Como configurar regras e filtros de IA personalizados para o Outlook
Todos usamos regras no Outlook. Sem elas, as nossas contas do Outlook ficariam incrivelmente desorganizadas.
Mas, por vezes, as regras predefinidas do Outlook são demasiado limitadas e já não são suficientes.
O Outlook tem um sistema de regras sólido. Pode definir filtros com base nos remetentes, nos assuntos e em palavras-chave. Funciona bem se as suas necessidades forem simples.
Mas, se a sua caixa de entrada estiver cheia, as regras que procuram apenas palavras específicas não são suficientes.
Não compreendem o significado dos emails nem ajudam a manter as tarefas sob controlo. As regras simples não lhe vão lembrar de fazer o seguimento, destacar mensagens importantes de clientes ou organizar emails com base no assunto.
Foi por isso que criámos Assistente de IA ActorDo. É um assistente inteligente que se liga ao Outlook e ajuda a configurar regras inteligentes que compreendem verdadeiramente o seu trabalho.
Veja o que pode fazer com ele.
Como o Actor filtra emails com IA
Em vez de filtrar os emails com base em quem os enviou ou nas palavras presentes no assunto, o Actor lê o conteúdo e identifica o objetivo.
Por exemplo, consegue perceber se um email diz respeito a uma reunião, a uma oportunidade de venda ou a uma tarefa que requer a sua intervenção.
Estas regras de IA personalizadas são muito poderosas.
Pode incluir no pedido o seguinte:
- Cabeçalhos de email: received, authentication-results, received-spf, reply-to, return-path
- Assunto
- Corpo do email
- Remetente do email (nome + email)
- Destinatário do email
- O email tem anexos (não o conteúdo dos anexos, apenas os tipos de ficheiro)
- Hora atual.
Como configurar regras de IA no Outlook com o Assistente Actor
Começar a utilizar o Actor é simples:
- Ligue a sua conta do Outlook ao Actor de forma segura
- Aceda a Gestão de email > Filtros de IA personalizados
- Escolha um dos filtros sugeridos ou crie o seu
- Defina o que aciona a regra — pode ser uma frase específica, um tipo de email ou uma intenção
- Escolha a ação — atribua uma etiqueta, mova o email, reencaminhe-o ou defina um lembrete
- Deixe o Actor analisar o seu histórico de emails e sugerir melhorias
- Ative a regra e deixe-a funcionar automaticamente
Pode ajustar ou pausar qualquer regra a qualquer momento.
Gerar rascunhos para os emails filtrados por IA
Além de poder mover emails para pastas ou aplicar categorias, também pode gerar rascunhos para os emails filtrados em questão.
Casos de utilização avançados para utilizadores experientes do Outlook
Se trabalha em equipa ou gere muitas comunicações com clientes, o Actor pode ajudar ainda mais:
- Encaminhe emails de caixas de entrada partilhadas para a pessoa certa, com base no assunto
- Organize os emails por departamento, fase do negócio ou projeto
- Ligue os filtros de email ao seu calendário para detetar conflitos ou tarefas de acompanhamento
- Configure cadeias de regras, por exemplo: se um email pedir algo e não tiver recebido resposta em 3 dias → enviar um lembrete
Estas automatizações poupam horas todas as semanas e reduzem o acompanhamento manual. (disponível apenas nos planos empresariais)
Experimente o Actor gratuitamente
Como começar: 3 regras de filtragem de IA recomendadas para utilizadores do Outlook
Para perceber de imediato o valor, experimente estes três filtros inteligentes:
- Marque todos os emails cujo conteúdo lhe solicite uma ação
- Defina lembretes para dar seguimento a emails importantes que enviou
- Arquive automaticamente as conversas internas inativas após 7 dias
E não se esqueça: o Actor é o seu assistente de IA dedicado.