco swobodnie, zawsze z szacunkiem i jasno.”
Zapisz tę instrukcję jako własną, jeśli narzędzie na to pozwala (na przykład w ChatGPT znajdziesz tę opcję w ustawieniach, w sekcji „Własne instrukcje”).
Częste błędy i sposoby, by ich uniknąć
- Zbyt ogólne prompty: Polecenie „odpisz na tego e-maila” bez dodatkowych wskazówek często prowadzi do nijakich lub robotycznych odpowiedzi.
- Nadmierne redagowanie wersji roboczych przygotowanych przez AI: Jeśli zawsze przeredagowujesz tekst wygenerowany przez AI, rozważ aktualizację promptów lub podanie lepszych przykładów tonu komunikacji.
- Pomijanie kontekstu: AI działa lepiej, gdy udostępnisz całą korespondencję lub podsumujesz kontekst.
Zaawansowana wskazówka: z czasem dopracowuj prompty wejściowe.
Jeśli regularnie korzystasz z AI do odpowiadania na e-maile, zacznij tworzyć szablony poleceń do wielokrotnego użycia. Na przykład:
- Wiadomość z podziękowaniem po spotkaniu
- Krótkie podziękowanie i kolejne kroki
- Uprzejma odmowa spełnienia prośby
Te szablony pozwolą zaoszczędzić czas i zachować spójny styl komunikacji.
Wskazówka: czy wiesz, że możesz używać tych instrukcji w ActorDO, aby automatyzować tworzenie wersji roboczych i oznaczanie e-maili?
